Formen för rapporten m.m.
Ersättningsrapporten ska vara en särskilt upprättad rapport som ska publiceras på bolagets hemsida senast tre veckor före årsstämman. Rapporten ska finnas på hemsidan i minst tio år räknat från årsstämman.
Det finns inga särskilda krav i aktiebolagslagen på i vilket format informationen ska presenteras. Informationen kan beskrivas både med text och i tabellform.
EU-kommissionen har aviserat att de kommer utfärda riktlinjer, som är icke-bindande, för ett standardiserat format för ersättningsrapporten. Dessa riktlinjer finns ännu endast i utkastform.
Godkännande av rapporten på årsstämman
Ersättningsrapporten ska läggas fram för godkännande av aktieägarna på stämman.
Bolagets revisor ska i enlighet med 8 kap. 54 § aktiebolagslagen senast tre veckor före årsstämman lämna ett skriftligt, undertecknat yttrande till styrelsen om huruvida de riktlinjer som avses i 51 § och som har gällt sedan föregående årsstämma har följts. Om riktlinjerna enligt revisorns mening inte har följts, skall skälen för denna bedömning framgå. Revisorn ska, som en del av granskningsinsatsen, ta del av styrelsens ersättningsrapport.
Kodens krav på att styrelsen till varje årsstämma ska ta fram en redovisning av resultatet av utvärderingen av riktlinjerna har tagits bort, mot bakgrund av att det i praktiken ersätts med ersättningsrapporten.
Förslag till riktlinjer ska läggas fram på årsstämman när det finns behov av ändringar, dock minst var fjärde år. Det innebär att styrelsen inte behöver lägga fram förslag till riktlinjer för ersättning vid årsstämman 2021, såvida det inte finns behov av ändringar.
Årsredovisningen
Förvaltningsberättelsen ska innehålla de senast beslutade ersättningsriktlinjerna. Bolaget kan välja att istället lägga dessa i ersättningsnoten (se 6 kap. 1a§ årsredovisningslagen. Vidare ska förvaltningsberättelsen, i förekommande fall, innehålla styrelsens förslag till riktlinjer inför kommande årsstämma. Eftersom styrelsen inte behöver föreslå riktlinjer till varje årsstämma, utan vid behov av ändringar och minst var fjärde år, behöver således förvaltningsberättelsen endast innehålla förslaget i den mån sådant har lämnats.
Reglerna i 5 kap. 40-44 §§ årsredovisningslagen om upplysningskrav över lön och personalkostnader är oförändrade. Enligt Ersättningsreglerna ska ersättningsrapporten hänvisa till var i årsredovisningen de uppgifter som ska lämnas enligt 5:40-44 årsredovisningslagen finns.
Kollegiet för bolagsstyrning –
Regler om ersättningar till ledande befattningshavare och om incitamentsprogram
Den 1 januari 2021 trädde Kollegiets regler om ersättningar till ledande befattningshavare och om incitamentsprogram i kraft (benämns ovan Kollegiets Ersättningsregler). Reglerna ersätter tidigare självregleringen om ersättningar och incitamentsprogram. Det innebär bl.a. att bestämmelserna kopplat till ersättningsriktlinjer och ersättningsrapporten numera återfinns i Kollegiets Ersättningsregler och dessa regler i Koden har upphört att gälla.
Författare:
Lina Söderström, Lawyer, EY Capital Markets
Den här artikeln är senast uppdaterad den 30 april, 2021.