「ワークファイル（表計算ソフト）標準化」ソリューション

業務の属人化問題と私たちのソリューションの提供価値

コロナ禍を経た働き方の変化、労働者人口の減少や人材流動性の高まり等を受け、バックオフィス業務に対して多くの課題が浮き彫りになっています。特に業務の属人化は深刻で、人手不足が慢性化した結果、一部のスキルフルな人材に業務負担が集中しており、致命的なキーマンリスクを内包している企業が増えています。

業務の属人化という問題には、プロセス面の課題とリソース面の課題があると私たちは考えており、プロセス面の課題を構成する要素として複雑なワークファイルを使ったデータ加工業務の存在が挙げられます。

業務で使用されているワークファイルの多くが、「仕組みの理解が困難」「作業に時間を要する」「レビューに時間を要する（エラーに気付きにくい）」構造となっているため、業務の効率性、継続性、そして正確性を阻害している例が散見されます。

私たちの「ワークファイル（表計算ソフト）標準化」（以下ワークファイル標準化）は、メソドロジーに基づいたワークファイルの再構築によって、業務の効率化・可視化・堅固化を図るソリューションです。

プロセス面の課題の解決に取り組むことで、リソース面の課題に対しても、適切な打ち手が見えてくるものと考えております。さらに本ソリューションを通じて属人化の解消のみならず、データの構造化も図られるため、将来におけるAI・RPA等のテクノロジー活用の足掛かりを作ることができます。

EYだからできること

私たちの「ワークファイル標準化」は、メソドロジーに基づいたワークファイルの再構築によって、業務の効率化・可視化・堅固化を図るソリューションです。また、ワークファイルの再構築のみならず、標準化したワークファイルを適切に運用するためのフォローアップサービスも充実しております。対象とする業務も税金計算や連結決算といった会計・税務領域のみならず、給与計算・社会保険関連業務といった領域への適用も可能です。

①ワークファイル再構築サービス
現在利用中のワークファイルの分析や業務ヒアリングを通じて、現状の処理（業務手順やデータの加工プロセス）を把握・整理します。標準化対象業務スコープに複数のワークファイルが関連する場合は、ファイルの複雑性や重要度等を踏まえ優先順位を検討・協議した上で、「 ワークファイル標準化メソドロジー」にのっとったワークファイルの再構築を実施します。

再構築後の標準化されたワークファイルでは次の効果が見込まれます。

• 効率性の向上
  関数を駆使して、処理（値の演算、参照、抽出等）を自動化することで、データ入力のみでOutputデータの出力ができるようになります。
  また、データフロー・データ構造の見直しにより、非効率な処理（同種データにおける繰り返しの貼り付け作業など）の解消を図ります。
  
  
• 可読性の向上
  シート・セルの配⾊ルールの統⼀、データの性質（Input/Process/Output）に応じてシート構成を分割することで仕組みの理解が容易になります。
  ガイダンスシートを整備（シートの目的、ワークファイルの更新に作業手順を記述）することで、マニュアルとオペレーションの一体化が図られ、マニュアルの形骸化を防ぎます。
  
  
• 検証容易性の向上（堅固化）
  エラーチェックシートにより、関数のエラーが生じている箇所（シート）の特定が容易になります。チェックリスト上に項目間における金額の一致等の整合チェックに対する観点とファイル上の判定結果を一覧化することで、レビュー作業が容易になります。

②メンテナンスサービス
業務要件の変化や機能拡張等の要望に応じて、標準化したワークファイルのメンテナンスも承っております。

③ワークファイル標準化メソドロジー研修サービス
標準化ワークファイルを構築するためのノウハウを習得するための研修プログラムの提供を行っております。

④アウトソーシングサービス
標準化したワークファイルを使った業務を私たちで受託・運用することも可能です。

三菱商事さまの事例

EY導入実績