Tänk att du har 4–5 bolag samtidigt på ditt skrivbord. Du sitter med bolag nr 1 för stunden och granskar leverantörsfakturor som kunden på ett ärligt talat ologiskt sätt sorterat i en halvtrasig pärm. Rätt som det är så plingar det till i Teams-chatten, det är någon som undrar om allt är klart för review* på bolag nr 2. Du har inte superkoll på just det bolaget och behöver lämna det du gör på bolag nr 1 för att se hur långt du kommit i bolag nr 2. Du ser över bolag nr 2 och svarar kollegan, men precis innan du hunnit skriva klart så ringer kunden från bolag nr 4 och undrar om mejlet du skickade för 4(!!) dagar sedan.
* Review innebär att en kollega med längre erfarenhet ser igenom granskningsarbetet som en extra kontroll att allt är rätt gjort.
Ja, du förstår nog att det lätt kan bli för mycket i dessa lägen. Speciellt för en som glömde oändligt många jackor och ryggsäckar på landets alla idrottshallar och kapprum som liten. Nu undrar du om det finns någon lösning på detta? Troligtvis inte, men lite små hacks finns garanterat. Har jag då hittat dom alla? Nej, detta är egentligen ett rop på hjälp, så sitter du inne med en lösning, hit me up!!
Vilka är då dessa hacks?
1. Gyllene tider mellan 06.00–08.00
Jo, dels är det att komma in på kontoret olagligt tidigt. Jag vet att jag tjatat om det förut, men fördelen är att man får 1–2 timmar helt ostört arbete utan plingande Teams-chattar eller telefonsamtal från kunder. Du kan alltså få mycket gjort, samtidigt som du blastar hörlurarna med just din favoritmusik (Gyllene tider?), utan att behöva stänga av och fråga ”oj, sa du något” så fort någon kollar åt ditt håll.
Detta hack räknar såklart med att resten av kontoret inte är morgonpigga, i så fall får du nog justera och bli en kvällsperson.
Inser nu att jag låter som Petter Stordalen som gärna går upp vid typ 03.00 och samtidigt twittrar ”Jeg elsker mandager”. Nackdelen med detta hack är såklart att man somnar i soffan 20.45, medan sambon plöjer igenom tre avsnitt på serien ni ser ”tillsammans”.
2. OneNote, postit-lappar och to do-lists
Alla tre fyller egentligen samma funktion. Du kan skriva ner saker att komma ihåg, men nej, av någon anledning så kör jag på alla tre. Antagligen inte optimalt för övrigt. Hur som helst så är OneNote ett program som rakt av ger dig ett tomt ark, här är det egentligen ditt jobb att ordna struktur. Fördelen med detta program framför postit-lappen är att du enkelt kan slänga in bilder som förenklar för ditt framtida jag att förstå vad tusan du vill säga med ”Justera CRA och ändra i PECF”.
Ett annat dokument som förtjänar att lyftas fram är Excel. Här kan vi exempelvis rada upp alla fastighetsbolag i en koncern, och justera hur det går på varje bolag, samtidigt som övriga kollegor i realtid kan se varandras ändringar. Detta då excelarket är uppe i molnet(?).
Postit-lappar är ju bara bäst. Undrar om det någonsin går att ersätta dessa rosagulablåa små lapparna. Dessa används flitigt för att markera upp exempelvis en viss sida i något fysiskt köpeavtal. Samtidigt kan du skriva en förklaring till varför du markerat just denna sida. Det är egentligen inte svårare än så.
To do-list. Ja, detta är ju rena drömmen för en som älskar att ”bocka för” saker. Här kan du fritt justera vad du ska göra under dagen. Ett extra hett tips är att skriva extremt onödiga saker emellanåt, som typ ”starta datorn”, bara av den enkla anledningen att du då kan checka av ytterligare en grej från listan och känna dig effektiv.
