Comment Trans Mountain a modernisé son environnement de conformité commerciale, grâce à l’outil Compliance IQ d’EY

Dans un tel contexte, les coûts associés aux problèmes de non‑conformité peuvent être astronomiques. Habituée à devoir traiter des factures pouvant s’étaler sur des centaines de pages, Trans Mountain était exposée à des risques de trop‑payés et de factures erronées susceptibles de passer inaperçus pendant des mois, voire des années. Constatant que le taux des fuites de valeur pouvait s’élever en moyenne à 3 % dans le cas des contrats standards et jusqu’à 10 % pour les contrats complexes, Trans Mountain était à la recherche d’une solution pouvant lui permettre d’améliorer son environnement de conformité et de réduire ses coûts.

En collaboration avec l’entreprise, EY s’est efforcée de déterminer si un outil modernisé pouvait l’amener à surmonter ces défis et à bonifier la gestion de son projet.

Des résultats impressionnants ont été obtenus, le taux de non‑conformité des fournisseurs de Trans Mountain étant passé de 17 % à 2 %, ce qui confirme l’efficacité de cet outil. Qui plus est, après sa mise en œuvre, Compliance IQ a permis de repérer des dépenses non conformes, non justifiées ou inefficaces dont le montant s’élève à plus de 228 millions de dollars canadiens. Plus particulièrement, il a notamment rendu possible la découverte de dépenses de location d’équipement excessives engagées par Trans Mountain. Par exemple, une analyse a révélé que l’entreprise dépensait chaque jour 15 000 dollars canadiens environ pour la location de pièces d’équipement qu’elle n’utilisait que quelque cinq heures par mois. Cet écart considérable a amené Trans Mountain à renégocier les modalités contractuelles en cause et à réaliser ainsi d’importantes économies de coûts.

L’outil a aussi facilité la génération de tableaux de bord et de rapports qui lui ont permis de bénéficier d’analyses comparatives claires et d’indications perspicaces quant aux prochaines étapes à suivre. En recourant à l’automatisation des processus par la robotique, l’équipe EY a pu analyser les dépenses des fournisseurs et signaler les anomalies en temps réel. L’outil a permis au client de bénéficier non seulement d’un processus de facturation d’un plus haut degré d’exactitude, mais également de meilleures relations avec ses fournisseurs, du fait que les problèmes ont pu être résolus préalablement au traitement des paiements.

Les retombées de Compliance IQ vont au‑delà des économies de coûts à court terme. Trans Mountain a pu améliorer ses processus de contrôle de projet, de gestion de contrats et d’approvisionnement, établissant ainsi une source de données fiables sur les coûts du projet. L’entreprise a également pu rehausser ses capacités de gestion de la fatigue et réduire considérablement les délais d’attente, ce qui a contribué à l’instauration d’un environnement opérationnel plus efficace.