Návrh právní úpravy práce z domova

Návrh právní úpravy práce z domova

8. března 2021
Předmět Tax Alert
Kategorie COVID-19 Zaměstnanci Právo

Zobrazit zdroje

V roce 2020 se práce z domova stala jedním z nejvíce využívaných preventivních opatření v boji proti pandemii onemocnění COVID-19. Aktuálně se dokonce jedná o dočasném zavedení povinné práce z domova pro administrativní pracovníky, jejichž přítomnost není na pracovišti nezbytná. Právní úprava podmínek práce z domova v zákoníku práce je však zcela nedostatečná a v praxi působí celou řadu výkladových problémů.

Skupina poslanců proto v únoru 2021 předložila Poslanecké sněmovně novelu zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, upravující podmínky práce z domova. Účinnost novely je navržena na 1. července 2021.

Home office nově i nařízený zaměstnavatelem, ale též vynutitelný zaměstnancem

Dle novely by mohla být práce z domova stanovena následujícími způsoby:

  • dohodou mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o výkonu práce mimo pracoviště se 14denní výpovědní dobou (48 hodin v případě, že zaměstnanec poruší své povinnosti zvlášť hrubým způsobem nebo opakovaně);
  • nařízením zaměstnavatele na nezbytně dlouhou dobu v případě, že z vážných provozních důvodů nebo v důsledku nepříznivých povětrnostních vlivů či živelní události, anebo opatření nařízených orgánem veřejné moci, nemůže být práce zaměstnanců vykonávána na pracovišti; a
  • na žádost zaměstnance; v případě chráněných zaměstnanců (osoby se zdravotním postižením, těhotné nebo kojící zaměstnankyně, zaměstnanci pečující o děti či jiné závislé osoby), je zaměstnavatel povinen jejich žádosti vyhovět alespoň v rozsahu poloviny týdenní pracovní doby, pokud tomu nebrání vážné provozní důvody nebo povaha práce.

Právní specifika práce z domova

V případě, že si zaměstnanec pracující z domova nebude sám rozvrhovat pracovní dobu, bude povinen vykonávat práci v době stanovené zaměstnavatelem. Zaměstnanci by dle novely měli mít tzv. právo být offline, tedy pokud to není z povahy práce nezbytné, nesměl by po nich zaměstnavatel vyžadovat výkon práce v době mezi 20. a 6. hodinou, o víkendech a státních svátcích.

Problém zaměstnavatelů se zajištěním BOZP na domácích pracovištích v plném rozsahu stanoveném zákoníkem práce by mohla zmírnit část novely, dle které se ustanovení týkající se BOZP v případě home office užijí přiměřeně a zaměstnanec bude povinen umožnit zaměstnavateli provést šetření příčin a okolností vzniku pracovního úrazu na domácím pracovišti. Zaměstnavatel by rovněž neměl být povinen prokazovat zavinění zaměstnance v případě škody vzniklé porušením povinností zaměstnance při práci z domova.

Regulována má být rovněž povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnancům pracujícím z domova elektronicky potřebné vybavení a povinnost obou stran zajišťovat ochranu dat.

Obdobně jako v předchozím návrhu novely zákoníku práce by měli zaměstnavatelé být povinni pečovat také o sociální kontakty svých zaměstnanců pracujících z domova a umožnit jim i osobní kontakt s ostatními zaměstnanci na pracovišti.

Náhrada nákladů a daňová problematika

Novela má dále přesněji upravit povinnost zaměstnavatele hradit náklady spojené s home office. Konkrétně by měl zaměstnanci hradit náklady spojené s komunikací mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a další náklady, které vzniknou zaměstnanci při výkonu práce a které s výkonem práce bezprostředně souvisejí. Výslovně by bylo zakázáno zahrnovat tyto náklady do mzdy a naopak povoleno sjednat jejich úhradu paušální částkou.

Dle důvodové zprávy k novele je úhrada nákladů paušální částku v této době běžnou praxí. Vzhledem k aktuálnímu znění zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a souvisejícím výkladům však takový přístup nemusí být na straně zaměstnance vždy daňově výhodný, neboť paušalizovat lze jen velmi omezené množství výdajů. Reálné vynaložení většiny z nich je však zaměstnanec povinen zaměstnavateli doložit a bez následného zdanění mu může být uhrazena pouze skutečně vynaložená a řádně doložená částka.

Co (v) návrhu chybí?

Vzhledem k tomu, že zákoník práce nyní home office prakticky neupravuje, lze snahu o lepší regulaci této oblasti jen uvítat. Z právního pohledu však návrh obsahuje více nejasných a nekoncepčních bodů, které by si zasloužily širší odbornou i veřejnou diskuzi a hledání řešení, která budou pro zaměstnavatele srozumitelná a proveditelná. Také by bylo na místě novelou vyřešit i jednu z nejvíce problematických otázek home office – tedy jak propojit navrhované umožnění paušalizace úhrady nákladů a následný daňový režim na straně zaměstnance. Vzhledem k rozšíření využívání práce z domova v posledních měsících a pokračování tohoto trendu do budoucnosti by si oblast úhrady nákladů práce z domova zasloužila detailní úpravu podobnou úpravě cestovních náhrad.

