Avis sur la protection des données à caractère personnel du site de recrutement de Yello

Mai 2021

1. Introduction

Le présent avis sur la protection des données à caractère personnel vise à décrire les pratiques suivies par EY à l’égard de l’application Yello (l’« outil ») en ce qui a trait à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées et conservées dans l’outil. Le présent avis doit être lu conjointement avec l’Énoncé sur la protection des données à caractère personnel publié sur ey.com, et, en cas d’incompatibilité avec ce dernier, les dispositions du présent avis auront préséance. Veuillez lire attentivement le présent avis sur la protection des données à caractère personnel. 

2. Qui gère l’outil?

« EY » désigne une ou plusieurs des sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited (« EYG »), lesquelles sont toutes des entités juridiques distinctes qui peuvent déterminer de leur propre chef les finalités et les moyens de traitement des données (c.-à-d., agir à titre de responsables du traitement des données ou à un autre titre analogue). L’entité qui agit à titre de responsable du traitement des données (ou à un autre titre analogue) en fournissant l’outil dans lequel vos données à caractère personnel seront traitées et conservées est EY Global Services Limited, qui exploite l’outil en vertu d’une licence accordée par RECSOLU, Inc., faisant affaire sous le nom de Yello, 55 E. Monroe, bureau 3600, Chicago (Illinois), 60603 (États-Unis). EY Global Services Limited partage avec d’autres sociétés membres d’EYG les données à caractère personnel que vous versez dans l’outil (voir la rubrique 6 « Qui peut accéder à vos données à caractère personnel? » ci-après).

L’outil est hébergé sur des serveurs d’Amazon Web Services en Irlande et à Francfort.

3. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel?

L’outil est un système infonuagique qui aidera les équipes Talents d’EY à mieux soutenir la Société, en plus d’appuyer les efforts de recrutement universitaire d’EY. L’outil compte deux fonctions : i) servir d’outil de recrutement pour la présentation de demandes d’emploi; et ii) servir de bassin de candidats pour les postes à pourvoir.

Si vous êtes un candidat, vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées aux fins suivantes:

  • Création d’un compte
  • Ouverture d’une session dans Yello
  • Envoi d’invitations aux activités de recrutement universitaire et gestion de ces activités
  • Présentation de demandes d’emploi
  • Réalisation d’entrevues numériques
  • Évaluation des demandes d’emploi
  • Gestion de la fidélisation des candidats et de la communication avec les candidats (par exemple, courriels marketing à l’intention des candidats qui ont choisi de faire partie du bassin de talents)
  • Sélection de candidats pour l’embauche
  • Planification d’entrevues
  • Communication de compte rendu après l’entrevue.

Dans le cas des données non sensibles, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel. Les intérêts légitimes spécifiques poursuivis sont les suivants:

  • La gestion des ressources humaines, notamment les évaluations du rendement et le recrutement
  • L’efficacité des pratiques de recrutement d’EY, notamment l’établissement d’un réservoir de main-d’œuvre, le recrutement, la sélection et l’embauche.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant en vous fondant sur les intérêts légitimes susmentionnés.

Nous traiterons vos données à caractère personnel sensibles selon votre consentement. La communication de vos données à caractère personnel à EY est facultative. Toutefois, si vous ne les communiquez pas, en tout ou en partie, nous pourrions ne pas être en mesure de réaliser les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps.

Si vous êtes un utilisateur d’EY, vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées aux fins suivantes:

  • Création d’un compte
  • Ouverture d’une session dans Yello
  • Création de demandes d’ouverture de postes et d’activités
  • Envoi d’invitations aux activités de recrutement universitaire et gestion de ces activités
  • Réalisation d’entrevues numériques
  • Évaluation des demandes d’emploi
  • Gestion de la fidélisation des candidats et de la communication avec les candidats
  • Sélection de candidats pour l’embauche
  • Planification d’entrevues
  • Communication de compte rendu après l’entrevue
  • Désignation d’intervieweurs.

Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel. Les intérêts légitimes spécifiques poursuivis sont les suivants:

  • La gestion des ressources humaines, notamment les évaluations du rendement et le recrutement
  • L’efficacité des pratiques de recrutement d’EY, notamment l’établissement d’un réservoir de main-d’œuvre, le recrutement, la sélection et l’embauche.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant en vous fondant sur les intérêts légitimes susmentionnés.

Si vous êtes un responsable du recrutement universitaire, vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées aux fins suivantes:

  • Création d’un compte
  • Ouverture d’une session dans l’outil
  • Envoi d’invitations aux activités de recrutement universitaire et gestion de ces activités
  • Traitement possible des données durant le processus de sélection de candidats pour l’embauche.

Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel. Les intérêts légitimes spécifiques poursuivis sont les suivants:

  • La gestion des ressources humaines, notamment les évaluations du rendement et le recrutement
  • L’efficacité des pratiques de recrutement d’EY, notamment l’établissement d’un réservoir de main-d’œuvre, le recrutement, la sélection et l’embauche.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant en vous fondant sur les intérêts légitimes susmentionnés.

4. Quels types de données à caractère personnel sont traités dans l’outil?

Si vous êtes un candidat, l’outil traite les catégories de données à caractère personnel suivantes:

  • Informations figurant dans le profil du candidat (nom, coordonnées, formation, curriculum vitæ, langues parlées, préférences géographiques, emplacement, poste auquel il a postulé / poste offert, informations sur la diversité, photographie)
  • Informations sur le candidat dans le cadre d’une demande d’emploi spécifique, informations obtenues lors de l’entrevue (notamment les entrevues vidéo/enregistrées) et de l’évaluation, informations en fonction des exigences réglementaires ou opérationnelles propres au pays
  • Données à caractère personnel sensibles (origine raciale ou ethnique, données concernant la santé, données concernant l’orientation sexuelle, identifiants gouvernementaux tels que le numéro de passeport, les informations sur le visa et le numéro de la pièce d’identité nationale)
  • Des données relatives aux condamnations pénales seront collectées, mais seulement sous la forme d’un « oui » ou d’un « non ». Aucune autre information sur les condamnations pénales ne sera traitée.

Ces données proviennent des sources suivantes:

  • D’associés, d’employés ou de sous-traitants d’EY (dans le cadre d’une recommandation)
  • De SuccessFactors / Employee Central
  • De SF Recruiting
  • Des candidats eux-mêmes
  • Des données d’évaluation extraites d’autres outils d’EY, comme CappFinity, Saville, Pymetrics et HireVue.

Si vous êtes un utilisateur d’EY, l’outil traite les catégories de données à caractère personnel suivantes:

  • Coordonnées de l’utilisateur (nom, courriel, numéro de téléphone, adresse)
  • Données organisationnelles (emplacement, entité juridique d’EY, service)
  • Renseignements aux fins du processus d’authentification unique

Ces données proviennent des sources suivantes:

  • D’associés, d’employés ou de sous-traitants d’EY, ainsi que de vous-même
  • De SuccessFactors / Employee Central
  • De SF Recruiting.

Si vous êtes un responsable du recrutement universitaire, l’outil traite les catégories de données à caractère personnel suivantes:

  • Nom, courriel, titre, numéro de téléphone, département du collège / de l’université.

Ces données proviennent des sources suivantes:

  • De vous-même
  • Des sites Web du collège / de l’université ou directement du collège / de l’université.

5. Données à caractère personnel sensibles

Les données à caractère personnel sensibles d’une personne s’entendent notamment de l’origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, de l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé et des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

Si vous êtes un candidat, les données à caractère personnel sensibles suivantes sont collectées et traitées dans l’outil:

Yello traite les données à caractère personnel sensibles suivantes, conformément à la réglementation locale:

  • Origine raciale et ethnique
  • Données concernant la santé
  • Données concernant l’orientation sexuelle
  • Identifiants gouvernementaux tels que le numéro de passeport, les informations sur le visa et le numéro de la pièce d’identité nationale
  • Données relatives aux condamnations pénales (veuillez noter que seule une réponse sous la forme de « oui » ou « non » est enregistrée dans l’outil relativement aux condamnations pénales. Aucune autre information sur ces condamnations pénales n’est enregistrée).

