Avis sur la protection des données à caractère personnel – Outils Digital Interview, CodeVue, et HireVue Cognitive Assessment

1. Introduction

Le présent avis sur la protection des données à caractère personnel vise à décrire les pratiques appliquées par EY à l’égard des outils Digital Interview et CodeVue (collectivement l’« outil ») en ce qui a trait à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont des données à caractère personnel sont traitées et conservées dans l’outil. Le présent avis doit être lu conjointement avec l’Énoncé sur la protection des données à caractère personnel publié sur ey.com, et, en cas d’incompatibilité avec ce dernier, les dispositions du présent avis auront préséance. Veuillez lire attentivement le présent avis sur la protection des données à caractère personnel.

2. Qui gère l’outil?

« EY » désigne une ou plusieurs des sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited (« EYG »), lesquelles sont toutes des entités juridiques distinctes et peuvent déterminer de leur propre chef les finalités et les moyens de traitement des données (c.‑à‑d., agir à titre de responsables du traitement des données ou à un autre titre analogue). L’entité qui agit à titre de responsable du traitement des données (ou à un autre titre analogue) en fournissant l’outil dans lequel vos données à caractère personnel seront traitées et conservées est :

• pour le personnel d’EY, l’entité EY qui vous emploie;
• pour le personnel de tiers (y compris des clients d’EY), la société locale membre du réseau EY avec laquelle le tiers est en relation.

Vous trouverez une liste des sociétés locales membres du réseau EY et de leurs affiliés dans l’Énoncé sur la protection des données à caractère personnel publié sur ey.com.

Les responsables du traitement des données que vous fournissez peuvent les partager avec d’autres sociétés membres d’EYG (voir la rubrique 6 « Qui peut accéder à vos données à caractère personnel? » ci‑après) vos données à caractère personnel dans l’outil.

L’outil est hébergé en externe par Amazon Web Services (AWS) dans la région Est des États‑Unis, les sauvegardes étant effectuées dans d’autres installations d’Amazon aux États‑Unis.

3. De quelle façon l’outil traite‑t‑il les données à caractère personnel?

L’outil comporte trois types de fonctionnalités : (1) entrevue numérique (Digital Interview), (2) évaluation de codage (CodeVue) et (3) évaluations cognitives (HireVue Cognitive Assessment). Toutes les fonctionnalités servent à faciliter le processus de recrutement à l’aide d’un logiciel d’entrevue vidéo ou en ligne. Celui‑ci permet à EY de procéder au processus d’entrevue et d’évaluation vous concernant en remplaçant de longs formulaires de demande d’emploi ou questionnaires de présélection et de réduire la nécessité de mener le processus habituel d’entrevues en personne et de se déplacer pour effectuer les tests, tout en maintenant des interactions directes et une prise de décision humaine. Digital Interview est utilisé pour mener des entrevues numériques en ligne, CodeVue est destiné aux évaluations de codage, ce qui permet aux recruteurs de sélectionner objectivement des talents dans le domaine du codage et de la programmation, et HireVue Cognitive Assessment sert à évaluer vos capacités cognitives.

Vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées comme suit :

• Afin d’évaluer le caractère adéquat de votre candidature
• Afin de conserver des données conformément aux exigences en matière de conservation et de protection des données pour de futures possibilités d’embauche

EY invoque le principe suivant pour légitimer le traitement de vos données à caractère personnel dans l’outil :

Pour les candidats : Nous traitons vos données à caractère personnel selon votre consentement. La communication de vos données à caractère personnel à EY est facultative. Toutefois, si vous ne les communiquez pas, en tout ou en partie, nous pourrions ne pas être en mesure de réaliser les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps.

La communication de vos données à caractère personnel à EY est facultative (ce qui inclut, pour éviter tout doute, la communication de votre image et votre image vidéo). Toutefois, si vous ne les communiquez pas en tout ou en partie, nous pourrions ne pas être en mesure de réaliser les finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Pour les membres du personnel d’EY : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel. L’intérêt légitime spécifique poursuivi est la gestion des ressources humaines d’EY, y compris les évaluations du rendement et le recrutement. Toutefois, les enregistrements faits dans certaines juridictions nécessiteront votre consentement, que nous obtiendrons au préalable. 

4. Quels types de données à caractère personnel sont traités dans l’outil?

L’outil peut traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• votre prénom;
• votre nom;
• votre courriel;
• votre ID de demande (RequestID) individuel;
• votre voix;
• votre image;
• vos images vidéo;
• les résultats de tests montrant vos talents et capacités cognitives en vue du déploiement de CodeVue et de HireVue Cognitive Assessment;
• l’adresse IP de votre ordinateur;
• d’autres informations qui peuvent être communiquées au cours de l’entrevue, notamment votre parcours professionnel, le nom de vos collègues, votre formation, vos passe‑temps et champs d’intérêt ainsi que des informations sur vos habiletés et votre personnalité (vos forces et faiblesses, entre autres). 

Ces données proviennent d’autres systèmes d’EY (GRMS – Yello et SuccessFactors (SF) Recruitment) ou sont fournies directement par vous‑même.

