Politique en matière de protection des renseignements personnels d’Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L.

EY a à cœur le respect de la vie privée. Nous reconnaissons et respectons le droit de chacun à sa vie privée et sommes conscients de notre obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels.

La présente Politique en matière de protection des renseignements personnels s’applique à EY dans le cadre de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels s’inscrivant dans ses activités commerciales.Ces normes s’ajoutent à ses obligations professionnelles de confidentialité habituelles à l’égard de tous les renseignements relatifs à ses clients, conformément aux règles établies par les ordres de comptables professionnels agréés.Aux fins des présentes, « EY », la « Société » ou « nous » désigne Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. et les autres sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited au Canada.

EY ne recueille, n’utilise ou ne communique aucun renseignement personnel, sauf aux fins d’exercer ses activités de prestation de services professionnels à ses clients.EY se réserve le droit de modifier en tout temps les modalités de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels, et pareilles modifications prennent effet sur-le-champ, sauf indication contraire.

La protection des renseignements personnels

EY recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément à toutes les lois applicables et aux dix principes suivants, qui reflètent ceux énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).

Constituent des renseignements personnels les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable, notamment les renseignements relatifs à sa race, à son origine ethnique, à son âge, à sa religion, à sa situation de famille, à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels, à ses opérations financières, ainsi que son adresse, son numéro de téléphone et les identificateurs numériques comme le numéro d’assurance sociale.N’en font pas partie le nom, la fonction, l’adresse et le numéro de téléphone au travail d’un employé d’une organisation.

Les dix principes en matière de protection des renseignements personnels

1. Responsabilité
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
3. Consentement
4. Limitation de la collecte
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
6. Exactitude
7. Mesures de sécurité
8. Transparence
9. Accès aux renseignements personnels
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

1. Responsabilité

EY a la responsabilité des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné un chef de la protection des renseignements personnels devant s’assurer du respect de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels par la Société. Le chef de la protection des renseignements personnels peut, à l’occasion, désigner une ou plusieurs autres personnes d’EY pour agir en son nom.Le chef de la protection des renseignements personnels peut être joint aux adresses suivantes :

Chef de la protection des renseignements personnels
Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L.
Ernst & Young Tower
100 Adelaide Street West
Toronto (Ontario)
M5H 0B3

EYCanada.Privacy.Officer@ca.ey.com

EY demeure également responsable des renseignements personnels qui ont été confiés à un tiers à des fins de traitement.Nous pouvons transmettre des renseignements personnels, notamment pour le stockage de données ou pour la prestation de services administratifs, à des tiers qui n’en feront aucune utilisation indépendante.Par la voie de dispositions contractuelles ou autrement, la Société exigera que lesdites parties s’engagent à mettre en œuvre, à l’égard des renseignements personnels, des mesures de protection d’un degré comparable à celles instaurées par EY.

Les politiques et pratiques d’application des principes et procédures établis dans la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels d’EY englobent :

a) des procédures pour protéger les renseignements personnels; b) des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements ainsi que pour y donner suite; et
c) de la formation et de l’information sur les politiques et pratiques d’EY pour les membres du personnel.

EY surveillera constamment le respect des politiques et procédures énoncées dans la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

EY déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.Les renseignements personnels doivent être recueillis, utilisés ou communiqués par EY à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.Si EY veut utiliser des renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins non précisées antérieurement, elle précisera les nouvelles fins auxquelles elle les destine à la personne à laquelle les renseignements personnels se rapportent avant de les utiliser ainsi, sauf dans la mesure permise ou exigée par la loi.

3. Consentement

Sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas, EY obtiendra le consentement de la personne concernée pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels.Pour que le consentement soit valable, EY veillera à ce que la personne soit informée des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués et à ce que les fins en question soient énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière ils le seront.

Selon les circonstances et la nature des renseignements, la forme du consentement et la manière de l’obtenir peuvent aller du consentement écrit explicite au consentement implicite.EY tiendra aussi compte de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne concernée pour déterminer la forme du consentement et la manière de l’obtenir.

Nous ne recueillerons, n’utiliserons ou ne communiquerons des renseignements personnels sans consentement que dans les cas où la loi le permet ou l’exige.Par exemple, chercher à obtenir le consentement de la personne concernée pourrait aller à l’encontre du but visé si les renseignements sont recueillis en vue de détecter et de prévenir une fraude.

Sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat, les personnes peuvent retirer leur consentement en tout temps, en transmettant un préavis raisonnable à EY. EY informera la personne concernée des éventuelles conséquences d’un tel retrait.

4. Limitation de la collecte

EY ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminéesElle procédera de façon honnête et licite, et ce, uniquement à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

EY n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne le permette.EY n’utilisera ou ne communiquera des renseignements personnels qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.EY utilise généralement les renseignements personnels concernant ses clients à des fins honnêtes et légitimes se rapportant à la prestation de services professionnels, dont l’obtention et l’exécution de directives des clients, les communications avec les clients et la présentation de comptes rendus aux clients, la facturation et la comptabilité, ainsi que la prévention des fraudes, autres activités illégales et erreurs.Pour parvenir à ces fins honnêtes et légitimes, elle peut à l’occasion communiquer des renseignements personnels sur ses clients à des sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited, à des organismes gouvernementaux, à des organismes de réglementation ou à d’autres tiers qui réaliseront des services pour le compte d’EY aux fins exposées dans la présente rubrique.

EY conserve les renseignements personnels pendant la période nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis et conformément à ses politiques en matière de conservation des documents.Ces politiques tiennent compte des règles déontologiques régissant la pratique de la profession d’expert-comptable et de toutes les exigences légales ou réglementaires applicables.EY détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n’a plus besoin aux fins précisées, et ce, de façon sécuritaire et conformément à ses politiques en matière de conservation des documents.

6. Exactitude

EY déploiera des efforts pour veiller à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.La Société ne mettra pas systématiquement à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis.

7. Mesures de sécurité

EY prendra des mesures raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Les mesures de sécurité correspondront au degré de sensibilité des renseignements personnels.

Les méthodes de protection comprendront :

a) des moyens matériels (par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux);
b) des mesures administratives (par exemple des autorisations sécuritaires et des politiques régissant l’accès aux renseignements); et
c) des mesures techniques (par exemple l’usage de mots de passe et du chiffrement).

8. Transparence

EY fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.Toutes les demandes se rapportant à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels ou aux pratiques de gestion des renseignements personnels de la Société seront acheminées au chef de la protection des renseignements personnels.

9. Accès aux renseignements personnels

EY informera toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter, sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas.Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels dont EY a la gestion et d’y faire apporter les corrections appropriées.

D’autres droits pourraient s’appliquer à l’égard des données personnelles visées par le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne. Consultez les règles d’entreprise contraignantes (« REC ») d’EY pour obtenir plus de renseignements, y compris l’annexe 2 des REC portant sur les demandes d’accès à l’information.

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toutes les demandes se rapportant à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels ou aux pratiques de gestion des renseignements personnels d’EY doivent être acheminées à notre chef de la protection des renseignements personnels de la manière prévue au paragraphe 1). Nous informerons les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de nos procédures relatives aux plaintes. EY fera enquête sur toutes les plaintes.Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et de nos pratiques au besoin.