Låt inte Covid-19 öka riskerna för ekonomiska oegentligheter

Sällan eller aldrig har företag runt om i världen sett en så snabb ökning av de risker som påverkar dem negativt, som under de senaste två månaderna. Förutom de risker som påverkar företagen direkt, i form av till exempel kraftigt sjunkande intäkter, leverantörer som exempelvis går i konkurs, så ökar även riskerna för ekonomiska oegentligheter.

I
princip över en natt ändrades verkligheten för företag i många branscher, den oerhört snabba minskningen i bokningar på hotell och flygbolag, minskade eller avbokade beställningar i tillverkningsindustrin, är bara några av orsakerna som ledde till både till permitteringar och varsel om uppsägningar i hittills aldrig skådad omfattning. De som fortfarande behövde arbeta hänvisades till arbete hemifrån i stor utsträckning. Detta i sin tur innebär att företag och organisationers risker för ekonomiska oegentligheter har ökat.

Flera tjänstemän som tidigare arbetat dagligen med att upprätthålla en god intern kontroll har antingen blivit permitterade eller fått delvis andra arbetsuppgifter, då färre anställda i tjänst har inneburit en annan prioritering av arbetsuppgifter än tidigare.

I denna artikel vill vi belysa några av de risker som vi anser att kraftigt har ökat sedan utbrottet av Covid-19

• I samband med att företag kortsiktigt fokuserar på dess överlevnad finns det risk till att företagens normala kontrollmekanismer förbigås eller åsidosätts
• Många företag har inte samma säkerhetslösningar för informationsteknik vid hemarbete som vid arbete på den normala arbetsplatsen
• Störningar i leverantörskedjan kan leda till att nya leverantörer behöver tas in i verksamheten med kort varsel, utan att tillräckliga bakgrundsundersökningar görs av de nya leverantörerna
• Vi har redan sett att den typen av bluffakturor som normalt brukar dyka upp i semestertider, har börjat ankomma till företag, och det finns risk att de betalas om det finns brister i den interna kontrollen
• Kunder som inte har för avsikt att betala för beställda varor, det finns en risk att företag i glädjen att erhålla nya orders, inte genomför tillräckliga kreditkontroller. Dessutom finns det risker att kunder som var väl så kreditvärdiga i början av 2020 nu har hamnat i ett läge med stora likviditetsbrister
• Hos både individer och företag som förlorat pengar p.g.a. Covid-19 ökar drivkrafterna för ett beteende som gör att riskerna för ekonomiska oegentligheter ökar

Nedan följer exempel på vad företag och organisationer kan göra för att hantera dessa ökade risker

• Upprätta en beredskapsplan för att hantera ogynnsamma händelser och driftsstörningar
• Säkerställ att behörighet till företagens infrastruktur och system uppdateras i samband med personalförändringar, både de som beror på uppsägningar och de som är hänförliga till omorganisationer
• Genomför bakgrundskontroller på nya leverantörer och samarbetspartner, samt kunder. Var särskilt observant för förändringar i kreditvärdighet
• Uppdatera kreditvärderingarna för era kunder
• Var skeptisk till fakturor från nya/okända leverantörer samt fakturor som inte kommer genom det normala flödet. Var särskilt försiktig för instruktioner om betalningar som kommer via e-post, inklusive de som kommer från interna sändare. Är du helt säker på vem som verkligen begärt betalningen. Verifiera alltid betalningsanmodan som görs via telefon.

Vi har full förståelse för att det behöver fattas många svåra beslut inom företag och organisationer i dessa tider, men om inte nödvändiga resurser allokeras till att säkerställa en god intern kontroll, så är risken stor att bristerna leder till ytterligare ekonomiska skada.