3 min. czytania 10 cze 2020
ey-transfer-obowiazkow-podatkowych

Transfer Obowiązków Podatkowych–kluczowe trendy w organizacji funkcji podatkowej a wpływ COVID-19

Autorzy

Michał Lesiuk

EY Poland, Partner w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Kompleksowo wspiera klientów korporacyjnych. Kieruje działem podatkowym EY w biurach regionalnych w Katowicach, Krakowie i Wrocławiu. Lider Działu Doradztwa dla Branży Motoryzacyjnej w Polsce

Michał Wiącek

Senior Manager w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Doradca podatkowy i doświadczony manager w najsprawniejszym zespole podatkowym na południu kraju. Ekspert od trudnych tematów, który pomaga patrzeć na podatki z najlepszEY strony.

3 min. czytania 10 cze 2020

Dynamiczne zmiany legislacyjne, digitalizacja rozliczeń i kontroli, zmieniają postrzeganie funkcji podatkowej i finansowej w firmach.

Dynamiczne tempo zmian legislacyjnych, postępująca digitalizacja rozliczeń i kontroli, coraz pojemniejsze elektroniczne bazy organów podatkowych, dzięki którym weryfikacja podatnika może być sprawniejsza i bardziej wnikliwa – te wszystkie czynniki powodują, że zmienia się model postrzegania funkcji podatkowej i finansowej w firmach.

Na powyższe nadkładają się jeszcze szczególne okoliczności związane z obecną pandemią, w tym zmiany biegu terminów procesowych czy też składania zeznań i dokumentacji podatkowych. Bierne i konserwatywne przygotowanie raportowania podatkowego już nie wystarczy, by przeprowadzić przedsiębiorstwa przez kryzys spowodowany wirusem COVID-19. Teraz bardziej niż kiedykolwiek ważne jest strategiczne spojrzenie na podatki i sprawne zarządzanie zmianą oraz świadome korzystanie z przepisów, które mogą pomóc firmom zregenerować się po kryzysie. Transfer funkcji podatkowych może być rozwiązaniem, którego takie przedsiębiorstwa teraz szukają. 

Czym jest funkcja podatkowa?

Funkcję podatkową możemy zdefiniować jako zespół czynności oraz narzędzi, które pozwalają informacje biznesowe podatnika (uzyskane od zarządu, działu sprzedaży, logistyki i innych istotnych działów) przetworzyć na zobowiązania podatkowe. Informacją biznesową są konkretne liczby, odzwierciedlające kondycję podatnika w danym momencie. Te same liczby mogą być inaczej interpretowane pod kątem biznesowym, a inaczej pod względem podatkowym. W tym drugim przypadku celem jest określenie zobowiązania podatkowego. Kluczowe jest to, by było ono skalkulowane w sposób niegenerujący istotnego ryzyka, a jednocześnie jak najkorzystniej dla podatnika.

Aby zobrazować funkcję podatkową, można przedstawić ją za pomocą piramidy. Na jej elementy składają się różne czynniki. Podstawę stanowi zarządzanie danymi, monitorowanie zmian (legislacyjnych i praktycznych), koordynacja komunikacji i integracja procesów z biznesem i zewnętrznymi interesariuszami. W dalszej kolejności można wymienić przygotowanie sprawozdawczości podstawowej (w tym w szczególności zeznań podatkowych) oraz sprawozdawczości rozszerzonej, tj. np. dokumentacja związana z cenami transferowymi. 

Elementem funkcji podatkowej jest również zarządzanie ryzykiem (m.in. poprzez wprowadzania stosownych procedur oraz polityk podatkowych), zaawansowane doradztwo bieżące i transakcyjne oraz zarządzanie zmianą.

Te wszystkie elementy wspólnie tworzą całokształt funkcji podatkowej, którą można przekazać do profesjonalnych doradców. Dlaczego jednak przedsiębiorstwa powinny rozważyć transfer obowiązków podatkowych?

Jakie czynniki będą wpływać na decyzję o transferze obowiązków podatkowych?

Kluczowe czynniki, które mogą wpływać na podjęcie decyzji o transferze obowiązków podatkowych to: odpowiedzialność, kadra, koszty i technologie. 