Si vous êtes un utilisateur d’EY ou un responsable du recrutement universitaire, EY ne recueille pas intentionnellement de données à caractère personnel sensibles vous concernant au moyen de l’outil, et ce n’est pas la visée de l’outil de traiter pareilles informations.

6. Qui peut accéder à vos données à caractère personnel?

Les personnes/équipes suivantes auront accès à vos données à caractère personnel dans l’outil:

Catégorie d’utilisateurs Emplacement Finalités Accès Nombre
Employés, associés et sous-traitants d’EY À l’échelle mondiale Recommander d’autres personnes pour des emplois et faire office d’approbateurs ad hoc.
  • Accès en mode écriture avec la possibilité de créer une demande d’ouverture de postes à approuver.
  • Accès en mode écriture pour ajouter des recommandations. 
  • Capacité d’approuver les demandes d’ouverture de postes qui leur sont envoyées.
  • Accès aux données à caractère personnel seulement après avoir obtenu le titre de gestionnaire procédant à l’embauche d’EY.
  • Accès en mode lecture et écriture aux données à caractère personnel des autres utilisateurs d’EY (p. ex. pour désigner des intervieweurs).
  • Accès en lecture seule aux données à caractère personnel des responsables du recrutement universitaire.
Environ 2 000 utilisateurs (au total) pourraient avoir accès aux données à caractère personnel, mais cela dépendra des variations régionales, des types d’activités d’embauche et des fluctuations saisonnières. Seuls les utilisateurs autorisés ayant une raison professionnelle valable auront accès aux données à caractère personnel dans Yello.

Gestionnaires procédant à l’embauche d’EY

À l’échelle mondiale

S’acquitter des tâches relatives à ce rôle et prendre la décision relative à l’embauche. 

  • Accès en lecture seule aux données à caractère personnel des candidats et capacité de consulter les demandes d’ouverture de postes et d’approuver les offres d’emploi pour les demandes d’ouverture de postes à l’égard desquelles ils sont indiqués comme gestionnaires procédant à l’embauche.
  • Accès en mode lecture et écriture aux données à caractère personnel des autres utilisateurs d’EY (p. ex. pour désigner des intervieweurs).
  • Accès en lecture seule aux données à caractère personnel des responsables du recrutement universitaire.

100 000 utilisateurs (au total), dont un nombre maximal de 4 auront accès aux données à caractère personnel pour une demande d’ouverture de postes donnée.

Recruteurs

À l’échelle mondiale

Gérer le processus global d’établissement d’un réservoir de main-d’œuvre, de recrutement, de sélection et d’embauche.

  • Accès en lecture seule aux demandes d’ouverture de postes, aux données à caractère personnel des candidats ainsi qu’aux informations sur les offres pour les emplois pour lesquels ils recrutent.
  • Dans le cadre du processus de sélection, capacité d’écrire des notes sur la performance d’un candidat.
  • Accès en mode lecture et écriture aux données à caractère personnel des autres utilisateurs d’EY (p. ex. pour désigner des intervieweurs).
  • Accès en lecture seule aux données à caractère personnel des responsables du recrutement universitaire.

1800 utilisateurs (au total), dont un nombre maximal de 10 auront accès aux données à caractère personnel pour une demande d’ouverture de postes donnée.

Recruteurs, Services partagés – Talents, et coordonnateurs du recrutement

À l’échelle mondiale (propres aux Services partagés – Talents : Canada, Pologne, Inde, Philippines, Afrique du Sud, Belgique et Pays-Bas, Chine, Royaume-Uni)

Soutenir le processus de recrutement en s’acquittant des rôles de l’équipe Transactions, Talents / des administrateurs

  • Accès en lecture seule aux demandes d’ouverture de postes, aux données à caractère personnel des candidats ainsi qu’aux informations sur les offres pour les demandes d’ouverture de postes qui leur ont été attribuées.
  • Accès en mode lecture seule aux données à caractère personnel des autres utilisateurs d’EY (p. ex. pour désigner des intervieweurs).
  • Accès en lecture seule aux données à caractère personnel des responsables du recrutement universitaire.

