Réinventer le milieu de travail avec une approche en deux étapes

Une approche en deux étapes qui soutient un retour physique au travail et qui combine transition et transformation aidera les entreprises au cours de la phase de reprise et au‑delà.

Écrit par Darryl Wright, associé délégué, Services consultatifs, Gens, EY Canada

Le processus de réouverture des bureaux est parsemé de possibilités que peuvent saisir les entreprises pour repenser et redéfinir leurs activités en prévision de l’avenir. La sécurité et le bien-être devraient être les principales priorités des leaders qui s’adaptent à cette transition, mais pas les seules par contre. Une approche en deux étapes qui combine transition et transformation aidera les entreprises au cours de la phase de reprise et au‑delà.

Définir une approche en deux étapes

La première étape porte entièrement sur la transition et la gestion des risques associées au retour du personnel dans les bureaux et couvre la santé et la sécurité des employés et des clients et la résilience opérationnelle. La deuxième étape, la transformation, consiste à réimaginer la façon dont l’organisation exercera ses activités dans un monde post-pandémie. Ces étapes doivent progresser ensemble pour que l’une et l’autre se déroulent correctement. Pour y arriver, les organisations doivent les mettre en œuvre simultanément. C’est à ce stade‑ci qu’un modèle de centre opérationnel stratégique a son rôle à jouer. Un centre opérationnel stratégique (parfois nommé centre de commandement) est une fonction centralisée qui examine continuellement les données sur les employés, la santé financière et l’environnement de l’entreprise pour planifier les mesures à prendre suivantes.

Redéfinir les activités par l’entremise du centre opérationnel stratégique

Un changement efficace et efficient repose sur le centre opérationnel stratégique, dont les membres se situent à divers échelons de l’entreprise et proviennent de différentes fonctions. Le centre opérationnel stratégique permet ce qui suit :

• Établir les impératifs liés à la main‑d’œuvre, en plus de mettre au point et d’intégrer les plans d’action visant à concilier ces impératifs. Ils comprennent la planification de la main‑d’œuvre, l’expérience des employés, la santé et la sécurité, l’état de préparation lié à l’engagement de la main‑d’œuvre, etc.
• Identifier, évaluer et alléger toute activité ou tout événement qui pourrait engendrer des risques ou dommages évitables à l’entreprise.
• Contribuer à la mise en place de directives pour le milieu de travail qui soient conformes aux exigences en matière de santé et de sécurité, évaluer l’état de préparation du milieu de travail et s’assurer de cet état de préparation.
• Comprendre les changements apportés aux règlements et directives, passer en revue les conséquences juridiques et les risques qui y sont liés et intervenir auprès des parties prenantes externes.

En quelque sorte, le centre opérationnel stratégique sert de point central pour l’organisation d’un ensemble complexe de pièces en mouvement. Il permet aux membres de la direction de gérer les risques et la responsabilité associés au retour dans un environnement de travail physique pendant la phase d’intégration des changements. Le modèle assure également un engagement des parties prenantes concernées, au moment approprié, afin de coordonner les interventions apportées en réponse aux facteurs externes et internes tandis que les conditions découlant de la pandémie changent ou évoluent.

Utiliser le modèle pour des communications et interactions constantes.

La communication est essentielle pour assurer le succès d’un retour physique au travail dans toute organisation, particulièrement quand on ajoute une transformation à la transition. Le centre opérationnel stratégique est le principal canal de communication pour intervenir auprès des parties prenantes internes et externes, le forum utilisé par la direction pour définir le sujet, le moyen et le moment des communications.

Bien sûr, même si une bonne communication descendante est essentielle pour démontrer du leadership et s’assurer que le personnel se conforme aux pratiques, aux protocoles et aux politiques en vue d’une transition sécuritaire, le centre opérationnel stratégique permet aussi à chaque membre du personnel de faire remonter des informations à la direction. Des commentaires sur la préparation des espaces de travail, sur les préoccupations liées à la santé et sur le bien-être des membres du personnel sont essentiels pour bien réussir la transition et la transformation.

Tandis que les organisations en sont au tout début de leur reprise, elles doivent pouvoir compter sur leur capacité de prévoir les nouvelles manifestations de disruptions inattendues. La clé sera de pouvoir compter sur une stratégie alliant flexibilité et agilité pour améliorer la résilience et la flexibilité nécessaires pour protéger les gens et les activités. La capacité à mettre en place un processus de prise de décision rapide, efficace et éclairé permettra non seulement aux leaders d’être à l’écoute, de se conformer et d’agir en réponse au contexte en évolution rapide de la COVID‑19, mais aussi de marquer la différence entre une reprise réussie ou une reprise ratée.

Pour en savoir plus

Que conseillez-vous aux leaders qui cherchent à mener une transition digne de confiance et une transformation axée sur l’avenir pendant et après la pandémie? Pour en savoir davantage, visitez l’adresse ey.com/fr_ca/covid-19.