Oznámení o ochraně osobních údajů

EY Společensky prospěšný podnikatel roku™ 2023 a EY Podnikatel roku™ - Cena České televize – Podnikatelský přínos kultuře a umění 2023

1. Úvod

Účelem tohoto oznámení o ochraně osobních údajů je popsat postupy, jimiž se společnost EY řídí v rámci zpracování osobních údajů v rámci speciálních kategorií soutěže EY Podnikatel roku pořádaných v České republice a to EY Společensky prospěšný podnikatel roku 2023 a EY Podnikatel roku – Cena České televize – Podnikatelský přínos kultuře a umění 2023 (dále společně „soutěž“).

Účastníci  soutěže  jsou hodnoceni na základě následujících kritérií: podnikatelský duch, společenský přínos a růst, a nad jejich rámec bude speciální porota vybírat vítěze na základě speciálních kritérií pro danou zvláštní kategorii. Vyvrcholením soutěže je vyhlášení vítěze v rámci speciální kategorie soutěže.

V rámci soutěže probíhá celá řada virtuálních i prezenčních akcí a aktivit, mimo jiné podávání přihlášek, pohovory s účastníky soutěže, výběr finalistů a vítězů nezávislou porotou, mediální akce, slavnostní předávání cen a speciální akce zaměřené na navazování kontaktů.

Účelem tohoto oznámení o ochraně osobních údajů je popsat postupy, jimiž se společnost EY řídí v rámci programu v souvislosti s ochranou soukromí všech osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány v souvislosti se soutěží, v softwaru používaném pro účely hodnocení („hodnoticí software“) a rovněž v souvislosti s pohovory s účastníky soutěže, slavnostním předáváním cen a s akcemi zaměřenými na navazování kontaktů konanými v rámci programu prezenčně nebo s použitím videokonferenčních technologií („videokonferenční technologie“).

Podrobnější informace o hodnoticím softwaru a videokonferenčních technologiích používaných v rámci programu jsou uvedeny v příloze 1 tohoto oznámení o ochraně osobních údajů. Pokud máte zájem o informace o hodnoticím softwaru a videokonferenčních technologiích, obraťte se prosím na svůj obvyklý kontakt v EY nebo pište na adresu dataprotection@cz.ey.com.

Toto oznámení o ochraně osobních údajů je třeba chápat v kontextu oznámení o ochraně osobních údajů společnosti EY (ey.com Privacy Statement). V případě rozporů mezi oběma oznámeními budou mít přednost podmínky tohoto oznámení. Přečtěte si ho prosím pečlivě.

2. Kdo osobní údaje spravuje?

„EY“ odkazuje na jednu nebo více členských firem společnosti Ernst & Young Global Limited („EYG“), přičemž každá z nich je samostatnou právnickou osobou a může sama stanovit účel a prostředky zpracování údajů (tj. může jednat jako správce osobních údajů nebo v obdobné funkci).

Subjektem, který jedná jako správce osobních údajů (nebo v obdobné funkci) v rámci soutěže a jako správce hodnoticího softwaru je Ernst & Young, s. Správcem osobních údajů zpracovávaných ve videokonferenčních technologiích, na nichž budou případně zpracovávány a uchovávány vaše údaje, je společnost EY Global Services Limited, která je globální entitou EY.

Osobní údaje, které poskytnete v rámci své přihlášky, vkládá Ernst & Young, s.r.o. do hodnoticího softwaru a jsou sdíleny s členy odborných porot. Osobní údaje, které poskytnete v rámci videokonferenčních technologií, sdílí společnost EY Global Services Limited s jednou nebo více členskými firmami EYG (viz níže bod 6 „Kdo má přístup k vašim osobním údajům“).

3. Proč potřebujeme vaše osobní údaje?

Osobní údaje, které jsou zpracovávány v rámci soutěže se používají především pro podporu fáze nominace, hodnocení, pohovorů a propagaci soutěže.