1350 utilisateurs (au total). Le nombre de recruteurs, Services partagés – Talents, et de coordonnateurs du recrutement varie d’une région à l’autre, mais toutes ces personnes n’auront accès aux données à caractère personnel que pour la région visée par leurs services. Des directives internes sont en place pour limiter l’accès aux données à caractère personnel par les utilisateurs de cette catégorie.

Super-utilisateurs responsables de la recherche de candidats

À l’échelle mondiale

Fournir un soutien en matière d’établissement d’un réservoir de main-d’œuvre / de recrutement (p. ex., trouver des candidats potentiels pour divers rôles, fournir un soutien aux entrevues)

  • Accès en mode lecture et écriture aux demandes d’ouverture de postes, aux données à caractère personnel des candidats ainsi qu’aux informations sur les offres pour les demandes d’ouverture de postes qui leur ont été attribuées.
  • Accès en mode lecture et écriture aux données à caractère personnel des autres utilisateurs d’EY.
  • Accès en mode lecture et écriture aux données à caractère personnel des responsables du recrutement universitaire.

150 (soit un nombre limité d’utilisateurs dans 150 pays)

Équipe mondiale de soutien au système

Canada, Inde, Nouvelle‑Zélande, États-Unis, Pologne

Fonction accordée à un nombre limité de personnes chez EY pour superviser et gérer l’outil à l’échelle mondiale, y compris superviser les activités de soutien et de déploiement de SF Recruiting.

  • Plein accès aux données à caractère personnel, aux données du système et aux fonctionnalités requises pour offrir des services de soutien relativement au système.

9

Équipe mondiale de communication de l’information

États-Unis, Inde, Pologne

Fournir un soutien mondial en matière de communication de l’information. Générer et gérer des rapports pour l’ensemble des données.

  • Accès en lecture seule aux données à caractère personnel anonymisées dans la mesure nécessaire à l’élaboration de rapports à l’échelle mondiale. Autorisation de créer et de générer des rapports.

 8

Candidats

À l’échelle mondiale

Permettre aux personnes de manifester leur intérêt pour EY et de postuler tout poste vacant.

  • Accès à leurs propres données à caractère personnel seulement afin de créer, de modifier et de supprimer des données sur leur profil de candidat. Capacité de postuler toutes les offres d’emploi publiées par EY.
  • Accès en lecture seule aux données à caractère personnel des utilisateurs d’EY (p. ex., nom de leurs intervieweurs).

Inconnu

Personnel de soutien de Yello

États-Unis

À titre de fournisseur, offrir des services de soutien relativement au système, au besoin. 

  • Accès administrateur aux données à caractère personnel, aux données du système et aux fonctionnalités requises pour offrir des services de soutien relativement au système.

3 à 5

Tata Consulting Services (« TCS »)

Mexique, Inde

Offrir des services de soutien relativement au système

  • Accès en mode lecture, écriture, modification et suppression à l’ensemble des données à caractère personnel versées dans l’outil. Accès à un éventail de capacités dans le centre d’administration.

~30

Les droits d’accès détaillés ci-dessus donnent lieu au transfert de données à caractère personnel dans diverses juridictions (y compris des juridictions ne faisant pas partie de l’Union européenne) dans lesquelles EY exerce des activités (la liste des bureaux d’EY et de leur emplacement figure à l’adresse https://www.ey.com/fr_ca/locations). Vous trouverez un aperçu des entités du réseau EY qui fournissent des services aux clients externes, en cliquant ici (voir la section 1 « About EY – View a list of EY member firms and affiliates »). EY traitera vos données à caractère personnel dans l’outil selon les lois et la réglementation professionnelle applicables dans votre juridiction. Les transferts de données à caractère personnel au sein du réseau EY sont régis par les propres règles d’entreprise contraignantes d’EY.

Nous transférons ou communiquons les données à caractère personnel que nous collectons aux prestataires de services tiers (et à leurs filiales et sociétés affiliées) que nous retenons pour soutenir nos processus accessoires internes. Par exemple, nous retenons les services de prestataires pour fournir, gérer et soutenir notre infrastructure informatique (comme la gestion des identités, l’hébergement, l’analyse de données, la sauvegarde, la sécurité et les services de stockage infonuagique) et pour le stockage et la destruction sécuritaire de nos dossiers papier. Nous avons pour politique de ne faire appel qu’à des prestataires de services tiers qui sont tenus de maintenir des niveaux adéquats de protection des données, de sécurité et de confidentialité, et qui se conforment aux exigences légales applicables aux transferts de données à caractère personnel en dehors de la juridiction dans laquelle elles ont été initialement collectées.

