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Étude de cas
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Étude de cas

Le parcours grâce auquel Bayer est devenue un partenaire privilégié en matière d’essais cliniques

La société pharmaceutique souhaitait améliorer ses relations avec les sites d’essais cliniques et promouvoir l’adoption des pratiques sectorielles de pointe.

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Comment Bayer est-elle devenue un partenaire privilégié en matière d’essais cliniques?

L’entreprise pharmaceutique Bayer, un chef de file du secteur, souhaitait améliorer ses interactions avec les sites d’essais cliniques et promouvoir l’adoption des pratiques sectorielles de pointe.

Personne-ressource locale : Raj Saxena, associé et leader du groupe national Sciences de la vie, EY Canada

Après avoir rencontré des difficultés liées à ses processus et à son calendrier de gestion des sites d’essais cliniques, Bayer a procédé à un examen complet de ces processus et relevé des améliorations à apporter aux modalités de paiement des sites, en en faisant une question prioritaire. En ce qui concerne les relations avec les commanditaires de ses sites, la gestion des paiements a une incidence considérable sur le partenariat et l’activité des sites. La gestion de processus de facturation complexes, le suivi de l’état des paiements auprès des commanditaires et le rapprochement des paiements sont autant d’activités qui empiètent sur un emploi du temps qui pourrait être mieux utilisé s’il était consacré davantage au recrutement de patients et à la réalisation de travaux de recherche.

Aux États‑Unis, Bayer a relevé des possibilités d’améliorer l’efficacité, la ponctualité et l’exactitude du traitement des paiements, de façon à renforcer ses relations avec les sites, favoriser la prise de décisions plus éclairées et contribuer à la réalisation de son objectif de devenir un partenaire privilégié des sites d’essais cliniques. À terme, ces améliorations apportées aux modalités de paiement des sites étaient axées sur la réduction du fardeau administratif de Bayer et de ses partenaires cliniciens, ainsi que sur l’amélioration du processus de clôture de ses études.

L’entreprise a sollicité le soutien d’Ernst & Young LLP (EY États‑Unis) dans la transformation de ses méthodes de facturation et de paiement visant les sites d’essais cliniques. Bayer s’est attaquée aux trois principaux aspects problématiques que voici :

  1. La dépendance à l’égard de processus manuels ‑ En l’état, les processus de Bayer reposaient sur l’exécution de tâches manuelles, souvent dédoublées, consistant à procéder à un rapprochement entre les activités des sites d’essais cliniques, d’une part, et les contrats et budgets initiaux, d’autre part.
  2. Le manque de transparence – Le suivi et la communication de l’état des factures et des paiements reposant sur diverses sources de données occasionnaient des difficultés additionnelles dans le processus visant à assurer le traitement exact des paiements et à permettre aux sites d’essais cliniques de procéder rapidement au rapprochement de leurs remboursements.
  3. L’incohérence dans la détermination des délais de paiement ‑ Globalement, le temps et les efforts supplémentaires requis aux fins du processus faisaient courir à Bayer le risque de retards dans l’envoi des relevés de paiement. En outre, il s’avérait souvent difficile pour les sites d’essais cliniques de décrypter les informations présentées sur ces relevés.

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Une solution de paiement pour sites axée sur la rationalisation des processus et la réduction des coûts

La société américaine Bayer Healthcare et EY États‑Unis ont procédé au déploiement du programme ASPIRE (Automated Site Payments and Invoice Resolution).

Après avoir procédé à un examen approfondi des processus de Bayer et analysé les objectifs correspondant à l’état futur souhaité, nous avons eu recours au programme ASPIRE (Automated Site Payments and Invoice Resolution) pour aider l’entreprise à surmonter les défis s’offrant à elle sur quatre fronts :

  1. Efficacité des processus ‑ Réduire les inefficiences constatées dans la gestion des sites de Bayer et ultimement, en parallèle, dans la gestion des autres sites et des cliniques
  2. Satisfaction dans les sites ‑ Mettre en œuvre un processus de traitement exact et opportun des paiements et réduire le nombre de différends en matière de paiements de façon à accroître le niveau de satisfaction dans les sites
  3. Transparence ‑ Permettre la production en temps réel de rapports plus transparents sur la facturation et l’état des paiements des sites
  4. Affectation de ressources ‑ Recourir aux services de tiers et à l’analytique de paiements afin d’obtenir des gains d’efficacité, grâce à l’élimination des tâches manuelles et des dédoublements d’efforts
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Des innovations se traduisant par l’amélioration de l’expérience patient dans le cadre des essais cliniques

Les sites d’essais cliniques bénéficient d’un environnement de collaboration avec l’entreprise pharmaceutique qui leur inspire davantage confiance.

Grâce au programme ASPIRE, Bayer et ses partenaires de sites d’essais cliniques peuvent désormais faire l’expérience d’un processus d’essais cliniques accéléré et rationalisé. Entre autres améliorations, aux États‑Unis, le délai moyen de traitement des paiements que Bayer doit aux sites a pu être ramené de 75 jours à moins de 35 jours. L’entreprise a pu ainsi respecter facilement ses échéances de paiement et accroître le niveau de satisfaction des médecins et des sites participant à ses essais cliniques. En réduisant le fardeau administratif associé à ses processus de traitement des paiements, Bayer a pu continuer de se concentrer sur la promotion des innovations.

Les résultats obtenus mettent en évidence le haut rendement des investissements que l’entreprise a réalisés aux États‑Unis, dans l’expectative de la publication prochaine de données à l’échelle mondiale :

+ de 75 %

réduction du nombre de questions et de différends en lien avec des problèmes de paiement

+ de 55 %

réduction de la durée du cycle de traitement des paiements dus aux sites

+ de 80 %

réduction du nombre de gabarits requis pour la production de rapports et l’établissement de prévisions

+ de 90 %

réduction du nombre d’heures consacré chaque mois, par étude et par ressource, à la prise en charge des processus de traitement des paiements

Comme l’affirme Mark Ryan, directeur de la gestion des sites de Bayer aux États‑Unis : « Les partenaires et les patients peuvent compter sur les pratiques exemplaires que Bayer applique dans les études qu’elle parraine. » Grâce à l’automatisation de ses processus, Bayer a pu réaliser des gains d’efficacité et des économies de coûts. Ultimement, il s’agit d’un facteur de différenciation sur le marché qui se traduit par une amélioration de son service à la clientèle. Tandis qu’elle continue d’agir de façon à s’acquitter de son engagement à devenir un partenaire privilégié, Bayer fait en sorte que ses sites d’essais cliniques puissent se concentrer sur le plus important, à savoir favoriser l’accès à des thérapies de pointe et redynamiser la prestation des soins aux patients.

Contributeur : Salman Shah, principal, Consultation ‑ Conception des activités, et responsable de la R&D dans le secteur des soins de santé, Ernst & Young LLP