EY může použít osobní údaje rovněž pro následující účely:

1. Zpracování tiskových zpráv a dalších marketingových a propagačních materiálů, mimo jiných materiálů zaměřených na propagaci podnikání prostřednictvím soutěže a (pokud jste účastníkem soutěže) materiálů zaměřených na ocenění vašeho příběhu/cesty k podnikání, ať už v tisku, na internetu nebo v jiných médiích;
2. Zajištění průběžné komunikace a kontaktu s vámi pro účely následujících programů: Podnikatel roku;
3. Vyhodnocování výsledků soutěže a její další rozvoj;
4. Jestliže jste účastníkem soutěže, vyhodnocení veškerých materiálů, které v rámci přihlášky do soutěže poskytnete, odbornými porotami;
5. Pro účely výzkumu, vzdělávání nebo pro jakékoli jiné účely, o nichž kterákoli společnost EY rozhodne podle vlastního uvážení, a to v souhrnné nebo anonymizované podobě, přičemž podmínka anonymity neplatí pro zaměstnance EY, porotce soutěže (pokud jste účastníkem soutěže) ani pro sponzory soutěže.

Správnost osobních údajů zpracovávaných hodnoticím softwarem v rámci soutěže a videokonferenčními technologiemi zajišťují realizační tým soutěže v České republice. Po ukončení soutěže se osobní údaje uvedené v přihlášce, hodnoticím softwaru a případně videokonferenčních technologiích již dále neaktualizují. Nicméně osobní kontaktní informace ve stávajícím nebo připravovaném systému řízení vztahů se zákazníky (CRM) jsou aktualizovány a EY může zaznamenat změny, k nimž u dané společnosti došlo (nikoli však ve finančních údajích nebo v původní přihlášce).

V průběhu vyplňování přihlášky (resp. v případě členů poroty hodnoticích materiálů) vás požádáme o udělení souhlasu se zadáním vašich kontaktních údajů do našeho systému řízení vztahů se zákazníky (CRM), a to pro účely řízení těchto vztahů a pro analytické účely. Budete-li si přát zrušit odebírání marketingových materiálů EY, které se netýkají zvláštních kategorií soutěže EY Podnikatel roku, můžete svůj souhlas později odvolat prostřednictvím lokálního koordinátora soutěže EY Podnikatel roku nebo zasláním požadavku na e-mail dataprotection@cz.ey.com.

Právní základ zpracování vašich osobních údajů v rámci soutěže a hodnoticím softwarem a případně videokonferenčními technologiemi je dán tím, že:

• Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s oprávněným zájmem EY data zpracovávat v rámci pořádané soutěže, s výjimkou případů, kdy nad těmito zájmy převažují zájmy nebo základními práva a svobody subjektu údajů, jež vyžadují ochranu osobních údajů. Konkrétním oprávněným zájmem je pořádání soutěže, správa poskytnutých dat, shromažďování nominací, provádění hodnocení, kontakt se soutěžícími, či nominujícími osobami, propojování relevantních soutěžících se sponzory nebo partnery soutěže, pozvánky na akce spojené se soutěží. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jich týkají, z důvodů týkajících se jejich konkrétní situace na základě výše uvedených oprávněných zájmů. Pokud však své osobní údaje společnosti EY neposkytnete, nebo poskytnete pouze jejich část, popř. požádáte o výmaz svých osobních údajů, nebude možné naplnit účel zpracování a vy se nebudete moci nadále účastnit soutěže. Osobní údaje, které shromažďujeme, jsou blíže popsány v bodě 4.

Máte-li nějaké dotazy ke zpracování svých osobních údajů v rámci soutěže, resp. k jejich zpracování hodnoticím softwarem a případně videokonferenčními technologiemi, obraťte se prosím na svůj obvyklý kontakt v EY nebo pište na adresu dataprotection@cz.ey.com.

Pohovory soutěžících před nezávislou porotou mohou v rámci programu probíhat případně rovněž s použitím videokonferenčních technologií. Pohovor může být pro účely hodnoticího procesu zaznamenán, avšak záznam mohou používat výhradně porotci během fáze hodnocení. Po jejím ukončení bude záznam smazán.