1. Odpowiedzialność

Nieprawidłowości związane z rozliczeniami podatkowymi (i celnymi) spółki mogą skutkować powstaniem po stronie osób odpowiadających za jej rozliczenia sankcjami wynikającymi z Kodeksu  karnego skarbowego (odpowiedzialność osobista). W przypadku braku szczegółowego uregulowania przez spółkę kwestii związanych z zakresem odpowiedzialności oraz właściwego nadzoru w tym zakresie istnieje realne ryzyko pociągnięcia do odpowiedzialności karnej skarbowej całego zarządu i osób zaangażowanych choćby pośrednio w generowanie informacji podatkowej. Aby zminimalizować ryzyko potencjalnych, negatywnych konsekwencji po stronie zarządu, należy przyporządkować określone obowiązki podatkowe i celne do konkretnych pracowników spółki lub przekazać te obowiązki zewnętrznym ekspertom na podstawie właściwie sformułowanych umów.

W sytuacji, gdy podmiot trzeci składa w imieniu podatnika dokumentację podatkową, bierze na siebie nie tylko odpowiedzialność za efekt końcowy wobec klienta, ale również wobec organów podatkowych. W tym miejscu należy odróżnić transfer funkcji podatkowej od tradycyjnego outsourcingu sprawozdawczości podatkowej. Ten ostatni bowiem najczęściej polega na przygotowaniu przez podmiot trzeci zeznań bądź dokumentacji podatkowej (w ramach zakresu konkretnego zlecenia), jednakże bez akceptacji odpowiedzialności za efekt wobec organów (wyrażonej m.in. podpisem pod deklaracją bądź zakresem pełnomocnictwa). Odpowiedzialny względem organów podatkowych pozostaje zatem wyłącznie podatnik.

2. Kadra

Ludzie są najważniejszym zasobem każdej organizacji, a posiadanie odpowiednich pracowników ma kluczowe znaczenie dla rozwiązania wszystkich wyzwań, przed którymi stoją podatnicy. Specjaliści podatkowi coraz częściej muszą wykazywać proaktywność i rozumieć implikacje biznesowe związane z podatkami. Muszą też skutecznie interpretować i szybko reagować na zmieniające się ustawodawstwo, w tym dotyczące dostępnych źródeł finansowania ukierunkowanych złagodzenie skutków ekonomicznych pandemii COVID-19 (w tym rozliczania tej pomocy dla celów podatkowych).

Tradycyjne problemy z pracownikami w firmie, jak chociażby rotacja, mogą powodować negatywne skutki na płaszczyźnie podatkowej. W sytuacji, gdy z firmy odchodzi długoletni pracownik, zarządzający działem finansowym lub główny księgowy, istnieje ryzyko, że zarząd nie będzie miał wystarczająco szczegółowych informacji, jakie konkretne problemy podatkowe miała w przeszłości firma, lub jak przebiegały wcześniejsze kontrole podatkowe. Transfer obowiązków podatkowych ma tę zaletę, że  ogranicza aspekt zanikania pamięci organizacyjnej wskutek rotacji konkretnych ekspertów.

Ponadto, jak zostało wskazane w artykule: „Firma po COVID-19: Dlaczego sprawność reakcji funkcji podatkowej ma kluczowe znaczenie dla procesu wychodzenia z kryzysu?”, podczas wychodzenia z kryzysu jeszcze większe znaczenie będzie miało ograniczenie czasu przeznaczanego na rutynowe zadania związane z przestrzeganiem przepisów na korzyść doradztwa w sprawach strategicznych. Przeniesienie obowiązków podatkowych poza firmę pozwoli jej specjalistom na skupieniu się na kluczowych obszarach biznesu.

3.  Koszty

Obecna sytuacja gospodarcza zmusza przedsiębiorców do szukania oszczędności i ciągłej poprawy cash-flow. Transfer obowiązków podatkowych na rzecz wyspecjalizowanej organizacji może ostatecznie obniżyć koszty administracyjne, poprzez redukcję wydatków na szkolenia, technologie podatkowe, koszty rekrutacji, urlopy a także inne mniej oczywiste pozycje, np. odsetki od zaległości podatkowych, utrata środków poprzez stosowanie skrajnie konserwatywnego podejścia do rozliczeń (przykładowo wskutek braku wystarczająco szybkiej reakcji na zmiany w praktyce interpretacyjnej).

W ramach transferu funkcji podatkowej dochodzi co prawda do szeregu działań przygotowawczych, angażujących dodatkowe koszty ustrukturyzowania procesu i dopasowania go do konkretnej organizacji. Jednak z uwagi na efekt skali, m.in. w kontekście stosowanych technologii oraz zasobów eksperckich, w dłuższej perspektywie osiągane są synergie umożliwiające bezpieczniejsze i atrakcyjniejsze finansowo podejście do zarządzania podatkami. 

