Automatizace a digitalizace ve financích
Finanční procesy v účetních odděleních firem zahrnují časově náročné a opakující se činnosti, jako je měsíční účetní závěrka a související operace manažerského účetnictví. Tato manuální práce představuje finanční zátěž pro společnosti s nedostatečnou standardizací výstupů a vede k častým chybám. Tým EY vám pomůže s nastavením automatizace finančních procesů, návrhem a implementací technologických řešení.
Nabídka specializovaných služeb EY
| Analýza stávajícího stavu
Náš tým nabízí zdarma konzultaci nastavení stávajících procesů a používané technologie. Během ní identifikujeme rozsah potenciálních úspor a navrhneme možná řešení. EY FAAS je tým kombinující finanční znalost a technologie, proto během konzultace odpadá nutnost vysvětlovat účetní procesy a jednotlivé jeho kroky. Kromě úspor vzniklých automatizací jsme také schopni navrhnout zefektivnění Vašich procesů.
| Implementace řešení
EY FAAS se specializuje na automatizaci finančních procesů, a to jak formou implementace komerčních aplikací, tak tvorbu řešení na míru klienta. Volba konkrétního použitého nástroje se odvíjí od požadavků klienta a business problému, nicméně zpravidla volíme kombinaci programovacích jazyků VBA, Python, SQL a platformy Microsoft PowerApps. Nebo uvažujete o komplexnějších řešeních typů RPA (Robotic process automation) nebo ERP (Enterprise Resource Planning)? Ozvěte se nám.
| Školení zaměstnanců v oblasti VBA, SQL a Python
V případě nasazení řešení na míru můžeme pomoci také se zaškolením klíčových pracovníků pro budoucí udržování nasazeného řešení a jeho vylepšování.
| Řešení kapacitních problémů
Pomůžeme Vám s řešením kapacitních problémů, které jsou u našich klientů z důvodu napjatého trhu práce stále častější, včetně identifikace a implementace možných automatizací procesů.
| Příprava zadání pro externího dodavatele a asistence při implementaci
EY FAAS má rozsáhlé zkušenosti s přípravou business requirements analýzy a RfP (request for proposal) dokumentů, které slouží pro výběr dodavatele a konkrétního řešení.
| Projektový management
V našem týmu máme certifikované odborníky na poskytování služeb PMO.
Příklady možné automatizace a digitalizace
Kalkulace účetních položek
- Pro účely pravidelných účetních závěrek i během standardního chodu účetního oddělení je nutné kalkulovat mnoho položek. Jedná se například o hodnoty časového rozlišení nebo balance vyžadované specifickými účetními standardy (např. IFRS 9 nebo 16). Samostatnou kapitolou jsou pak výpočty a alokace pro potřeby manažerského účetnictví.
- Účetní jednotky pro tyto účely zpravidla používají Excelové soubory, ve kterých výpočty pravidelně opakují na aktuálních datech. Postupem času vznikají obtížně kontrolovatelné soubory s velkým množstvím vazeb mezi dílčími vstupními daty a výpočetními mezikroky. Kromě obtížné kontroly vzniká také problém v případě změny kalkulační logiky, kdy není možné jednoduše upravovat takto vzájemně provázaný soubor.
- Kromě výše uvedených problémů je ale hlavní problém manuálních výpočtů jejich časová náročnost, kterou lze snadno vyčíslit jejím peněžním ekvivalentem. Zejména v případě vysokého počtu opakování účetních operací (např. měsíční účetní závěrky jedné entity), anebo při vysokém počtu účtovaných entit (např. roční účetní závěrka několika společností ve skupině) představuje automatizační projekt investici s velmi krátkou dobou návratnosti.
Kontroly a rekonciliace
- Pro správnou funkci účetního oddělení je nutné budovat a udržovat silné kontrolní prostředí nad jeho procesy. U kvantitativních kontrol tím ale vzniká nutnost pravidelného zpracování a kontroly/rekonciliace dat. V případě velkých datových souborů navíc bývá obtížné provádět kontroly v běžně používaném nástroji finančních oddělení – Excelu.
- Finanční oddělení běžně provádějí také kontroly nad nefinančními částmi procesu, např. kontrola duplicit u Vendor Master Data, nastavení použitých cen dle aktuálně platných ceníků, správnost provedeného párování položek apod.
- Nutnost manuální rekonciliace mnoha zdrojů dat může způsobovat významné prodloužení doby potřebné pro dokončení dané části procesu, případně celé pravidelné účetní závěrky. Čas strávený těmito rekonciliacemi stejně jako v případě výše zmíněné kalkulace účetních položek představuje nezanedbatelný finanční náklad pro finanční oddělení.
Analýza dat a reporting
- Mezi standardní agendu finančních oddělení patří oblasti plánování, reportingu a analýzy dat. Ve společnostech menšího rozsahu jsou tyto úkony typicky zpracovávány v sérii na sebe navazujících Excel souborů.
- Pokud společnost neplánuje nasadit robustní komerční řešení od zavedených dodavatelů, stojí za zvážení automatizace těchto souborů pomocí běžně dostupných programovacích jazyků (VBA, Python apod.). Takové řešení může obsahovat schvalovací workflow, notifikace uživatelům, automatické generovaní a zasílání finančních reportů apod.
Zpracování faktur
- Automatické vytěžování a zpracování přijatých faktur se v posledních letech stává v účetních odděleních standardem. Kromě samotného vytěžení dat a přípravy workflow je možné také predikovat účetní zápis dané položky a detekovat anomálie v hodnotách obdržených fakturách (nesprávné částky, data, identifikační údaje, výskyt duplicitních faktur apod.). Digitalizace zpracování přijatých faktur a implementací navazujících kroků zmíněných výše vede k rozsáhlým časovým a tedy i finančním úsporám.
Tým
Kontaktujte nás
Máte-li zájem o podrobnější informace, neváhejte se s námi spojit.