Právní základ zpracování vašich osobních údajů v hodnoticím softwaru a videokonferenčními technologiemi je pro účely zaměstnanců EY a porotců dán tím, že:

• Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce údajů nebo třetí strany, s výjimkou případů, kdy nad těmito zájmy převažují zájmy nebo základními práva a svobody subjektu údajů, jež vyžadují ochranu osobních údajů. Konkrétním oprávněným zájmem je organizace soutěže a provádění jejího hodnocení. Pracovníci EY a porotci mají právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jich týkají, z důvodů týkajících se jejich konkrétní situace na základě výše uvedených oprávněných zájmů.

4. Jaké typy osobních údajů jsou zpracovávány?

Jedná se o následující typy osobních údajů:

Zpracovávané osobní údaje se týkají: nominujících osob/přihlášených podnikatelů, porotců a pracovníků EY, kteří organizují soutěž, spravují hodnoticí software a videokonferenční technologie. Tyto údaje pocházejí z následujících zdrojů: pracovníci EY porotci, nominující osoby a přihlášení podnikatelé. Kategorie „přihlášení podnikatelé“ může zahrnovat rovněž klienty EY.

Nominující osoby/přihlášení podnikatelé

Osobní údaje nominujících osob a přihlášených podnikatelů zpracovávané v rámci soutěže a dále zpracovávané hodnoticím softwarem zahrnují jméno, příjmení, kontaktní údaje (e-mail, pracovní telefonní číslo a adresu) a informace týkající se jejich působení ve společnosti, jako např. počet odpracovaných let.

Není povinné, aby nominující osoby a přihlášení podnikatelé vyplnili všechna pole v nominačním formuláři či v přihlášce. Povinná pole jsou v nominačním formuláři a přihlášce označena hvězdičkou.

Společnost EY si může vyžádat informace o přihlášeném podnikateli nebo jeho společnosti/organizaci za účelem potvrzení nebo doplnění informací uvedených v jeho přihlášce do soutěže EY Podnikatel roku („prověření informací“). Pod prověření informací spadají informace získané z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou sociální sítě, média, veřejně dostupné rejstříky (v rozsahu povoleném platnými právními předpisy).

Kromě osobních údajů zpracovávaných v rámci soutěže a v hodnoticím softwaru a videokonferenčních technologií vyžaduje přihláška do soutěže od přihlášených podnikatelů rovněž finanční informace za poslední tři roky existence jejich společnosti/organizace. Přihlášení podnikatelé jsou vyzváni, aby poskytli pro každý z těchto roků tyto údaje:

U zvláštní kategorie Společensky odpovědný podnikatel roku 2023

a.  Tržby za vlastní činnosti

b.  Výsledek hospodaření před zdaněním

c.  Aktiva celkem

d.  Dotace

e.  Dary

U zvláštní kategorie EY podnikatel roku – Cena České televize – Podnikatelský přínos kultuře a umění 2023

a.  Čistý obrat za účetní období

b.  Výsledek hospodaření před zdaněním

c.  Počet zaměstnanců na hlavní pracovní poměr

Při zadávání výše uvedených finančních údajů pro účely soutěže přihlášení podnikatelé potvrzují, že poskytnuté údaje neporušují ochranu osobních údajů ani žádná jiná zákonná práva společnosti/organizace nebo subjektu údajů, který je předmětem zadaných údajů, že obdrželi informace oprávněným způsobem a že jsou řádně oprávněni udělit společnosti EY právo používat tyto informace pro účely související se soutěží.

Porotci

Osobní údaje zpracovávané o porotcích v rámci soutěže a v hodnoticím softwaru a v rámci videokonferenčních technologií zahrnují jméno, příjmení, kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo), fotografii,  a informace o společnosti, ve které porotce působí.

Pracovníci EY

Osobní údaje zpracovávané o pracovnících EY v rámci soutěže a v hodnoticím softwaru a v rámci videokonferenčních technologií zahrnují jméno, příjmení, kontaktní údaje (e-mail, funkci, pracovní telefonní číslo a adresu) a informace o společnosti.