4. Technologie

Podatnicy muszą dotrzymywać kroku zmieniającym się wymogom w zakresie elektronicznej sprawozdawczości podatkowej. Nowości z nimi związanych jest coraz więcej, jak chociażby szeroko dyskutowany obecnie nowy JPK_V7M, który zmusza podatników do rekonfiguracji systemów informatycznych.

Kwestia wprowadzania nowych technologii i digitalizacji nie dotyczy jedynie podatnika, ale również organów podatkowych. Systemy administracji skarbowej stają się coraz sprawniejsze, zawierają więcej danych o podatnikach. Powyższe powoduje, że kontrole podatkowe mogą być bardziej wnikliwe, a organy mogą szybciej zadawać bardziej konkretne pytania. Podatnik ma ograniczony czas, by przygotować swoje stanowisko. Musi on również nadążać za narzuconą mu dynamiką kontroli.

Na marginesie należy w tym miejscu wspomnieć o nowych technologiach, takich jak robotyka czy sztuczna inteligencja, które wprowadzane są w przedsiębiorstwach. Z jednej strony przynoszą oszczędności i zwiększają efektywność biznesu, ale z drugiej strony już samo ich wdrożenie może generować duże koszty. Dlatego nie są one na chwilę obecną priorytetem.

Jakie rozwiązania może zastosować podatnik?

Jeżeli podatnik rozważa zmiany w organizacji funkcji podatkowej, w teorii posiada trzy różne rozwiązania. Pierwszym wyjściem jest przebudowa/dostosowanie do zmian w prawie i wymogów technologicznych już istniejącej struktury procesów wewnątrz firmy (np. stworzenie nowej platformy informatycznej oraz szkolenie lub zatrudnienie nowych, wykwalifikowanych pracowników). Rozwiązanie to jest kosztowne, i to nie tylko na etapie wprowadzania zmian. Wymaga ono również zdolności w zarządzaniu i ciągłej czujności, by pracownicy i technologia w firmie byli zawsze na bieżąco ze zmianami legislacyjnymi i technologicznymi.

Drugim rozwiązaniem jest transfer funkcji podatkowej na rzecz profesjonalnego podmiotu trzeciego. Wówczas zarówno koszty aktualizacji oprogramowania, jak i ryzyka związanego chociażby z obsługą IT narzędzi potrzebnych do rozliczeń podatkowych, są ponoszone przez doradcę. Co więcej, w sytuacji, gdy to doradca podpisuje dokumenty podatkowe, dzieli się on z podatnikiem odpowiedzialnością za ich prawidłowość. Stoi za tym zaplecze technologiczne oraz zespół ekspertów, którzy ograniczają ryzyko popełnienia błędu. W ostateczności, w wielu przypadkach okazuje się, że jest to rozwiązanie nie tylko wygodniejsze, ale również bardziej opłacalne w ujęciu czysto finansowym.

Trzecim rozwiązaniem jest połączenie dwóch poprzednich opcji, np. poprzez pozostawienie zadań związanych z przygotowaniem rejestrów i deklaracji wewnątrz organizacji oraz transfer nadzoru i strategicznego doradztwa podatkowego na zewnątrz. Rozwiązanie to może wydawać się dla niektórych najkorzystniejsze z uwagi na zachowanie większej kontroli nad całokształtem procesów finansowych zachodzących wewnątrz firmy. Wówczas doradca uzupełnia kompetencje w zakresie funkcji podatkowej.

Podsumowanie

Niezależnie, które z powyższych rozwiązań podatnik wybierze, warto głęboko rozważyć istniejące możliwości. Odpowiednie zarządzanie zmianą dotyczącą funkcji podatkowych i finansowych, w tym transfer obowiązków podatkowych pozwoli skupić się na kluczowych obszarach biznesu. W rezultacie  zwiększy to potencjał na wykorzystanie możliwości wynikających z ożywienia gospodarczego, jakie może nastąpić po zakończeniu pandemii COVID-19. 

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autorzy

Michał Lesiuk

EY Poland, Partner w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Kompleksowo wspiera klientów korporacyjnych. Kieruje działem podatkowym EY w biurach regionalnych w Katowicach, Krakowie i Wrocławiu. Lider Działu Doradztwa dla Branży Motoryzacyjnej w Polsce

Michał Wiącek

Senior Manager w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Doradca podatkowy i doświadczony manager w najsprawniejszym zespole podatkowym na południu kraju. Ekspert od trudnych tematów, który pomaga patrzeć na podatki z najlepszEY strony.