5 min. czytania 30 maj 2022

Kongres Prawny EY Law 2022: Odpowiedzi na pytania uczestników, część I

Autorzy
Zbigniew Grzegorz Pindel

EY Polska, Kancelaria EY Law, Partner, Radca prawny.

Zbigniew kieruje Zespołem ds. Compliance w EY Law, a także biurami EY Law w Krakowie, Katowicach oraz Wrocławiu.

Daria Wojtczak

EY Polska, Kancelaria EY Law, Senior Associate, Radca Prawny

Radca prawny, członek Zespołu ds. Compliance w EY Law. Zajmuje się procesami reorganizacyjnymi, bieżącą obsługą podmiotów gospodarczych w zakresie prawa handlowego oraz budowaniem funkcji compliance.

Jakub Organ

EY Polska, Kancelaria EY Law, radca prawny, Counsel, Senior Manager

Jakub Organ jest radcą prawnym i counselem (senior managerem) w kancelarii EY Law.

5 min. czytania 30 maj 2022
Powiązane tematy Doradztwo prawne

12 maja 2022 r. odbył się Kongres Prawny EY Law 2022, podczas którego nasi eksperci opowiadali o głównych wyzwaniach i ryzykach dla przedsiębiorstw w najbliższych miesiącach, ze szczególnym uwzględnieniem zmian prawnych, które weszły lub wejdą w życie w 2022 roku. 

Wydarzenie spotkało się z bardzo dużym zainteresowaniem. Poniżej przedstawiamy pierwszą część odpowiedzi na pytania, które zadali uczestnicy wydarzenia z zakresu ochrony sygnalistów i zmian w Kodeksie spółek handlowych. Oto przykładowe z nich: 

  • W jakim zakresie postanowienia projektu ustawy wdrażającej dyrektywę o ochronie sygnalistów odbiegają od przepisów unijnych?
  • Jak wygląda kwestia poufności i anonimowości w zakresie ochrony sygnalisty?
  • Czy spółka dominująca jest zobowiązana do podjęcia uchwały o utworzeniu grupy spółek?
  • W jaki sposób wybierany jest doradca rady nadzorczej?

A już wkrótce druga część publikacji, w której przedstawimy odpowiedzi na pytania dotyczące sankcji gospodarczych i prawa antymonopolowego.

Whistleblowing - przepisy wprowadzające ochronę sygnalistów
(Chapter breaker)
1

Punkt

Whistleblowing - przepisy wprowadzające ochronę sygnalistów

W jakim zakresie postanowienie polskiej ustawy odbiegają od dyrektywy unijnej? Jak wygląda kwestia poufności i anonimowości?

  • W korporacjach międzynarodowych mamy Ethics Hotline. Jak pogodzić obowiązek przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w ramach korporacji z obowiązkiem ustawowym w Polsce, aby nie dublować prac i postępowań?

    Kwestia ta budzi największe kontrowersje na tle obecnego brzmienia projektu ustawy wdrażającej dyrektywę, zgodnie z którym wewnętrzne postępowanie wyjaśniające powinno zostać przeprowadzone niezależnie od postępowania grupowego. Możliwe jest, że zagadnienie to zostanie doprecyzowane w trakcie prac legislacyjnych. Na ten moment natomiast przepisy wyróżniają dwa etapy postępowania wyjaśniającego:

    • przyjmowanie zgłoszeń, w tym komunikacja ze zgłaszającym;
    • rozpatrywanie zgłoszeń, w tym ich weryfikacja oraz podejmowanie działań następczych.

    Zgodnie z projektem ustawy, podmiotowi zewnętrznemu będzie można powierzyć podejmowanie czynności w ramach pierwszego z ww. etapów, jednak już nie drugiego.  Wyjątek w tym zakresie będzie czyniony dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 osób, które będą mogły dzielić się między sobą zasobami także w zakresie etapu drugiego.

    Podejście przyjęte przez polskiego projektodawcę jest spójne ze stanowiskiem Komisji Europejskiej, opartym na art. 8 dyrektywy, zgodnie z którym każda spółka zatrudniająca 250 lub więcej pracowników powinna ustanowić wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń, oraz może fakultatywnie ustanowić również kanały grupowe.

    Na ten moment przepisy nie dopuszczają całkowitego zastąpienia kanału wewnętrznego kanałem grupowym – mając natomiast na względzie możliwość przekazania części czynności podmiotowi zewnętrznemu (w tym np. spółce dominującej w grupie), można rozważyć, w jakim zakresie zminimalizować konieczność zaangażowania podmiotu krajowego w tylko niektóre działania podejmowane w ramach systemu whistleblowing.

