Föreslagna förändringar i BFL avseende arkivering

Behovet att modernisera bokföringslagen har diskuterats länge. I juni avlämnades ett betänkande som innehåller sådana förslag.

Det har länge förts en diskussion om behov av en översyn av bokföringslagen (199:1078), BFL, framförallt i syfte att modernisera lagen till den teknikutveckling som ägt rum sedan lagens tillkomst. Den 30 juni avlämnades betänkandet Förenklingar för mikroföretag och modernisering av bokföringslagen (SOU 2021:60) som bland annat innehåller förslag till förändringar i BFL.  

Utredningen har bland annat haft till syfte att se över BFLs arkiveringsregler. Även om en total översyn av BFL hade varit att föredra är det ändå positivt att vissa förenklingar föreslås avseende arkivering. Utredningen föreslår bland annat att slopa kravet på arkivering av ursprungsformatet på räkenskapsinformation om den har omvandlats till ett annat format.  

Samhället har förändrats de senaste tjugo åren, vilket är tiden som förflutet sedan nuvarande bokföringslag tillkom. Förändringarna avser bland annat att digitala lösningar i olika sammanhang har ökat drastiskt. Tänk tillbaka på hur ni själva kommunicerade med varandra för tjugo år sedan och om man över huvud taget hade mobiltelefon så var det inte en smartphone. Vi har i princip haft samma regler för den löpande bokföringen och arkivering med mera under dessa tjugo år då vi sett en enorm digital utveckling.   

Vid BFLs tillkomst dominerade pappersfakturor och även om det blir vanligare och vanligare med e-fakturor så förekommer fortfarande papper och det är betungande för företag att arkivera ursprungsformatet.  

Enligt nuvarande bestämmelser är företagen skyldiga att bevara ursprungligt material av räkenskapsinformation även om räkenskapsinformationen har överförts till ett nytt material. Det är inte tillåtet att förstöra det ursprungliga materialet före det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.  

Utredningen föreslår att detta förbud avskaffas och i samband med det föreslås även att bestämmelsen om överföring av räkenskapsinformation ändras genom att kravet på överföring på ett betryggande sätt ersätts med ett krav på att överföringen endast ska få genomföras om den inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Ändringen är avsedd att vara ett förtydligande, snarare än en skärpning, av det nuvarande kravet.  

Enligt en särskild utredning om företagens arkiveringskostnader uppgår de beräknade förenklingsvinsterna till 3,9 miljarder kronor per år om den föreslagna förenklingen går igenom. Det vill säga om avskaffandet av kravet på att bevara materialet i ursprungligt skick i de fall överföring skett till annat format på sådant sätt att det inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. 

Det föreslås även att språket i 7 kap. bokföringslagen moderniseras, bland annat genom att termen maskinläsbart medium ersätts med elektroniska handlingar samt att begreppet mikroskrift utmönstras. Därtill föreslås en modernare och mer konsekvent reglering av former för bevarande innebärande att elektroniska handlingar ska bevaras med sitt ursprungliga informationsinnehåll och format.  

Det är också värt att i sammanhanget nämna att utredningen inte föreslår några lättnader avseende arkivering i ”molnet”.  

Ändringarna föreslås träda i kraft 1 juli 2022. Utredningen har skickats ut på remiss och nästa steg blir att invänta remissvaren och sedan hoppas vi på ett riksdagsbeslut i frågan men än kan det dröja innan, och om, förslaget blir verklighet.