5. Données à caractère personnel sensibles

Les données à caractère personnel sensibles d’une personne s’entendent notamment de l’origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, de l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé et des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

Les données à caractère personnel sensibles suivantes sont collectées et traitées dans l’outil aux fins de la fonction Digital Interview :

L’outil utilise des images vidéo qui contiennent des éléments de données à caractère personnel sensibles, comme un enregistrement vidéo de vous, vos nom et prénom, vos antécédents professionnels, vos passe‑temps et vos intérêts. Vous pouvez décider de parler ou d’aborder des sujets portant sur des catégories de données à caractère personnel sensibles; toutefois, l’interviewer ne posera pas de questions sur des sujets portant sur de telles catégories de données.

L’outil comprend également une zone de texte libre où vous pouvez rédiger une réponse à une question. Bien que cette zone de texte libre n’ait pas été conçue pour y consigner des données à caractère personnel sensibles, vous pouvez inscrire de telles données dans votre réponse.  Veuillez noter qu’aucune des questions ne vous demande directement d’indiquer votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, ou des données concernant votre santé.

L’outil ne demande pas ni ne recueille intentionnellement de données à caractère personnel sensibles vous concernant, et il ne vous sera pas demandé de fournir pareilles données.  Toutefois, lors de l’utilisation de l’outil pour effectuer des entrevues vidéo, remplir des formulaires ou consigner des réponses écrites, vous pouvez choisir de fournir des informations vous concernant qui constituent des données à caractère personnel sensibles.  Si vous fournissez des données à caractère personnel sensibles, que ce soit par vidéo ou par écrit lorsque vous remplissez une zone de texte libre, vous reconnaissez que ces données sont enregistrées et recueillies par l’outil, et vous consentez à leur collecte, traitement et conservation. À l’exception des informations demandées dans le cadre de cette évaluation (par exemple, prénom, nom, courriel, renseignements sur vos emplois précédents), veuillez ne pas inscrire d’autres informations pouvant être considérées comme confidentielles. Veuillez également ne pas inscrire de données à caractère personnel sensibles, telles que décrites dans la première phrase de la présente rubrique.

Qui peut accéder à vos données?

Les personnes/équipes suivantes accèdent à vos données à caractère personnel dans l’outil :

Recruteurs, gestionnaires procédant à l’embauche et administrateurs de système – des autorisations seront accordées à d’autres membres du personnel d’EY en fonction du poste qu’ils occupent. Par exemple, si un poste dans l’équipe de juricomptabilité est annoncé, un membre de cette équipe pourrait être invité à mener l’entrevue, et il aura accès à vos données à caractère personnel. Tata Consultancy Services (« TCS »), Caption First et IBM, des fournisseurs externes, auront également accès à l’outil.

Les droits d’accès détaillés ci-dessus donnent lieu au transfert de données à caractère personnel dans diverses juridictions (y compris des juridictions ne faisant pas partie de l’Union européenne) dans lesquelles EY exerce des activités (la liste des bureaux d’EY et de leur emplacement figure à l’adresse https://ey.com/fr_ca/locations). Vous trouverez un aperçu des entités du réseau EY qui fournissent des services aux clients externes, en cliquant ici (site ey.com UK) (voir la section 2 « About EY – View a list of EY member firms and affiliates »). EY traitera vos données à caractère personnel dans l’outil selon les lois et la réglementation professionnelle applicables dans votre juridiction. Les transferts de données à caractère personnel au sein du réseau d’EY sont régis par les propres règles d’entreprise contraignantes d’EY.

Nous transférons ou communiquons les données à caractère personnel que nous collectons aux prestataires de services tiers (et à leurs filiales et sociétés affiliées) que nous retenons pour soutenir nos processus accessoires internes. Par exemple, nous retenons les services de prestataires pour fournir, gérer et soutenir notre infrastructure informatique (comme la gestion des identités, l’hébergement, l’analyse de données, la sauvegarde, la sécurité et les services de stockage infonuagique) et pour le stockage et la destruction sécuritaire de nos dossiers papier. Nous avons pour politique de ne faire appel qu’à des prestataires de services tiers qui sont tenus de maintenir des niveaux adéquats de protection des données, de sécurité et de confidentialité, et qui se conforment aux exigences légales applicables aux transferts de données à caractère personnel en dehors du pays dans lequel elles ont été initialement collectées.

Dans la mesure où les données à caractère personnel ont été anonymisées de telle manière qu’elles ne permettent plus de vous identifier ou d’identifier votre appareil d’une manière raisonnable, ces données seront traitées comme étant des données à caractère non personnel et les modalités du présent avis ne s’y appliqueront pas.

Pour les données collectées dans l’Espace économique européen (l’« EEE ») ou qui se rapportent à des personnes physiques se trouvant dans l’EEE, EY exige un mécanisme de transfert approprié dans la mesure requise pour se conformer au droit applicable. Le transfert des données à caractère personnel de l’outil à IBM est régi par une entente conclue entre EY et IBM qui prévoit des clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne.