    W przypadku wprowadzenia zarówno kanału wewnętrznego, jak i grupowego, do decyzji sygnalisty pozostawać będzie wybór, z którego kanału skorzystać.

    W celu zapewnienia zgodności wprowadzanych procedur z wymogami dyrektywy, jak i ustawy ją implementującej, a jednocześnie minimalizacji koniecznych modyfikacji dotychczasowych rozwiązań (w tym kanałów grupowych), rekomendowane jest skorzystanie ze wsparcia podmiotu oferującego doradztwo profesjonalne w tym zakresie.

  • W jakim zakresie postanowienia projektu ustawy odbiegają od dyrektywy?

    Co do zasady, postanowienia projektu ustawy wdrażającej dyrektywę mają za zadanie ją doprecyzować i dostosować do lokalnych (krajowych) uwarunkowań, nie powinny więc być z nią sprzeczne, mogą natomiast nakładać na podmioty objęte zakresem uregulowań ustawy więcej obowiązków. Wśród projektowanych przepisów projektu ustawy, które nie zostały zawarte w dyrektywie lub których wprowadzenie w krajowym porządku prawnym zgodnie z dyrektywą było fakultatywne, należy wyróżnić:

    • wyłączenie obowiązku wprowadzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń  dla gmin liczących mniej niż 10 tys. mieszkańców (art. 23 ust. 3 – w dyrektywie fakultatywne);
    • rozszerzenie obligatoryjnego kręgu sygnalistów, którym powinno się umożliwić dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, m.in. o wolontariuszy, stażystów, wspólników i in. (art. 4 ust. 1 – w dyrektywie obligatoryjny krąg sygnalistów obejmuje tylko pracowników);
    • rozszerzenie katalogu zakazanych działań odwetowych (art. 12 – rozszerzenie m.in. o działania zakazane w przepisach Kodeksu pracy);
    • wprowadzenie sankcji karnych za naruszenie przepisów dot. zgłaszania naruszeń (art. 51-55 – dyrektywa nie określa rodzaju sankcji za naruszenie jej przepisów);
    • uregulowanie zasad dochodzenia odszkodowania za naruszenie przepisów dot. zgłaszania naruszeń, odpowiedzialności za dokonanie zgłoszenia, okresu przechowywania danych osobowych i in. (art. 14-16, art. 29 ust. 5 i in. – dyrektywa nie precyzuje tych zagadnień).

    Warto ponadto wskazać, że obecne brzmienie projektu (art. 27) zrównuje ochronę danych sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, podczas gdy dyrektywa rozróżnia dwa poziomy ochrony (art. 16 i art. 22 dyrektywy). Aktualnie, w projekcie brakuje również m.in. rozwiązań dotyczących danych świadków i osób powiązanych z sygnalistą, czy też wyraźnej podstawy ustawowej do przetwarzania danych wrażliwych.

    Projekt wciąż jest na etapie prac legislacyjnych w Radzie Ministrów, nie można więc wykluczyć dodatkowego doprecyzowania lub zmiany procedowanych przepisów.

  • Na jaki dzień liczy się liczba zatrudnionych?

    Kwestia sposobu liczenia liczby zatrudnionych nie jest wprost określona w przepisach, stanowiła też przedmiot licznych uwag zgłaszanych w procesie opiniowania. Zgodnie z uzasadnieniem pierwotnego projektu ustawy (z października 2021 r.), wewnętrzna procedura miała stanowić wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, co uzasadniałoby stosowanie analogicznych zasad jak w przypadku obliczania liczby pracowników na potrzeby określenia obowiązku wdrożenia np. regulaminu pracy. W uzasadnieniu obecnego projektu (z kwietnia 2022 r.) zrezygnowano jednak z uznania procedury za źródło prawa pracy.

    Mimo powyższego, wobec braku szczególnych uregulowań, część komentujących przyjmuje, że powinno się stosować analogiczne zasady jak w przypadku progów określonych w przepisach prawa pracy. Zgodnie z taką interpretacją, przekroczenie liczby 50/250 zatrudnionych w dowolnym momencie po wejściu w życie przepisów powodowałoby konieczność wdrożenia wewnętrznej procedury whistleblowing. Z drugiej strony, w uwagach do projektu ustawy wskazuje się również na propozycję liczenia liczby zatrudnionych od 1 stycznia danego roku kalendarzowego (uwagi Pracodawców RP).

    Na chwilę obecną, w związku z toczącymi się w dalszym ciągu pracami legislacyjnymi, nie jest możliwe stwierdzenie, jak kwestia sposobu liczenia liczby zatrudnionych zostanie ostatecznie uregulowana w ustawie, w szczególności czy zostanie doprecyzowany dzień, na który należy ją obliczać – rekomendowane jest dokonanie analizy tej kwestii po uchwaleniu ostatecznej treści ustawy. 

