Optimiser l’empreinte immobilière du secteur public : deux étapes vers une fonction immobilière efficace

En procédant à une évaluation de la maturité axée aussi bien sur son portefeuille immobilier que sur sa fonction immobilière, une organisation peut obtenir un solide cadre de travail lui permettant de déterminer l’écart entre son état actuel et son état cible, d’optimiser la structure de propriété et la performance de ses actifs, ainsi que de favoriser la création d’une valeur stratégique à long terme.

L’évaluation de ces deux dimensions critiques peut l’amener à bénéficier de plusieurs avantages importants :

1.        Harmonisation sur le plan de la stratégie et de l’exécution – Une évaluation portant aussi bien sur le portefeuille immobilier que sur la fonction immobilière d’une organisation permet d’harmoniser les actifs de son portefeuille immobilier et ses objectifs organisationnels au sens large. Une telle transparence favorise la prise de décisions plus efficace, tout en faisant en sorte que les stratégies immobilières soutiennent directement les objectifs organisationnels.

2.        Rehaussement de l’efficacité opérationnelle – Une évaluation de la maturité permet de relever les inefficiences aussi bien sur le plan de la gestion du portefeuille que sur celui des processus internes de la fonction immobilière. En repérant les aspects à améliorer, une organisation peut rationaliser ses activités, réduire ses coûts et bonifier la prestation de ses services tout au long du cycle de vie de ses biens immobiliers.

3.        Prise de décisions axée sur les données – En déterminant le degré de maturité de ses capacités de collecte et d’analyse de données en lien avec son portefeuille immobilier et sa fonction immobilière, une organisation peut recueillir des informations favorisant la prise de décisions plus éclairées, dans un contexte d’agilité accrue. C’est ainsi qu’elle peut en arriver à mieux gérer son portefeuille immobilier, à obtenir des prévisions plus précises et à s’adapter plus facilement à l’évolution des politiques.

4.        Alignement sur les facteurs ESG et conformité ESG – Dans un contexte où s’intensifient les pressions en lien avec les impératifs de durabilité et les dispositions réglementaires, une évaluation de la maturité aide une organisation à déterminer la mesure dans laquelle sa fonction immobilière est prête à prendre en charge ses engagements liés aux facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG), notamment en ce qui a trait à sa capacité de s’acquitter de ses obligations actuelles et à leur pertinence au regard des conditions prévalant sur le marché. Une telle évaluation permet de mettre en lumière les possibilités en termes de modernisation, de rehaussement de l’efficacité énergétique et de conformité réglementaire.

5.        Atténuation des risques – Une analyse complète de la maturité peut aider une organisation à identifier ses risques éventuels émanant d’un contexte d’instabilité des marchés, de changements réglementaires ou d’inefficiences opérationnelles. En s’appuyant sur cette approche proactive, elle peut élaborer des stratégies d’atténuation assurant la protection de ses actifs immobiliers et de sa performance financière.

6.        Pérennisation – Une organisation qui procède à une évaluation complète peut recueillir les informations dont elle a besoin pour pérenniser son portefeuille immobilier et sa fonction immobilière. Qu’il s’agisse de s’adapter aux tendances du marché, aux changements technologiques ou à l’évolution des besoins des employés, une évaluation de la maturité mène à l’obtention d’une feuille de route grâce à laquelle une organisation peut rester concurrentielle, tout en conservant sa capacité d’adaptation.

Quelle est la principale leçon à retenir?

Une évaluation de la maturité du portefeuille et de la fonction immobilière permet non seulement de recueillir des informations exploitables dans une optique d’amélioration opérationnelle, mais également d’aligner stratégiquement les biens immobiliers sur les priorités stratégiques élargies, d’améliorer les initiatives de durabilité et d’atténuer les risques, ce qui, en fin de compte, favorise la génération de valeur à long terme, ainsi que la prise de décisions stratégiques éclairées quant à la vente ou à la réaffectation d’actifs.