7. Conservation des données

EY a pour politique de conserver des données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites à la rubrique « De quelle façon l’outil traite-t-il vos données à caractère personnel? ». Les durées de conservation varient d’un pays à l’autre et sont fixées conformément aux obligations professionnelles et réglementaires locales en la matière.

Afin de satisfaire à ses obligations professionnelles et légales, d’établir, d’exercer ou de défendre les droits que lui confère la loi, et à des fins archivistiques et historiques, EY doit conserver des informations pendant de longues périodes.

Les politiques et procédures en matière de conservation des données à caractère personnel prévoient que les données dans l’outil seront effacées après une période d’inactivité de trois (3) ans de l’utilisateur. Si vous voulez en savoir davantage au sujet de la période de conservation applicable à vos données à caractère personnel, veuillez communiquer avec votre représentant d’EY habituel.

Des journaux d’accès de l’utilisateur sont conservés pendant trois (3) ans.

Vos données à caractère personnel seront conservées conformément aux dispositions légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel. Au terme de la période de conservation prévue, vos données à caractère personnel seront supprimées. Pour en savoir plus, téléchargez l’aperçu de notre politique de conservation des données (PDF – en anglais seulement).

8. Sécurité

EY protège la confidentialité et la sécurité des informations qu’elle obtient dans le cadre de ses activités. L’accès à ces informations est limité, et les politiques et procédures en place visent à éviter une perte, un usage abusif et une divulgation inadéquate desdites informations. Vous trouverez des informations complémentaires concernant notre approche en matière de protection des données et de sécurité de l’information dans votre brochure La protection de vos données (PDF - en anglais seulement) de 2024.

9. Vérification de vos données à caractère personnel

EY ne transférera pas vos données à caractère personnel à des tiers (autres que les parties externes indiquées à la rubrique 6 ci‑dessus) à moins que vous ne nous y autorisiez ou que la loi ne nous y oblige.

10. Vos droits relativement aux données à caractère personnel

Selon la juridiction concernée, vous pourriez avoir certains droits à l’égard de vos données à caractère personnel, comme :

• de vous enquérir des données à caractère personnel vous concernant qui sont traitées par EY ou d’accéder à celles‑ci;
• obtenir la rectification de vos données à caractère personnel, par exemple, si elles sont incomplètes ou inexactes;
• de limiter le traitement de données à caractère personnel, ou de vous y opposer, ou de demander l’effacement des données;
• de recevoir une copie des données à caractère personnel que vous avez fournies à EY, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ce qu’on appelle le droit à la « portabilité des données ») que vous pourriez vouloir réutiliser pour vos propres besoins;
• de retirer votre consentement dans les cas où vous avez fourni votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel;
• le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de protection des données (voir la rubrique « Réclamations »);
• si vous avez des questions sur la manière dont EY gère vos données à caractère personnel ou à propos de vos droits à l’égard de vos données à caractère personnel, veuillez envoyer un courriel à l’équipe de protection des données de votre bureau.

11. Plaintes

Si vous craignez un manquement aux lois sur la protection de la vie privée ou à toute autre réglementation, vous pouvez communiquer avec le leader mondial, Protection des données, d’EY, Bureau du directeur des affaires juridiques, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Royaume‑Uni, données envoyer un courriel à l’équipe de protection des données ou encore communiquer avec votre représentant EY habituel. Un leader, Protection des données, d’EY étudiera votre plainte et vous renseignera sur la façon dont elle sera traitée et réglée.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont EY a réglé votre plainte, vous pourriez avoir le droit de vous adresser à l’autorité de protection des données de votre pays. Vous pourriez également avoir le droit de vous adresser à un tribunal compétent.

Certaines sociétés membres du réseau EY situées dans des pays hors de l’Union européenne et du Royaume‑Uni ont désigné des représentants établis respectivement sur le territoire de l’Union européenne et au Royaume‑Uni pour agir pour leur compte lorsqu’elles entreprennent des activités de traitement de données à l’égard desquelles le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (UE) et/ou le règlement sur la protection des données du Royaume‑Uni (UK GDPR) s’appliquent. Vous trouverez de plus amples informations et les coordonnées de ces représentants ci‑dessous :

Représentant désigné à la protection des données pour l’Union européenne.

Représentant désigné à la protection des données pour le Royaume‑Uni

12. Pour nous joindre

Si vous avez d’autres questions ou préoccupations, veuillez communiquer avec votre représentant EY habituel ou envoyer un courriel à l’équipe de protection des données.

13. Reconnaissance et consentement

En cochant la case « Oui, j’accepte » ci‑après, vous acceptez et consentez à ce que vos données à caractère personnel soient traitées et utilisées de la façon prévue dans le présent avis sur la protection des données à caractère personnel. Vous avez le droit de retirer votre consentement ou de vous opposer au traitement ultérieur de vos données à caractère personnel à tout moment en communiquant avec votre représentant d’EY habituel ou en envoyant un courriel à l’équipe de protection des données.