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Étape 2 : Création de sens
La création de sens survient lorsqu’on réunit les dirigeants et les membres du personnel concernés afin qu’ils donnent un sens aux problèmes et trouvent ensemble la solution pour aller de l’avant. Pour ce faire, il faudra réunir des personnes de l’ensemble de l’organisation, dans un lieu physique de préférence, afin de favoriser une compréhension commune des problèmes et un sentiment d’appropriation des résultats. Ils examinent ensuite le problème et analysent la cause profonde plutôt que le symptôme.
Les indicateurs retardés dominants, comme les ICP qu’on retrouve habituellement dans tous les tableaux de bord, fournissent des explications. Si, en raison de leur apparente objectivité, la tentation est grande de les utiliser pour la prise de décisions, leur caractère rétrospectif les rend moins utiles pour orienter l’action future. En revanche, les indicateurs clés de comportement et les indices émotionnels sont beaucoup plus subjectifs, diffus et difficiles à comprendre. Si le signal capté est un changement sur le plan de l’énergie émotionnelle, l’étape suivante consiste à rechercher la cause première.
Les dirigeants doivent alors trouver la faille et comment y remédier afin de remettre le programme sur les rails. Pour réussir à manœuvrer au point de retournement, il ne suffit pas de capter un signal au milieu du brouhaha; il faut aussi que les dirigeants décodent ce que disent les signaux.
Une des entreprises avec lesquelles nous nous sommes entretenus a créé une série de projets à petite échelle pour tester et améliorer des méthodes de travail. « Ces projets [de petite taille] ont servi de terrain d’essai pour ce qui clochait, mais nous n’avons pas réussi à faire mieux, a mentionné le responsable de la transformation. Lorsque les gens les ont utilisés, ils avaient beaucoup d’idées pour les améliorer. Nous avons donc utilisé les idées permettant de définir les pratiques exemplaires pour chacun [des projets] et nous sommes passés de 60 % à 80 %. Nous l’avons ensuite suivi le même processus pour d’autres projets, et le taux de réussite est passé de 80 % à 95 %. C’était là une amélioration continue. »
Étape 3 : Action
Dès que les responsables de programme ont perçu les problèmes et compris ce qu’ils signifiaient, ou qu’ils essayaient de les comprendre, ils devaient agir. Il est important de noter que toute mesure prise doit accorder la priorité au facteur humain, afin de bien cibler les défis uniques auxquels la transformation est confrontée.
Dans l’action, il faut rétablir l’environnement du programme qui permet aux employés de travailler en collaboration et les encourage à le faire, en utilisant les six facteurs de réussite de la transformation que nous avons désignés dans notre première recherche. L’action se produit souvent en même temps que la prise de conscience, alors que les dirigeants décident de la meilleure ligne de conduite à adopter. Comme l’a expliqué un cadre supérieur : « Nous avons fait savoir à la haute direction qu’un changement au sein de l’équipe était devenu nécessaire, c’est‑à‑dire essentiellement parmi les personnes qui relèvent directement du chef de la direction. Nous avons organisé un événement au cours duquel nous avons réuni tous ces dirigeants afin de leur expliquer les problèmes. Parce que lorsque vous énoncez les problèmes, vous énoncez également la solution. Et je pense que c’est ce que nous avons fait. Nous avons changé beaucoup de choses liées à la deuxième phase de la transformation – plus que ce que nous pensions être possible, pour être honnête. »
Même si l’idée de suivre des étapes apparaît comme un concept linéaire, ces trois étapes sont dynamiques et interdépendantes. Il faut qu’il y ait un flux constant entre elles pour maximiser leur succès.