Immigration aux États‑Unis : Ce que chaque employeur américain devrait savoir au sujet des questions de conformité liées au formulaire I‑9

Oui. Si l’employé indique dans la première section du formulaire qu’il est une personne autorisée à travailler sous un autre statut – c’est-à-dire qu’il n’est pas citoyen des États‑Unis, ressortissant américain non citoyen, ni résident permanent des États-Unis –, on lui demandera si cet autre statut a une date d’échéance. Si c’est le cas, l’employeur doit refaire une vérification avant la date d’échéance indiquée sur le formulaire.

Les employeurs n’ont pas à remplir un nouveau formulaire I‑9, mais peuvent plutôt utiliser le supplément B du formulaire pour consigner la revérification des documents chaque fois que la loi l’exige. Il incombe aux employeurs de surveiller l’expiration des documents présentés aux fins du formulaire I‑9 d’une personne autorisée à travailler aux États‑Unis sous un autre statut, et de communiquer de façon proactive avec les employés concernés avant la date d’échéance pour assurer une revérification en temps opportun.

Étant donné que les employés devront de nouveau présenter les documents à leur employeur pour la revérification de leur autorisation de travail, nous recommandons à l’employeur de donner à l’employé un préavis d’au moins deux semaines avant la date d’échéance inscrite sur le formulaire I‑9.

En outre, la revérification n’est pas requise lorsque les documents suivants arrivent à échéance : passeports américains, cartes‑passeports américaines, formulaires I‑551 (cartes d’enregistrement des étrangers / cartes de résident permanent, aussi appelées cartes vertes) et documents figurant sur la liste B.

Astuces pour les employeurs : Le formulaire I‑9 a été mis à jour le 1^er août 2023, et tous les employeurs doivent utiliser cette version pour les nouvelles recrues à compter du 1^er novembre 2023. Parmi les changements les plus importants apportés au nouveau formulaire I‑9, mentionnons que les sections 1 et 2 se trouvent sur la même page, que le processus de réembauche et de revérification se trouve sur une page distincte, qu’il existe une nouvelle option pour la vérification virtuelle du formulaire I‑9 et qu’il n’est pas nécessaire de remplir toutes les cases ni d’indiquer qu’une case est sans objet.

Les employeurs doivent remplir la section 2 du formulaire I‑9 et examiner les documents que l’employé a présentés pour prouver son identité et son autorisation d’emploi. Les employeurs doivent être prudents et n’accepter que les documents qui semblent raisonnablement authentiques et semblent raisonnablement concerner l’employé qui les présente.

Les employeurs ne peuvent pas sciemment embaucher un non‑citoyen non autorisé à travailler aux États‑Unis ni continuer à employer un non‑citoyen sachant qu’il n’est pas ou plus autorisé à travailler aux États‑Unis. Il est interdit aux employeurs de faire preuve de discrimination en raison de la citoyenneté, du statut d’immigration ou de l’origine nationale d’une personne.

Astuce pour les employeurs : Selon la réglementation fédérale, il faut conserver le formulaire I‑9 tant que l’employé fait partie de l’effectif. Une fois que l’employé ne fait plus partie de l’effectif, il faut conserver le formulaire I‑9 pendant trois ans suivant la date d’embauche ou un an suivant la date de cessation d’emploi, selon la date la plus tardive.

Dans ce domaine particulier du droit, il y a une interaction entre le droit étatique et le droit fédéral, et les États créent de plus en plus leur propre programme pour surveiller ou contrôler les pratiques d’embauche des employeurs. Par conséquent, certains États peuvent exiger que le formulaire I‑9 soit conservé plus longtemps que ce qui est prévu par la loi fédérale, et chaque État peut imposer ses propres pénalités en cas de non‑conformité, comme la révocation du permis d’une entreprise pour faire des affaires dans l’État.

Les employés sont tenus de remplir la section 1 en indiquant leurs nom, adresse et date de naissance, et en précisant s’ils sont un citoyen, un ressortissant non‑citoyen, un résident permanent ou une personne autorisée à travailler sous un autre statut. Ils doivent également présenter un document de la liste des documents acceptables (List of Acceptable Documents) prouvant leur identité et leur autorisation d’emploi. Ils doivent signer et dater la section 1 pour attester l’authenticité de leurs déclarations et documents.

Astuce pour les employeurs : E‑Verify NextGen est un nouveau programme qui sera mis à l’essai au printemps 2024. Il vise à simplifier le processus de vérification tant pour les employeurs que pour les employés en permettant aux employés d’être davantage en contrôle durant le processus de vérification. Un employé pourra créer un compte électronique sécurisé et envoyer automatiquement ses renseignements et ses documents à l’employeur.

Le programme E‑Verify NextGen permettra aux employés de créer un compte, de résoudre les cas de non-confirmation provisoire (tentative non-confirmation [TNC]) à l’avance et directement auprès du gouvernement, plutôt que par l’intermédiaire de leur employeur, puis de recevoir une réponse de vérification électronique qu’ils pourront utiliser et mettre à jour pour des emplois ultérieurs. Les employés auront un accès direct à E‑Verify et pourront remplir leur formulaire I‑9 en ligne.

Les employeurs doivent veiller à ce que toutes les parties du formulaire I‑9 soient dûment remplies et sont passibles de pénalités en vertu de la loi fédérale si le formulaire n’est pas rempli correctement. Un employeur peut effectuer un audit interne des formulaires I‑9 pour s’assurer qu’il continue de respecter les dispositions de l’Immigration and Nationality Act, laquelle prévoit des sanctions pour les employeurs fautifs.

Un employeur peut choisir d’examiner tous les formulaires I‑9 ou un échantillon choisi en fonction de critères neutres et non discriminatoires. Avant de réaliser un audit, l’employeur doit tenir compte de l’objet et de l’étendue de l’audit et de la façon dont il communiquera l’information aux employés, notamment les raisons de l’audit interne et ce à quoi les employés peuvent s’attendre.

L’employeur doit réfléchir au processus qu’il mettra en place pour répondre aux questions ou aux préoccupations concernant l’audit et à la façon dont il informera les employés du processus. L’employeur devrait penser à la manière dont il consignera ses communications avec les employés et veillera à ce que les normes soient uniformes lorsqu’il corrigera les lacunes qui auront été relevées lors de l’audit.

Astuce pour les employeurs : Mettez en place une politique de conformité interne et offrez régulièrement de la formation sur les questions de conformité liées au formulaire I‑9. Effectuez des audits tôt et souvent et veillez à ce qu’ils soient réalisés par un expert en la matière. Ne corrigez jamais une erreur dans un formulaire I‑9 sans apposer vos initiales ou sans dater le changement, car cela peut mener à une accusation de fraude relative aux documents. Lors de la correction d’une erreur sur un formulaire I‑9 papier, il peut être préférable d’utiliser un stylo de couleur différente.