Další vývoj úpravy práce z domova sledujeme a budeme Vás o něm informovat. V případě zájmu o podrobnější informace se prosím obraťte na autorky článku nebo na další členy týmu EY, se kterými spolupracujete.

Autoři:

Právo:

Barbora Suchá

Kateřina Suchanová

Daně:

Michaela Felcmanová

  • Tax Alert - English version

    Proposed work-from-home arrangements

    In 2020 work from home became one of the most frequently used preventive measures in response to the outbreak of COVID-19 pandemic. Currently there is a debate about temporary introduction of work from home for administrative staff whose presence is not necessary at the workplace. Legal arrangements of the conditions of work-from-home are, however, completely insufficient and cause a number of interpretation issues in practice.

    Therefore, in February 2021, a group of deputies submitted an amendment to Act No. 262/2006 Coll., the Labor Code, as amended, to the Chamber of Deputies, governing the conditions of work from home. The effectiveness of the amendment is proposed as of 1 July 2021.

    Home office newly ordered by the employer, but also enforceable by the employee

    As per the amendment, the work-from-home arrangement could be set in the following manner:

    • by agreement between the employee and the employer for performing work outside the workplace with a 14day notice (48-hour notice if the employee breaches his/her obligations in a particularly gross manner or repeatedly);
    • by order of the employer for the necessary length of time in case that on grounds of serious operating reasons or as a result of adverse weather conditions or natural disasters or measures imposed by the public authorities employees cannot carry out their work at the workplace; and
    • upon the employee´s request; in case of protected employees (e.g. disabled persons, pregnant women and nursing mothers, employees taking care of children or other dependent persons) the employer is obligated to meet their request at least in the scope of half of the weekly working hours, unless prevented by serious operational reasons or the nature of the work.

    Specific features of work-from-home arrangement

    In case when the employee working from home will not schedule working hours himself/herself, he/she will be obliged to perform work within the time set by the employer. According to the amendment, the employees should have the right to be offline; if it is not necessary from the nature of their work, the employer should not require them to perform work between 8 pm and 6 am, on weekends and public holidays.

    Employers’ problem to ensure occupational health and safety requirements at home office in full scope stipulated by the Labor Code should be mitigated by the amendment according to which the health and safety provisions in case of the home office shall apply reasonably and the employee will be obliged to enable the employer to investigate the causes and circumstances of an accident at the home workplace. The employer should also not be obliged to prove the fault of the employee in the case of damage that arose as a result of breach of employee’s obligations when working from home.

    The obligation of the employer to provide employees working from home necessary IT equipment and the obligation of both parties to ensure data protection should also be regulated.

    Similarly as in previously proposed amendment to the Labor Code, the employers should be obliged to take care of social contacts of their employees working at home and enable them to have personal contact with other employees in the workplace.

    Reimbursement of costs and tax issues

    In addition, the amendment should specify the employer´s obligation to reimburse costs for the home office. The employers should specifically pay costs for communication between the employee and the employer and other costs incurred to the employee in performing work and which are directly related to the performance of work. Expressly, it would be prohibited to include those costs in wages and, on the contrary, be allowed to arrange for them to be reimbursed by a lump sum.

    According to the explanatory memorandum to the amendment, the reimbursement of costs by a lump sum is currently common practice. Considering the current wording of Act No. 586/1992 Coll., the Income Taxes Act and related interpretations, such an approach, however, may not always be tax advantageous for the employee as only a very limited amount of expenses may be reimbursed by a lump sum. The employee should provide adequate evidence to substantiate the claimed costs to the employer and only the costs actually spent and duly proved may be reimbursed without being subsequently taxed.

    What is missing in the amendment?

    Whereas the Labor Code currently does not regulate home office, in practice efforts to better regulate this area can only be welcomed. From legal perspective the amendment contains certain unclear and non-conceptual points that would deserve a wider professional and public debate and finding solutions that will be understandable and feasible for employers. It would be also desirable to resolve one of the most problematic issues of home office in the amendment, i.e. how to link the proposed possibility of lump sum reimbursement of costs and the subsequent tax regime on the employee´s side. Considering more frequent use of work-from-home arrangement in recent months and expected continuation of this trend in the future, the area of reimbursement of costs for work-from-home would deserve detailed rules similar to those in travel expenses reimbursement legislation.

    We will monitor further development of the arrangement of work from home and keep you informed. If you wish to learn more details, please contact the authors of the article or other members of your regular EY team.

    Authors:

    Law:

    Barbora Suchá

    Kateřina Suchanová

    Taxes:

    Michaela Felcmanová