労働力減少社会の現場課題を解決する税務アウトソース事例とは

「ワークファイル標準化」のソリューション内容

経理・税務領域は、AIによるオートメーション化が長らく予測されてきましたが、現時点では多くの業務に人の手が介在しています。例えば、ERPやDWHなどのシステムに、内容や形式の異なる膨大なデータを投入する際は、人によるオペレーションを経由しなければなりません。このプロセスでは表計算ソフトによるデータの複雑な加工や集計が必要ですが、ノウハウは各担当者の頭の中に存在するため、テクノロジーの応用は困難です。また、個々の担当者が表計算ソフトツールの改修を重ねた結果、書式やシート構成、命名規則などが不統一になり、作業効率の向上が阻害されます。さらに、データの増減に伴う行列追加や関数の修正を失念することで、オペレーションミスも発生します。

この課題にアプローチするのが、EYBPの「ワークファイル標準化」です。属人化したノウハウをデータ化・構造化することで、従来の業務をダウンロード、コピーアンドペースト、アップロードという単純なプロセスに置き換えます。第三者でも再現できるようになり、ジュニア社員や外部人材でも安定した業務が可能になります。将来的にはロボットにも代替できるため、大幅な効率化を期待できます。

具体的に用いられるのは、EY独自のメソドロジーです。ワークファイル標準化では、データ・処理の流れを解析し、統一されたルールを適用してワークファイルを再構築します。シートごとに役割・目的が定義され、処理内容も文書化されるため、入力者は作業手順シートに基づく単純なインプット・処理を行い、管理者はアプトプットファイルとチェックシートを見るだけで、オペレーションを遂行できます。その結果、業務の分業化、ノウハウの円滑な継承が実現します。

同ソリューションでは複雑性を排除すべく、PIVOT Table、Filter機能、外部参照リンクを使用しないなど、詳細なルールを設けています。手作業で加工せざるを得なかったデータの結合や重複排除、特定条件を満たすデータの抽出などは、全て関数に置き換えることで、集計処理を自動化。データ入力のみで作業を完結させることが可能になります。さらに、シート・セル配色の統一、1シート＝1業務など、ファイル作成方法のルールに統一のルールを適用することで、入力作業を簡易化します。

ウェブキャストのオンデマンド配信では、作業ファイルの基本構成、標準化の基本ルールなど、ソリューションの詳細を解説しています。

こうした中で着眼したのが、属人的だった税務業務を、第三者でも再現可能にすることです。決算・申告業務における表計算ソフトのワークファイルは72領域80個に及び、作業は各担当者に委ねられていることから、形式が複雑化していました。税制改正への対応、歴代担当者による改変が重なるたびに、コメントによる分析やポイントの記入、セルへの着色、他部署とのメール履歴の貼り付けなど、さまざまな要素が加わり、別の担当者が確認・作業できない状況でした。

ワークファイル標準化のプロセス

この課題をEYBPに共有したところ、ワークファイル標準化を提案されました。説明されたコンセプトに共感したものの、手元にあるワークファイルがどのように仕上がるかをイメージできなかったため、まずはプロトタイプの作成を要望。複雑さに応じて「Simple」「Medium」「Complex」と区分された80ファイルの中から、「Medium」のプロトタイプを提出してもらいました。統一化・簡素化における高いクオリティを確認できたため、正式に導入を決め、他のファイルにも展開していきました。

実装のプロセスには約1年半を費やし、フェーズを三つに分けて着実に進めました。一つ目の「ワークファイル標準化」は、メソドロジーを適用してワークファイルを再構築するフェーズです。チームメンバーに向けては、メソドロジーの本質や関数など、表計算ソフトの最新動向に関するトレーニングも用意され、ノウハウの底上げを実現できました。

二つ目の「ワークファイルメンテナンスプログラム」は、ファイルのメンテナンス方法を理解するフェーズです。標準化が完了した後も品質を維持するには、自社の力で法改正やシステム更新に対応しながら、ワークファイルを管理していかなければなりません。その力を身に付けるため、チームメンバーがワークファイルを用いたシミュレーションを行い、EYBPがレビューをするトレーニングを実施しました。メンテナンスプログラムを経たことで、本年度からは軽微な修正を自力で行える見込みです。

三つ目の「税務業務アウトソース」は、税務データプレパレーションから税務申告まで、全ての業務をアウトソースに切り替える試みであり、EYBPの提案のもとで現在進行中です。ワークファイルの標準化により外部リソースの活用が可能になったため、決算・申告業務の大幅な業務短縮に挑戦したいと考えています。

ソリューション導入の効果

一連のソリューションを導入した結果、作業者、レビュアーともに業務効率が格段に向上。税務チームの年度末決算関連業務は10営業日と多忙を極めるのですが、これまで会計仕訳に圧迫され、満足に実施できていなかった分析業務に1.5日もの時間を割くことができました。今後も業務プロセスを見直し、注力すべき業務を強化していく方針です。

今回の標準化プロセス全体を振り返ると、要件定義が重要だったと感じます。表計算ソフトに精通するパートナーとの協業では、ファイルを渡し最適化してもらう方法もありますが、EYBPには課題の本質から相談できました。各部署におけるマスターデータの作成フローなど、表計算ソフトの外側にある業務プロセスも共有し、ともに最善策を探っていきました。

経理・税務の業務には定性的なプロセスも多く含まれ、一次情報を所有する他部署と連携する以上、社内の関連ファイル全体を見直す必要があります。双方が実情を理解することは、持続的なワークファイルの維持・管理、プロジェクトの成功につなげる上で重要です。適正なトレーニングも提供されるため、ノウハウの蓄積にも役立っています。