Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów: pełne wsparcie EY

Spełnienie wymogów dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej (tzw. dyrektywy UE o ochronie sygnalistów) będzie obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw już od 17 grudnia 2021 roku. 

Jej celem jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed odwetem poprzez wdrożenie rozwiązań na poziomie organizacji. Sygnalista będzie miał możliwość zgłoszenia naruszeń wewnątrz i na zewnątrz organizacji (do wyznaczonego organu lub do mediów). Poziom ochrony ma być taki sam, niezależnie od sposobu zgłaszania.

EY Virtual Compliance Officer (EY VCO)

EY Virtual Compliance Officer (EY VCO) to autorskie narzędzie whistleblowingowe EY spełniające wymogi Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów.

EY VCO umożliwia zgłaszanie naruszeń oraz kompleksową obsługę zgłoszeń, a także wsparcie ekspertów EY w prowadzeniu postępowań wyjaśniających.

 
 

Firmy, które wprowadziły mechanizmy kontrolne (w tym kanały dla sygnalistów):

wykrywają nadużycia

33%

szybciej

Report to the Nations
2020 Global Sudy On Occupational Fraud And Abuse 
(https://www.acfe.com/report-to-the-nations/2020/)

zaś wysokość strat jest o

49%

niższa

Dyrektywa wprowadza tzw. standard minimum – czyli wspólne minimalne wymogi oraz wskazuje, że ich niedotrzymanie będzie podlegać sankcjom ustalanym indywidualnie przez kraje członkowskie UE.

Standard minimum obejmuje:

  • poufne kanały przyjmowania zgłoszeń,
  • 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia,
  • bezstronną osobę lub jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za podejmowanie działań następczych,
  • zachowanie należytej staranności przy podejmowaniu działań następczych,
  • max. 3 miesiące na przekazanie informacji zwrotnych o podjętych działaniach następczych,
  • przejrzyste i łatwo dostępne informacje na temat warunków i procedur dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Wprowadzenie kanałów zgłaszania oraz mechanizmów chroniących sygnalistów, a także spójnego procesu obsługi zgłoszeń i komunikacji, będzie obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw (zatrudniających co najmniej 250 pracowników) już od 17 grudnia 2021 roku.

Jak EY może pomóc?

Kompleksowe rozwiązania EY pozwalają wdrożyć dyrektywę i spać spokojnie także w przypadku otrzymania zgłoszeń od sygnalistów.

Nasi eksperci z zakresu compliance mają bogate praktyczne doświadczenie rynkowe pozwalające na przełożenie wymogów formalnych dyrektywy na praktykę biznesową na miarę potrzeb Państwa organizacji. Wspieramy naszych Klientów poprzez wypracowanie klarownych zasad wzmacniających kulturę dialogu w organizacji oraz praktycznych narzędzi pozwalających na sprawne dostosowanie się do wymagań dyrektywy.

Proponujemy dwa przystępne pakiety wdrożeniowe (READY-2-GO oraz OPTIMUM):

PAKIET READY-TO-GO

Korzyści:

  • Sprawne spełnienie wymogów prawa
  • Ograniczenie ryzyka prawnego i reputacyjnego wynikającego ze zgłoszeń zewnętrznych
  • Ograniczone koszty wdrożenia

PAKIET OPTIMUM

Korzyści:

  • Sprawne spełnienie wymogów prawa
  • Ograniczenie ryzyka prawnego i reputacyjnego wynikającego ze zgłoszeń zewnętrznych
  • Pełna kontrola nad procesem wyjaśniania spraw
  • Ograniczenie strat wynikających z nadużyć pracowniczych 
  • Ograniczenie ryzyka odpowiedzialności zarządu
  • Elastyczne wsparcie dodatkowe – gwarancja natychmiastowej reakcji w razie potrzeby, przy zachowaniu korzystnych stawek

Zakres pakietu READY-2-GO

  • 1. Wzory regulacji wewnętrznych

    Pakiet regulacji i dokumentów wewnętrznych spełniających tzw. Standard minimum i uwzględniających wiodące praktyki rynkowe w zakresie ochrony sygnalistów i zarządzania zgłoszeniami (case mamangement).

  • 2. Kompedium komunikacji

    Zestaw praktycznych porad związanych z wdrożeniem systemu zgłaszania naruszeń, w tym możliwe do wykorzystania hasła promujące, zgodne z dobrymi praktykami drafty komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (m.in. do pracowników, współpracowników i kontrahentów).

  • 3. Narzędzie IT zapewniające poufność sygnalisty oraz najwyższe standardy bezpieczeństwa

    EY Virtual Compliance Officer (VCO) to nowoczesna, intuicyjna platforma umożliwiająca przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami oraz dialog z anonimowym sygnalistą. 

    • zgodność ze wszystkimi wymaganiami dyrektywy 
    • natychmiastowy dostęp online, z komputerów i urządzeń mobilnych
    • subskrypcja narzędzia do obsługi własnej przez wyznaczone osoby w organizacji
    • szkolenie on-line z obsługi narzędzia

Zakres pakietu OPTIMUM

  • 1. Regulacje wewnętrzne dostosowane do specyfiki organizacji

    Pakiet regulacji i dokumentów wewnętrznych spełniających tzw. standard minimum wynikający z Dyrektywy i uwzględniających wiodące praktyki rynkowe w zakresie ochrony sygnalistów i zarządzania zgłoszeniami (case mamangement) dostosowane do specyfiki Organizacji z udziałem EY.