Zadávání dokumentů do interních systémů EY, do hodnoticího softwaru a videokonferenčních technologií budou zajišťovat pracovníci pověření organizačí soutěže v České republice, kteří budou mít rovněž na starosti správu a monitoring údajů a jejich výmaz v souladu s příslušnými zásadami uchovávání osobních údajů.

5. Citlivé osobní údaje

Citlivé osobní údaje jsou údaje vypovídající o vašem etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filosofickém přesvědčení, členství v odborech, dále sem patří genetické údaje, biometrické údaje, údaje o zdravotním stavu, sexuálním životě nebo sexuální orientaci. Tyto údaje EY záměrně neshromažďuje a neměly by být tedy uváděny ve volných textových polích přihlášky a nominačního formuláře.

6. Kdo má přístup k vašim osobním údajům?

Společnost EY nebude předávat vaše osobní údaje třetím stranám (s výjimkou stran výslovně pověřených realizací či sponzorům soutěže), pokud k tomu nemáme váš souhlas a pokud to není vyžadováno zákonem. Vaše osobní údaje sdělíme pouze třetím stranám, které písemně souhlasily se zajištěním odpovídající úrovně ochrany osobních údajů. K vašim osobním údajům budou mít v rámci soutěže prostřednictvím hodnoticího softwaru a videokonferenčních technologií přístup následující osoby:

Shromažďované osobní údaje EY předává nebo sděluje externím poskytovatelům služeb (a jejich dceřiným a přidruženým společnostem), které pověřila zajišťováním interních pomocných procesů. Jejich služeb EY využívá mimo jiné k poskytování, provozu a podpoře podnikové IT infrastruktury (mj. správa identit, hosting, analýza dat, zálohování, zabezpečení a cloudová úložiště) a uskladňování, resp. bezpečné likvidaci fyzických záznamů. Zásadou EY je spolupracovat pouze s externími poskytovateli služeb, kteří se zavázali zajistit odpovídající úroveň ochrany údajů, zabezpečení a důvěrnosti, a kteří dodržují veškeré příslušné právní předpisy týkající se předávání osobních údajů mimo jurisdikci, v níž byly původně shromážděny.

7. Uchovávání údajů

V souladu s našimi interními zásadami uchováváme osobní údaje pouze tak dlouho, jak je to nutné pro účely uvedené v bodě „Proč potřebujeme vaše osobní údaje?“. Lhůty uchovávání se liší v různých jurisdikcích a jsou stanoveny v souladu s požadavky místních regulačních a profesních orgánů.

Abychom splnili odborné předpoklady a právní požadavky na výkon naší činnosti, resp. byli schopni stanovit, vykonávat či chránit naše zákonná práva, jakož i pro archivační a historické účely je třeba, abychom osobní údaje uchovávali po značnou dobu.

Zásady a postupy uchovávání osobních údajů získaných v rámci soutěže, a vložených do hodnoticího softwaru a případně uložených v rámci videokonferenčních technologií:

• Osobní údaje uložené v interních systémech EY pro účely soutěže, jako jsou např. kontaktní údaje účastníků, budou smazány 10 let po skončení příslušného ročníku soutěže EY Podnikatel roku. Po uplynutí této 10leté lhůty budou jedinými údaji, které budou o účastnících uchovávány, jejich jméno, společnost/organizace, s níž jsou spojováni, rok, kdy se zúčastnili soutěže a zda se jedná o vítěze nebo druhého v pořadí. Tyto údaje jsou uchovávány v systému proto, aby měli koordinátoři soutěže k dispozici kompletní historii účastníků. Často jsou dotazováni na to, zda se konkrétní společnost nebo osoba účastnila soutěže a zda získala cenu.
• Údaje z hodnoticího softwaru a videokonferenčních technologií budou vymazány a přístup bude odňat po skončení hodnoticího procesu.