Étape 2 – Tirer le meilleur parti des technologies émergentes pour réaliser des gains d’efficacité opérationnelle

Une fois qu’une organisation s’est dotée d’une stratégie à l’égard de son empreinte immobilière et qu’elle a optimisé cette dernière, c’est au niveau de chacun de ses actifs que réside la deuxième possibilité de réaliser des gains d’efficacité additionnels. Le marché de l’immobilier d’entreprise est en voie de transformation. Soumis aux effets de la modification des normes ESG et des exigences de conformité, d’une part, il subit d’autre part les répercussions découlant de l’évolution des exigences des utilisateurs finaux, qui sont en quête de meilleurs locaux et d’un plus grand éventail de commodités. À cela s’ajoute le fait que les compressions de coûts font l’objet d’une attention accrue de la part du public.

Les tendances récentes se traduisent par une redéfinition des attentes en matière d’immobilier :

1.        Exigences à l’égard de l’expérience employé et de l’expérience utilisateur

• Évolution de l’environnement de travail – Les espaces de travail collaboratifs doivent être conçus de façon à pouvoir prendre en charge divers modes de fonctionnement et environnements de travail hybrides (p. ex., le modèle WeWork).
• Commodités de qualité supérieure – On assiste actuellement à une hausse de la demande de commodités haut de gamme telles que les centres de conditionnement physique, les garderies sur place et les services de restauration gastronomique, qui se traduisent par une augmentation de la satisfaction des employés et le recrutement des meilleurs talents.
• Amélioration du bien-être – L’offre de conditions d’éclairage, de climatisation et d’occupation plus personnalisées permet d’améliorer le confort des locataires, tout en contribuant à la réalisation de gains d’efficacité énergétique. Les équipes d’EY prônent grandement l’application d’une approche centrée sur l’humain. Cette approche consiste essentiellement à faire preuve d’empathie envers vos gens, en vous mettant à leur place afin de mieux comprendre leurs particularités et en élaborant des stratégies, des structures et des politiques RH adaptées à leurs besoins particuliers.

2.        Exigences d’efficacité opérationnelle

• Prise de décisions axée sur les données – Grâce à l’accessibilité en temps réel de données cohérentes, fiables et normalisées à l’échelle des portefeuilles d’actifs et des indices de référence, les gestionnaires d’installations disposent d’une vue globale de la performance immobilière. Le recours à l’analytique facilite davantage le repérage des inefficiences, l’utilisation optimale des sources d’énergie, ainsi que la planification des besoins de maintenance et la répartition des ressources selon une approche proactive.
• Économies de coûts et durabilité – L’adoption de la domotique permet une gestion proactive des installations, ce qui peut mener à la réalisation d’économies substantielles. Qui plus est, cette technologie va dans le sens des objectifs ESG, car elle favorise la réduction de l’empreinte environnementale de votre organisation. Par exemple, les systèmes domotiques peuvent permettre une adaptation dynamique des conditions de chauffage et de climatisation en fonction du niveau d’occupation des locaux, ce qui se traduit par une réduction considérable de la consommation énergétique.
• Équipes internes vs établissement de partenariats stratégiques avec des tiers – Deux tendances opposées sont actuellement présentes sur le marché :
  • Tendance générale – Externalisation de la gestion immobilière auprès de sociétés de services professionnels de gestion d’installations, aux fins de la réalisation de gains d’efficacité à l’échelle d’un portefeuille et de l’optimisation des coûts.
  • Tendance de pointe – Aspiration d’entreprises utilisatrices à fournir des expériences de premier plan dans leurs immeubles, dont elles avaient précédemment externalisé les activités de gestion auprès de tiers, mais qu’elles souhaitent maintenant internaliser de façon à avoir la possibilité d’offrir des services plus personnalisés et de meilleure qualité, sur lesquels elles peuvent exercer un contrôle accru.

