Jakie czynniki będą wpływać na decyzję o transferze obowiązków podatkowych?
Kluczowe czynniki, które mogą wpływać na podjęcie decyzji o transferze obowiązków podatkowych to: odpowiedzialność, kadra, koszty i technologie.
1. Odpowiedzialność
Nieprawidłowości związane z rozliczeniami podatkowymi (i celnymi) spółki mogą skutkować powstaniem po stronie osób odpowiadających za jej rozliczenia sankcjami wynikającymi z Kodeksu karnego skarbowego (odpowiedzialność osobista). W przypadku braku szczegółowego uregulowania przez spółkę kwestii związanych z zakresem odpowiedzialności oraz właściwego nadzoru w tym zakresie istnieje realne ryzyko pociągnięcia do odpowiedzialności karnej skarbowej całego zarządu i osób zaangażowanych choćby pośrednio w generowanie informacji podatkowej. Aby zminimalizować ryzyko potencjalnych, negatywnych konsekwencji po stronie zarządu, należy przyporządkować określone obowiązki podatkowe i celne do konkretnych pracowników spółki lub przekazać te obowiązki zewnętrznym ekspertom na podstawie właściwie sformułowanych umów.
W sytuacji, gdy podmiot trzeci składa w imieniu podatnika dokumentację podatkową, bierze na siebie nie tylko odpowiedzialność za efekt końcowy wobec klienta, ale również wobec organów podatkowych. W tym miejscu należy odróżnić transfer funkcji podatkowej od tradycyjnego outsourcingu sprawozdawczości podatkowej. Ten ostatni bowiem najczęściej polega na przygotowaniu przez podmiot trzeci zeznań bądź dokumentacji podatkowej (w ramach zakresu konkretnego zlecenia), jednakże bez akceptacji odpowiedzialności za efekt wobec organów (wyrażonej m.in. podpisem pod deklaracją bądź zakresem pełnomocnictwa). Odpowiedzialny względem organów podatkowych pozostaje zatem wyłącznie podatnik.
2. Kadra
Ludzie są najważniejszym zasobem każdej organizacji, a posiadanie odpowiednich pracowników ma kluczowe znaczenie dla rozwiązania wszystkich wyzwań, przed którymi stoją podatnicy. Specjaliści podatkowi coraz częściej muszą wykazywać proaktywność i rozumieć implikacje biznesowe związane z podatkami. Muszą też skutecznie interpretować i szybko reagować na zmieniające się ustawodawstwo, w tym dotyczące dostępnych źródeł finansowania ukierunkowanych złagodzenie skutków ekonomicznych pandemii COVID-19 (w tym rozliczania tej pomocy dla celów podatkowych).
Tradycyjne problemy z pracownikami w firmie, jak chociażby rotacja, mogą powodować negatywne skutki na płaszczyźnie podatkowej. W sytuacji, gdy z firmy odchodzi długoletni pracownik, zarządzający działem finansowym lub główny księgowy, istnieje ryzyko, że zarząd nie będzie miał wystarczająco szczegółowych informacji, jakie konkretne problemy podatkowe miała w przeszłości firma, lub jak przebiegały wcześniejsze kontrole podatkowe. Transfer obowiązków podatkowych ma tę zaletę, że ogranicza aspekt zanikania pamięci organizacyjnej wskutek rotacji konkretnych ekspertów.
Ponadto, jak zostało wskazane w artykule: „Firma po COVID-19: Dlaczego sprawność reakcji funkcji podatkowej ma kluczowe znaczenie dla procesu wychodzenia z kryzysu?”, podczas wychodzenia z kryzysu jeszcze większe znaczenie będzie miało ograniczenie czasu przeznaczanego na rutynowe zadania związane z przestrzeganiem przepisów na korzyść doradztwa w sprawach strategicznych. Przeniesienie obowiązków podatkowych poza firmę pozwoli jej specjalistom na skupieniu się na kluczowych obszarach biznesu.