8. Bezpečnost

EY přijímá veškerá opatření nutná k zajištění důvěrnosti a bezpečnosti informací, které v souvislosti se svým působením získá. Přístup k těmto údajům mají výhradně oprávněné osoby. Byly přijaty interní zásady a postupy chránící tyto údaje před ztrátou, zneužitím či neoprávněným zpřístupněním. Další informace týkající se našeho přístupu k ochraně údajů a bezpečnosti informací naleznete v brožuře Protecting your data (Ochrana vašich údajů).

9. Správa vašich osobních údajů

Společnost EY nebude předávat vaše osobní údaje třetím stranám (s výjimkou třetích stran uvedených výše v bodě 6), pokud jste s tím nevyslovili souhlas nebo pokud to nevyžadují právní předpisy.

Máte právní nárok požadovat podrobnosti o osobních údajích, které o vás EY vede. Pokud chcete zjistit, zda jsou vaše osobní údaje v rámci soutěže v interním systému  EY, hodnoticím softwaru a videokonferenčních technologiích zpracovávány, případně chcete získat přístup k vašim osobním údajům vedeným v rámci soutěže interním systému EY, hodnoticím softwaru a videokonferenčních technologiích nebo vznést námitku proti jejich zpracování, či odvolat případný souhlas se zpracováváním osobních údajů v rámci CRM systémů, byl-li udělen, obraťte se prosím na svůj obvyklý kontakt v EY nebo svou žádost zašlete na dataprotection@cz.ey.com.

10. Námitky, opravy osobních údajů, jejich výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost

Můžete se ujistit, že jsou vaše osobní údaje správné a aktuální. Přejete-li si podat námitku proti zpracování svých osobních údajů, zažádat o opravu, vymazání, omezení zpracování nebo snadno přenositelnou kopii svých osobních údajů, obraťte se prosím na svůj obvyklý kontakt v EY nebo svou žádost zašlete na dataprotection@cz.ey.com.

11. Stížnosti

Pokud máte obavy z možného porušení právních předpisů o ochraně osobních údajů či jiných souvisejících předpisů, obraťte se prosím na dataprotection@cz.ey.com, případně se obraťte na svůj obvyklý kontakt v EY. EY Privacy Leader bude vaši stížnost řešit a bude vás informovat o přijatých opatřeních.

Pokud nebudete spokojeni s tím, jak společnost EY vaši stížnost vyřešila, máte právo se obrátit na místně příslušný úřad pro ochranu osobních údajů a rovněž na místně příslušný soud.

12. Kontaktujte nás

Máte-li nějaké dotazy nebo pochyby o ochraně svých osobních údajů, obraťte se prosím na svůj obvyklý kontakt v EY nebo pište na dataprotection@cz.ey.com.

PŘÍLOHA 1

Přihláškový systém

1.)  Přihlášky jsou ukládány do interních systémů EY na serveru, který je alokován v Německu.

Hodnoticí software

1.  Hodnoticí software vytvořený Ernst & Young, s.r.o. je hostován společností na serverech EY v Německu.

Videokonferenční technologie

1.)

Zoom. Licence na Zoom byla společnosti EY Global Services Limited udělena společností Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, Suite 600, San Jose, CA 95113. Zoom je hostován na serverech AWS v USA ve státech Virginie a Kalifornie a v Nizozemsku. Pro audiovizuální možnosti v reálném čase celosvětově používá datová centra AWS úrovně 1. Evropští uživatelé Zoomu obvykle využívají amsterdamské datové centrum.

2.)

Microsoft Suite zahrunující Microsoft Teams a SharePoint. Licence na Microsoft Teams byla společnosti EY Global Services Limited udělena společností Microsoft Corporation One Microsoft, Way Redmond, WA 98052-6399 USA. Výchozí (domácí) umístění EY nájemce je definováno v Evropské unii, satelitní umístění jsou aktuálně definována pro oblast Austrálie, Kanady, Velké Británie a USA. Podrobnější údaje o umístění dat v konkrétních městech v rámci těchto oblastí jsou k dispozici zde.

Zpět na EY Podnikatel roku™