Yaraが人事オペレーションを統一した方法とは

世界有数の肥料メーカーであるYaraは、環境および農業ソリューションを提供しています。同社は世界複数の地域で従業員が働く多国籍企業ですが、人事担当者が互いに協力して作業を進め、社内向けサービスを提供するための統一されたプロセスやシステムが整備されていませんでした。

グローバル規模で人事管理アプリケーションが導入されていたものの、各国それぞれ独自のやり方で、あらゆる人事業務が行われていました。国によって業務のやり方が異なり、ある国ではメールですべての人事業務に対応し、別の国では紙の書類が必要とされ、さらに他の国では独自のSharePointサイトを人事連絡用に使う国もありました。その結果、基本的な業務でさえ、人事担当者が手作業で多くの時間を割く必要があるプロセスが残っていました。また、人事サービスの申請処理を自動化する仕組みがなかったため、すべての人事手続きが従業員にとって煩わしいものとなっていました。

人事プロセスを1つの標準システムで一元管理する必要性

EYのプロフェッショナルとYaraで分析した結果、人事の役割と責任を明確化し整合性をとるべきことが明らかになりました。また、人事プロセスを最適化し、統合された人事システムを導入することが必要でした。こうしたことは、欧州一般データ保護規則（以下、欧州GDPR）に準拠するためにも役立ちます。現在のシステムでは人員需要を見える化・数値化する機能が限定され、経営陣が人員を最適化するために把握すべき情報を十分に得られていませんでした。

「私たちの目標は人事オペレーションを標準化することでした。しかし、そのような変革に必要な専門知識や人材が社内には不足していたのです。そこで私たちはEYに相談し、人事オペレーションモデルを分析し、従業員のための解決策を提案・導入することを依頼しました」と、 Yara のHead of HR TransformationであるSigrid Nordeide氏は述べています。

変革ジャーニーに向けたEYとの協力体制

約1年半にわたってYaraとEYが協力し、現状分析や欧州地域の新たな人事ターゲット・オペレーティング・モデル（TOM）の設計に取り組みました。人事サービスの問題解決に当たり、共通の自動化サービスチャネルを構築し、業務の効率化を図るよう取り決め、次のような期待効果を上げることを目指しました。

• 業務プロセスとワークフローをデジタル化する
• 従業員が各自で必要な情報を確認し、人事関連の申請用ポータルを整備し、作業時間を短縮する
• 人事担当者が、戦略性の高い業務にかける時間を確保する
• 欧州各地に散在するオンラインチームのコミュニケーションツールと、人事担当者のケース管理システムを導入する
• 欧州GDPRに準拠する
  

「現状分析フェーズにおいて、新たな業務モデルやオンライン型のシェアードサービスチームの導入メリットを生かすためには、ServiceNowのようなデジタルプラットフォームがYaraの成功に欠かせないことが明確になりました」と、EY Consulting Engagement Partner Anja Undrumは述べています。

パーソナライズされたユーザー体験の実現

本プロジェクトチームでは、まず基本方針と最終的に目指す姿は何かを定めることから開始しました。そこから逆算し、既製のソリューションで対応できる機能と、変更が必要な機能について特定しました。特に各国独自の法律・規制、ワークスタイルの違いを踏まえて、人事担当者と従業員の双方にとってパーソナライズされたユーザー体験が最も重要であることがすぐに判明しました。

EYは同様の課題を抱えていた他企業を支援した実例を参考にしながら、Yaraのニーズを理解し、同社の目標達成に見合う多数の直観的なデザインや機能を提案しました。YaraがServiceNowの導入メリットや達成すべき成果を具体的にイメージする上で、EYの知見・見解が一助となりました。

開発はスプリント方式を採用し、何度もサイクルを繰り返して進められました。ワークショップでは、EYの提案についてYaraが自社の組織やワークスタイルに合うかどうかフィードバックを提供しました。3週間ごとのサイクルで、各スプリント直後にEYが開催した振り返りセッションでYaraが進捗状況を把握し、同社の意見を早い段階で吸い上げました。最終的に必要な品質保証／ユーザー受け入れテスト（QA／UAT）時間を短縮することができました。何度もやり取りを重ねたことで、EYのチームはYaraのニーズや価値観への理解を深めることができました。Yaraもまた、ServiceNowの仕組みや新しいワークスタイルがどのように実現できるのか納得できました。

「アジャイルに仕事をすることは、変化に対応することでもあるのです。プロジェクトを進める中で、問題の発生や優先課題が変わる状況にも対応するために、当初の進め方を見直し、方向転換しなければならない場面もありました。Yaraはアジャイルに対応できる優れたパートナーでした。こうした協力体制や仕事のしやすさが、EYが高品質で安定したプロダクトを開発する支えになりました」と、EY Norway ServiceNow Practice LeadであるVaibhav Shahは述べています。

“One EY”体制で大きな価値を創出

YaraのServiceNow導入プロジェクトにおいて、“One EY”体制で複数のEYのチームが連携して取り組み、Yaraに一貫した提案を行い、同社の成果達成を支援しました。EYは、人事および業界知識、プロジェクト管理、テクノロジー、組織変革などのノウハウを持つメンバーを投入した結果、Yaraに幅広いソリューションを提供することができました。