3.        Facteurs ESG

• Conformité – L’augmentation des préoccupations en matière d’écoblanchiment incite à porter davantage attention à la performance de chaque actif, car celle‑ci influe sur la capacité d’une organisation d’atteindre ses cibles et ses objectifs.
• Résilience face aux changements climatiques – Outre les obligations d’information particulières et les progrès à réaliser par rapport aux objectifs et cibles ESG qui prévalent actuellement, les changements climatiques posent des défis pour les actifs individuels : en raison de l’accroissement de la durée et de l’intensité des vagues de chaleur, de l’augmentation de l’ampleur des inondations et de la hausse de la fréquence des feux de forêt entraînant une aggravation de la pollution atmosphérique, il s’avère nécessaire de réévaluer les stratégies de renforcement de la résilience de chaque actif face à de tels changements. 

Quelle est l’incidence de toutes ces tendances sur le portefeuille immobilier d’une organisation?

Les technologies immobilières et l’accessibilité à des données fiables et cohérentes en sont venues à constituer un fondement essentiel qui favorise l’efficacité opérationnelle, l’amélioration de l’expérience utilisateur et la conformité ESG des immeubles. L’élargissement de ces capacités à l’ensemble d’un portefeuille fait en sorte que les gestionnaires d’installations sont davantage en mesure de détecter les inefficiences, d’optimiser la consommation énergétique et de répondre proactivement aux besoins de maintenance.

Les systèmes domotiques permettent également de disposer d’un énorme volume de données qui facilitent l’analyse des tendances, l’analyse comparative de la performance, la modélisation de scénarios, la planification proactive et une meilleure répartition des ressources. Tout cela peut vous aider à prendre des décisions éclairées, à faire des économies de coûts et à renforcer la durabilité de votre organisation.

Il s’avère toutefois que toutes les organisations publiques ne procèdent pas à une évaluation des possibilités d’adoption à court terme de nouvelles technologies. Trois obstacles majeurs ont généralement pour effet de ralentir le processus de décision à cet égard.

• Manque de transparence quant à l’état actuel du portefeuille immobilier et aux principaux indicateurs clés de performance (voir ci‑dessus la rubrique Étape 1 – Procéder à une évaluation objective de la maturité du portefeuille immobilier et de la fonction immobilière).
• Idée reçue selon laquelle l’adoption d’une nouvelle technologie serait très coûteuse. À vrai dire, cela dépend du type de technologie et de solution envisagé. Par exemple, les équipes d’EY travaillent en collaboration avec KODE Labs, dont elles utilisent la plateforme domotique éprouvée qui est axée sur la maximisation du capital investi. C’est ce qui leur donne la possibilité d’intégrer et de visualiser l’ensemble des systèmes et des données accessibles, tout en facilitant l’analyse de l’état actuel du portefeuille immobilier, de même que la détermination de l’écart par rapport à l’état cible. Cette méthode a fait ses preuves, reposant sur une approche rentable qui tire parti de l’expérience et du bagage de compétences des deux entreprises aux fins de l’obtention de résultats véritablement uniques, quantifiables et axés sur la génération de valeur.
• Crainte que l’organisation ne soit pas en mesure de s’adapter au changement. C’est l’obstacle qui est le plus sous‑estimé. Une organisation qui adopte une nouvelle technologie doit s’assurer qu’elle s’appuie dès le départ sur des processus et un modèle opérationnel adéquats (voir ci‑dessus la rubrique Étape 1 – Procéder à une évaluation objective de la maturité du portefeuille immobilier et de la fonction immobilière). Néanmoins, même une fois que toutes ces conditions sont satisfaites, la gestion du changement joue un rôle déterminant dans la promotion de nouveaux changements, ce qui requiert une attention et des efforts constants de la part des équipes respectives.