3. Koszty
Obecna sytuacja gospodarcza zmusza przedsiębiorców do szukania oszczędności i ciągłej poprawy cash-flow. Transfer obowiązków podatkowych na rzecz wyspecjalizowanej organizacji może ostatecznie obniżyć koszty administracyjne, poprzez redukcję wydatków na szkolenia, technologie podatkowe, koszty rekrutacji, urlopy a także inne mniej oczywiste pozycje, np. odsetki od zaległości podatkowych, utrata środków poprzez stosowanie skrajnie konserwatywnego podejścia do rozliczeń (przykładowo wskutek braku wystarczająco szybkiej reakcji na zmiany w praktyce interpretacyjnej).
W ramach transferu funkcji podatkowej dochodzi co prawda do szeregu działań przygotowawczych, angażujących dodatkowe koszty ustrukturyzowania procesu i dopasowania go do konkretnej organizacji. Jednak z uwagi na efekt skali, m.in. w kontekście stosowanych technologii oraz zasobów eksperckich, w dłuższej perspektywie osiągane są synergie umożliwiające bezpieczniejsze i atrakcyjniejsze finansowo podejście do zarządzania podatkami.
4. Technologie
Podatnicy muszą dotrzymywać kroku zmieniającym się wymogom w zakresie elektronicznej sprawozdawczości podatkowej. Nowości z nimi związanych jest coraz więcej, jak chociażby szeroko dyskutowany obecnie nowy JPK_V7M, który zmusza podatników do rekonfiguracji systemów informatycznych.
Kwestia wprowadzania nowych technologii i digitalizacji nie dotyczy jedynie podatnika, ale również organów podatkowych. Systemy administracji skarbowej stają się coraz sprawniejsze, zawierają więcej danych o podatnikach. Powyższe powoduje, że kontrole podatkowe mogą być bardziej wnikliwe, a organy mogą szybciej zadawać bardziej konkretne pytania. Podatnik ma ograniczony czas, by przygotować swoje stanowisko. Musi on również nadążać za narzuconą mu dynamiką kontroli.
Na marginesie należy w tym miejscu wspomnieć o nowych technologiach, takich jak robotyka czy sztuczna inteligencja, które wprowadzane są w przedsiębiorstwach. Z jednej strony przynoszą oszczędności i zwiększają efektywność biznesu, ale z drugiej strony już samo ich wdrożenie może generować duże koszty. Dlatego nie są one na chwilę obecną priorytetem.
Jakie rozwiązania może zastosować podatnik?
Jeżeli podatnik rozważa zmiany w organizacji funkcji podatkowej, w teorii posiada trzy różne rozwiązania. Pierwszym wyjściem jest przebudowa/dostosowanie do zmian w prawie i wymogów technologicznych już istniejącej struktury procesów wewnątrz firmy (np. stworzenie nowej platformy informatycznej oraz szkolenie lub zatrudnienie nowych, wykwalifikowanych pracowników). Rozwiązanie to jest kosztowne, i to nie tylko na etapie wprowadzania zmian. Wymaga ono również zdolności w zarządzaniu i ciągłej czujności, by pracownicy i technologia w firmie byli zawsze na bieżąco ze zmianami legislacyjnymi i technologicznymi.
Drugim rozwiązaniem jest transfer funkcji podatkowej na rzecz profesjonalnego podmiotu trzeciego. Wówczas zarówno koszty aktualizacji oprogramowania, jak i ryzyka związanego chociażby z obsługą IT narzędzi potrzebnych do rozliczeń podatkowych, są ponoszone przez doradcę. Co więcej, w sytuacji, gdy to doradca podpisuje dokumenty podatkowe, dzieli się on z podatnikiem odpowiedzialnością za ich prawidłowość. Stoi za tym zaplecze technologiczne oraz zespół ekspertów, którzy ograniczają ryzyko popełnienia błędu. W ostateczności, w wielu przypadkach okazuje się, że jest to rozwiązanie nie tylko wygodniejsze, ale również bardziej opłacalne w ujęciu czysto finansowym.
Trzecim rozwiązaniem jest połączenie dwóch poprzednich opcji, np. poprzez pozostawienie zadań związanych z przygotowaniem rejestrów i deklaracji wewnątrz organizacji oraz transfer nadzoru i strategicznego doradztwa podatkowego na zewnątrz. Rozwiązanie to może wydawać się dla niektórych najkorzystniejsze z uwagi na zachowanie większej kontroli nad całokształtem procesów finansowych zachodzących wewnątrz 
firmy. Wówczas doradca uzupełnia kompetencje w zakresie funkcji podatkowej.
