ZBB - rozszerzona rewizja kosztów w dobie Covid-19

ZBB (ang. zero-based budgeting), czyli budżetowanie od podstaw to znane narzędzie managerów i finansistów.

Według jego pomysłodawcy, Petera Pyhrr, ZBB najlepiej sprawdza się w trudnych warunkach gospodarczych, wtedy kiedy pojawiają się czynniki, które znacząco zmieniają warunki funkcjonowania organizacji.

W sytuacji związanej z pandemią COVID-19, organizacje powinny przyjrzeć się bliżej idei ZBB oraz korzyściom, jakie za sobą niesie, nie tylko w ujęciu budżetowym, ale również pod kątem identyfikacji nieprawidłowości w istniejących procesach i zawartych transakcjach.

Najprościej mówiąc, budżetowanie od podstaw polega na oszacowaniu budżetu dla przyszłego okresu stosując założenie, że zadania realizowane przez organizację rozpoczynają się po raz pierwszy. ZBB jest powtarzalnym procesem, który przedsiębiorstwa wykorzystują do rygorystycznego przeglądu każdej złotówki w rocznym budżecie, zarządzania wynikiem finansowym w ujęciu miesięcznym oraz budowania kultury świadomego zarządzania kosztami wśród pracowników.

Organizacje często unikają tej metody budżetowania. Jednym z głównych powodów jest przeświadczenie, że ZBB polega wyłącznie na maksymalnym ograniczaniu kosztów. Przy budżetowaniu od zera każdy koszt musi zostać uzasadniony zanim zostanie włączony do budżetu. Dopiero, gdy brak jest uzasadnienia dla danego wydatku, zostaje on usunięty z tworzonego budżetu. Taki dogłębny przegląd kosztów ponoszonych przez organizację może stanowić dobry punkt zaczepienia do przeprowadzenia równolegle przeglądu pod kątem występowania nieefektywności i potencjalnych nieprawidłowości.

Wokół ZBB krąży wiele mitów. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich w kontekście występujących w organizacjach nieprawidłowości i odstępstw od dobrych praktyk rynkowych.

Mit 1: ZBB to tylko narzędzie rachunkowości zarządczej

W podstawowym ujęciu ZBB jest oczywiście narzędziem rachunkowości zarządczej. Jego głównym zastosowaniem jest opracowanie budżetu, który pozwoli na optymalne wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa, eliminując przy tym błędy lub marnotrawstwo z lat poprzednich.

Jednak ZBB może zostać wykorzystane, jako narzędzie służące do wzmocnienia kontroli finansowej oraz przeglądu wydatków budzących wątpliwości. Przy zastosowaniu standardowego podejścia do budżetowania, nieprawidłowości mogą zostać niewykryte przez lata, ponieważ są na stałe wbudowane w budżety. Gdy organizacja porówna tylko rzeczywiście poniesione koszty do kosztów budżetowanych, nic nie wyda się podejrzane. Jednak, gdy niezbędne stanie się dogłębne przeanalizowanie zasadności ponoszonych kosztów, może okazać się, że część kosztów nie ma logicznego uzasadnienia, a jest wynikiem nierynkowych ustaleń, wynikających np. z konfliktu interesu lub działań korupcyjnych.

Rozwiązaniem może być zaangażowanie w przegląd wydatków objętych budżetowaniem od zera np. specjalistów z audytu wewnętrznego, compliance oficera lub eksperta z dziedziny nadużyć gospodarczych, którzy pomogą zweryfikować dodatkowe aspekty działalności takie jak np. weryfikacja dochowania zasad wyboru kontrahentów czy analiza rynkowości warunków oraz cen wynikających z podjętej współpracy ze stronami trzecimi.

Mit 2: Dostawcy są wybierani na podstawie obiektywnych kryteriów, wysokość kosztów jest zasadna, a cena konkurencyjna

W ramach naszych projektów identyfikujemy, że ustalone przez organy zakupowe spółki kryteria mogą być dopasowane do preferowanego dostawcy lub nie mieć zastosowania, w przypadku niektórych postępowań. Takie podejście w powiązaniu z brakiem okresowej weryfikacji konkurencyjności dokonywanych zakupów może być powodem ponoszenia istotnie wyższych kosztów pewnych kategorii zakupowych.
Szczególnie przydatnym narzędziem jest analiza powiązań pomiędzy dostawcami, a pracownikami spółki oraz typowanie do analizy dostawców i transakcji na podstawie macierzy ryzyka i ustalonych testów analitycznych (m.in. kapitał własny dostawcy, obrót, koncentracja przychodów od danego podmiotu). Poczynione w ramach przeglądu obserwacje mogą być podstawą do przeprowadzenia lub zmiany zasad przeprowadzania postępowań zakupowych.