Prodloužení zákonné doby archivace mzdových listů

Prodloužení zákonné doby archivace mzdových listů

22. února 2023
Předmět Tax Alert
Kategorie Zaměstnanci Ostatní daně

Zobrazit zdroje

Novela zákona o důchodovém pojištění, která byla v prosinci vyhlášena ve Sbírce zákonů pod číslem 455/2022, zavedla i dílčí změny zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (č. 582/1991 Sb.).

Jednou z novinek, která se týká všech zaměstnavatelů, je prodloužení zákonné lhůty pro archivaci mzdových listů zaměstnanců a účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění. Dosavadní třicetiletá lhůta pro uchovávání těchto dokumentů byla novelou prodloužena o 15 let. Nově tak zaměstnavatelé budou povinni předmětné dokumenty archivovat 45 kalendářních let následujících po roce, jehož se dokumenty týkají.

Dle související důvodové zprávy je prodloužení archivace nezbytné zejména proto, že dosavadní lhůta už v praxi není dostatečná vzhledem k prodlužujícímu se důchodovému věku. Dalším faktorem je i postupně prodlužované rozhodné období pro zjištění osobního vyměřovacího základu zaměstnance, které počíná rokem 1986.

V případě mzdových listů nebo výše zmíněných účetních záznamů, které jsou vedeny pro poživatele starobního důchodu, zůstává v platnosti stávající lhůta, tj. povinnost dokumenty archivovat po dobu 10 let následujících po roce, jehož se dokumenty týkají.

Uvedená změna je účinná od 1. ledna 2023.

V případě dotazů se obraťte na autorku článku nebo tým EY, se kterým spolupracujete.

Autorka:

Radka Růžičková

  • Tax Alert - English version

    Extension of the statutory period for archiving payroll records

    The amendment to the Pension Insurance Act, which was promulgated in the Collection of Laws in December under the number 455/2022, also introduced partial changes to the Act on the Organisation and Implementation of Social Security (No. 582/1991 Coll.).

    One of the innovations, which affects all employers, is the extension of the legal deadline for archiving employee payroll (i.e. wage lists) and accounting records of data needed for pension insurance purposes. The existing 30-year retention period for these documents has been extended by 15 years by the amendment. Employers will now be obliged to keep the documents in question for 45 calendar years following the year to which the documents relate.


    According to the related explanatory memorandum, the extension of the archiving period is necessary in particular because the existing period is no longer sufficient in practice due to the increasing retirement age. Another factor is the progressive extension of the reference period for establishing the employee's personal assessment base, which starts in 1986.

    In the case of wage lists or the aforementioned accounting records kept for the recipients of the old-age pension, the existing time limit, i.e. the obligation to keep the documents for 10 years following the year to which they relate, remains in force.

    This change is effective from 1 January 2023.

    If you have any questions, please contact the author of this article or the EY team you are working with.

    Author:

    Radka Růžičková