Dans la mesure où les données à caractère personnel ont été anonymisées de telle manière qu’elles ne permettent plus de vous identifier ou d’identifier votre appareil d’une manière raisonnable, ces données seront traitées comme étant des données à caractère non personnel et les modalités du présent avis ne s’y appliqueront pas.

Pour les données collectées dans l’Espace économique européen (l’« EEE ») ou qui se rapportent à des personnes physiques se trouvant dans l’EEE, EY exige un mécanisme de transfert approprié dans la mesure requise pour se conformer au droit applicable. Le transfert des données à caractère personnel de l’outil à RECSOLU, Inc., faisant affaire sous le nom de Yello, et de l’outil à TCS, est régi par une entente conclue entre EY et le prestataire de services qui prévoit des clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne.

7. Conservation des données

EY a pour politique de conserver des données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites à la rubrique « Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel? ». Les durées de conservation varient d’un pays à l’autre et sont fixées conformément aux obligations professionnelles et réglementaires locales en la matière.

Afin de satisfaire à ses obligations professionnelles et légales, d’établir, d’exercer ou de défendre les droits que lui confère la loi, et à des fins archivistiques et historiques, EY doit conserver des informations pendant de longues périodes.

Les politiques et/ou procédures pour la conservation des données à caractère personnel dans l’outil sont les suivantes:

8. Sécurité

EY protège la confidentialité et la sécurité des informations qu’elle obtient dans le cadre de ses activités. L’accès à ces informations est limité, et les politiques et procédures en place visent à éviter une perte, un usage abusif et une divulgation inadéquate desdites informations. Vous trouverez des informations complémentaires concernant notre approche relative à la protection des données et à la sécurité de l’information dans notre brochure La protection de vos données (PDF – en anglais seulement.

9. Contrôle de vos données à caractère personnel

EY ne transférera pas vos données à caractère personnel à des tiers (autres que les parties externes indiquées à la rubrique 6 ci-dessus) à moins que vous ne nous y autorisiez ou que la loi ne nous y oblige.

Vous avez légalement le droit de vous enquérir des données à caractère personnel qu’EY détient à votre sujet.

Pour obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non dans l’outil, pour accéder à celles-ci dans l’outil, ou pour retirer votre consentement (s’il y a lieu), communiquez avec votre représentant EY habituel ou faites-en la demande par courriel à l’équipe de protection des données.

10. Opposition, rectification, effacement, limitation de traitement ou portabilité des données

Vous pouvez confirmer que vos données à caractère personnel sont exactes et à jour. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ou obtenir la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ou une copie de celles-ci sur un support facilement transportable en communiquant avec votre représentant EY habituel ou en en faisant la demande par courriel à l’équipe de protection des données.

11. Plaintes

Si vous craignez un manquement aux lois sur la protection de la vie privée ou à toute autre réglementation, vous pouvez communiquer avec le leader mondial, Protection des données, d’EY, Bureau du directeur des affaires juridiques, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Royaume-Uni, envoyer un courriel à l’équipe de protection des données ou encore communiquer avec votre représentant EY habituel. Un leader, Protection des données, d’EY étudiera votre plainte et vous renseignera sur la façon dont elle sera traitée et réglée.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont EY a réglé votre plainte, vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des données de votre pays. Vous pouvez également vous adresser à un tribunal compétent.

Certaines sociétés membres du réseau EY situées dans des pays hors de l’Union européenne ont désigné un représentant pour agir pour leur compte lorsqu’elles effectuent des activités de traitement de données à l’égard desquelles le Règlement général sur la protection des données s’applique. Vous trouverez de plus amples informations et les coordonnées de ces représentants ici.

12. Communiquez avec nous

Si vous avez d’autres questions ou préoccupations, veuillez communiquer avec votre représentant EY habituel ou envoyer un courriel à l’équipe de protection des données.