Qu’il s’agisse de réaliser des gains d’efficacité sur les plans de la consommation énergétique, de l’exploitation, de la production de rapports ou de la main‑d’œuvre, ou encore d’améliorer globalement l’expérience des occupants, il s’avère qu’à tous ces égards, d’excellents résultats découlent de la collaboration entre l’organisation EY et KODE Labs. Une organisation qui souhaite accroître la valeur associée à l’exploitation de ses immeubles, à la gestion de ses installations et à la qualité des données doit se doter d’une approche technologique adaptée à ses propres objectifs opérationnels et aux indicateurs clés de la performance de son portefeuille immobilier.

Pour y arriver, elle doit garder à l’esprit les considérations suivantes :

1.        Alignement clair des objectifs organisationnels et de l’étendue des services – Autrement dit, vous devez évaluer l’état actuel de l’empreinte immobilière de votre organisation, de même que les indicateurs clés de sa performance opérationnelle, de façon à pouvoir repérer les possibilités d’amélioration. Dès lors, vous êtes prêt à soumettre votre organisation à une analyse permettant de la comparer à ses pairs, en prenant en compte les pratiques de pointe. Tout cela peut servir à l’élaboration d’un aperçu opérationnel correspondant à l’état actuel, de façon à mettre en lumière les possibilités d’obtention rapide de résultats et à définir les objectifs stratégiques à atteindre.

2.        Conception d’une méthode de mise en œuvre et d’adaptation du processus de transformation – C’est alors qu’un tel plan d’action prend tout son sens. Il consiste essentiellement à baliser la voie vers la réussite. Il s’agit notamment d’identifier les équipes de soutien à la mise en œuvre, de même que de déterminer les modalités de personnalisation des résultats d’analyse, de suivi des progrès et de production de rapports.

3.        Établissement des contrôles de la gouvernance et gestion proactive des risques – Vous ne pouvez pas mettre en œuvre une technologie sans avoir préalablement identifié les risques susceptibles de s’y rattacher. Avant de se doter d’une nouvelle technologie, une fonction immobilière doit passer en revue l’incidence qu’elle pourrait avoir sur les processus de gestion de ses installations, ses niveaux de dotation en personnel et ses capacités. Elle doit donc élaborer un cadre de prestation de services.

4.        Parachèvement d’un cadre d’exécution et mise en œuvre d’une solution technologique – Pour bien des organisations, l’exploitation novatrice d’une technologie peut représenter un véritable changement d’étape. C’est pourquoi la gestion du changement revêt une importance aussi déterminante pour en assurer la réussite globale. Lorsque vous disposerez de la version définitive de votre cadre d’exécution, vous devrez établir un plan de gestion du changement portant notamment sur son appropriation au moyen d’un bureau de gestion de projet. Vous serez ainsi en mesure d’analyser des rapports pilotes, de communiquer de la rétroaction, de vous adapter en temps réel et d’accompagner vos ressources humaines au fil de l’exécution du processus de transformation, aussi bien sur le plan stratégique que dans un esprit d’empathie. Un tel processus d’évaluation ne prend pas fin à l’entrée en service d’une nouvelle technologie. Après sa mise en œuvre, vous devez aussi disposer de modalités de suivi, de gestion et de communication du changement.

Quelle est la principale leçon à retenir?

L’adoption en bonne et due forme d’une technologie immobilière adaptée à vos besoins est le principal facteur qui vous permet d’exploiter plus efficacement votre portefeuille immobilier, de satisfaire aux exigences ESG, et d’améliorer l’expérience de vos employés et des autres utilisateurs de vos biens immobiliers. Bien que certaines parties prenantes considèrent qu’il s’agit d’un processus coûteux et laborieux, les avantages qui en découlent surpassent largement les difficultés qui s’y rattachent. Des équipes d’EY ont constaté que des cas d’utilisation de certaines solutions technologiques permettent de rentabiliser en moins de 12 mois les investissements réalisés, tandis que la réduction des coûts opérationnels peut être de l’ordre de 15 % à 20 %, selon l’envergure du portefeuille immobilier.

Comment les équipes d’EY peuvent vous aider