  • 2. Opracowanie i wsparcie w komunikacji

    Wypracowanie praktycznych, dostosowanych do organizacji sposobów komunikacji związanych z wdrożeniem systemu zgłaszania naruszeń, w tym haseł oraz draftów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (m.in. do pracowników, współpracowników i kontrahentów), dostosowane do specyfiki Organizacji z udziałem EY.

  • 3. Narzędzie IT zapewniające poufność sygnalisty oraz najwyższe standardy bezpieczeństwa

    EY Virtual Compliance Officer (VCO) to nowoczesna, intuicyjna platforma umożliwiająca przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami oraz dialog z anonimowym sygnalistą.

    • zgodność ze wszystkimi wymaganiami dyrektywy
    • natychmiastowy dostęp online, z komputerów i urządzeń mobilnych
    • subskrypcja narzędzia do obsługi własnej przez wyznaczone osoby w organizacji
    • szkolenie on-line z obsługi narzędzia
  • 4. Pakiet godzin wsparcia w ramach subsrybcji narzędzia

    Unikalne na rynku połączenie narzędzia IT ze wsparciem doradczym największego i najbardziej doświadczonego w Polsce zespołu praktyków Compliance (ponad 800 projektów zrealizowanych w ciągu ostatnich 16 lat)

    • wsparcie w prowadzeniu rozmów z sygnalistami
    • konsultacje dot. procedur 
    • przygotowanie skonsolidowanych raportów 
  • 5. Pogotowie compliance

    Gwarancja natychmiastowego wsparcia śledczego w nagłych sytuacjach:

    • w ciągu 24 godzin przedstawiamy wstępną ocenę zgłoszenia
    • w ciągu 72 godzin prezentujemy plan postępowania 
    • proponujemy dalsze wsparcie (na bazie korzystnej stawki godzinowej) na kolejnych etapach postępowania, w tym: przeglądu procesów, prowadzenia profesjonalnych rozmów wyjaśniających, śledczej analizy danych oraz e-Discovery. 
  • 6. Szkolenie dla osób rozpatrujących zgłoszenia

    Dedykowane szkolenie dla osób zaangażowanych w rozpatrywanie zgłoszeń, przeprowadzone przez ekspertów z wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu postępowań wyjaśniających.

"Czas na ochronę sygnalistów" - badanie EY

 

 

Pobierz podsumowanie wyników badania

"DEEP DIVE SESSION"

Konsultacje realizujemy w ramach EY Deep Dive Session – formacie indywidualnych spotkań z naszymi Klientami zaprojektowanych we współpracy z EY wavespace®. Deep dive session to innowacyjne podejście do konsultacji on-line, zapewniające efektywną analizę potrzeb i szybkie prototypowanie rozwiązań dostosowanych do specyfiki organizacji. Spotkanie uwzględnia także przygotowanie do działań przedwdrożeniowych – w tym m.in. procesu pozyskiwania akceptacji (buy-in) kadry kierowniczej oraz analizę obecnej kultury etycznej w przedsiębiorstwie. 

Dowiedz się więcej

43%

nadużyć w firmach jest wykrywanych dzięki informacjom przekazywanym przez sygnalistów

Report to the Nations
2020 Global Sudy On Occupational Fraud And Abuse 
(https://www.acfe.com/report-to-the-nations/2020/)

Gwarantujemy sprawną i kompleksową współpracę. Dysponujemy zapleczem merytorycznym, które umożliwia wspieranie naszych Klientów na każdym etapie wdrożenia systemu do raportowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Dlaczego EY Forensics?

DOŚWIADCZENIE ZESPOŁU I ZAUFANIE KLIENTÓW

  • Posiadamy największy i najbardziej doświadczony w Polsce zespół praktyków, którzy w ciągu ostatnich 16 lat zrealizowali ponad 800 projektów związanych z wykrywaniem oraz przeciwdziałaniem nadużyciom, w tym blisko 70 projektów dotyczących wdrażania regulacji wewnętrznych w obszarze przeciwdziałania nadużyciom, kodeksów etyki oraz regulacji i infrastruktury whistleblowingu.
  • Jako firma globalna jesteśmy w stanie sprawnie wesprzeć Państwa niezależnie od tematyki, zakresu i lokalizacji zgłoszenia.

POZYCJA LIDERA NA RYNKU USŁUG ŚLEDCZYCH

  • Jesteśmy krajowym i światowym liderem w obszarze doradztwa związanego z zarządzaniem ryzykiem nadużyć i compliance.
  • Nadużycia stanowią centrum naszych zainteresowań. Od lat i na co dzień pomagamy naszym Klientom w rozpatrywaniu zgłoszeń. Posiadamy unikalne kompetencje wypracowane na bazie bezpośredniego kontaktu z sygnalistami.
  • Kontekst prawny poszerzamy o perspektywę biznesową. Posiadamy bogate praktyczne doświadczenie rynkowe, zdobywane w polskich i globalnych organizacjach, pozwalające na przełożenie wymogów formalnych Dyrektywy na skalę i miarę potrzeb Państwa organizacji.

KOMPETENCJE I TECHNOLOGIA

  • Dysponujemy zapleczem merytorycznym i technicznym, które umożliwia wsparcie na każdym etapie wdrożenia i wzmocnienia środowiska compliance, od naszkicowania głównych założeń, przez ich praktyczne wdrożenie, budowanie świadomości pracowników, aż do pomocy w obsłudze w potencjalnych zgłoszeń.
  • Tworzymy autorskie rozwiązania i narzędzia IT ułatwiające zarządzanie zgodnością w organizacjach.
  • Nasi eksperci są znanymi w Polsce prelegentami licznych szkoleń i warsztatów poświęconych tematyce compliance m.in. w Szkole Głównej Handlowej i na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie.

Kontakt

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.