  • Jak wygląda kwestia poufności i anonimowości? Czy przy zgłoszeniach wewnętrznych podmiot jest zobowiązany zapewnić anonimowość? Czy jeżeli w firmie jeden podmiot będzie obsługiwał zgłoszenia, to nie może informować dalej o osobie zgłaszającego?

    Anonimowość dotyczy braku ujawnienia tożsamości sygnalisty w trakcie dokonywania przez niego zgłoszenia – zgodnie z aktualnym brzmieniem projektu ustawy wdrażającej dyrektywę, zapewnienie anonimowości jest fakultatywne i może (ale nie musi) zostać przewidziane w regulacjach wewnętrznych.

    Poufność dotyczy natomiast ochrony tożsamości sygnalisty, jak i osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, i obejmuje m.in. ograniczenia w przekazywaniu danych zawartych w zgłoszeniu osobom nieuprawnionym.

    Zgodnie z projektowanymi przepisami, dostęp do danych zawartych w zgłoszeniu (w tym danych zgłaszającego, osoby której zarzuca się dokonanie naruszenia, jak i ew. osoby trzeciej) będą mogły mieć jedynie osoby będące częścią zespołu obsługującego zgłoszenie i co do zasady nie powinny ich dalej przekazywać.

    Projekt ustawy w określonych wypadkach przewiduje odstępstwa od ww. zasady (np. w przypadku, gdy ujawnienie tożsamości zgłaszającego jest obowiązkiem wynikającym z innych przepisów prawa) – dokonanie każdego takiego ujawnienia powinno być natomiast zawsze skonsultowane z profesjonalnym doradcą, z uwagi na dotkliwe sankcje za naruszenie przepisów w tym względzie (zarówno na gruncie projektu ustawy, jak i RODO).

  • Jakie jest źródło stanowiska Komisji dot. outsourcingu systemu dot. informowania o nieprawidłowościach?

    Dwa listy Komisji zawierające wspomniane stanowisko zostały skierowane m.in. do organizacji przemysłowych w Danii i Czechach w odpowiedzi na przedstawione przez nie wspólne uwagi dotyczące Dyrektywy. Zanonimizowana treść ww. listów była natomiast omawiana na międzynarodowych forach prawniczych i dyskutowana m.in. w toku duńskiego procesu legislacyjnego zmierzającego do implementacji Dyrektywy.

  • Mamy już Compliance Officera na poziomie HQ Virtual, ale nie mamy na poziomie krajowym. Czy VCO przewiduje możliwość takiego rozwiązania technicznego, aby były spełnione wymagania Komisji EU, czyli np. dostęp do dwóch narzędzi?

    Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Europejskiej, opartym na art. 8 Dyrektywy, spółka zatrudniająca 250 lub więcej pracowników powinna ustanowić wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń, oraz może fakultatywnie ustanowić również kanały grupowe. Na ten moment przepisy nie dopuszczają całkowitego zastąpienia kanału wewnętrznego kanałem grupowym – możliwe jest to w odniesieniu do niektórych czynności podejmowanych w ramach obsługi systemu whistleblowing (m.in. przyjmowania zgłoszeń).

    W związku z powyższym, w przypadku posiadania Virtual Compliance Officer' wyłącznie na poziomie grupowym, konieczne będzie najprawdopodobniej wprowadzenie go również na poziomie krajowym oraz powołanie osoby (osób) odpowiedzialnych lokalnie za rozpatrywanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych - do decyzji sygnalisty pozostawać będzie wybór, z którego kanału skorzystać.

    Kwestia ta powinna zostać potwierdzona po uchwaleniu ostatecznej treści polskiej ustawy, od której uzależnione będzie też m.in. odpowiednie zaadresowanie aspektów technicznych przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń (wtórnych wobec aspektów prawnych). 

Prawo holdingowe i inne zmiany w KSH
(Chapter breaker)
2

Punkt

Prawo holdingowe i inne zmiany w KSH

W jaki sposób wybierany jest doradca rady nadzorczej? Czy spółka dominująca obowiązana jest do podjęcia uchwały o utworzeniu grupy spółek?

  • Czy spółka dominująca obowiązana jest do podjęcia uchwały o utworzeniu grupy spółek, czy wystarczające jest podjęcie uchwał przez spółki zależne?

    Naszym zdaniem konieczne jest podjęcie uchwały również przez spółkę dominującą. Wynika to z nowego punktu 5(1) dodanego do art. 4 KSH, który stanowi, że grupa spółek składa się ze spółki dominującej i spółki lub spółek zależnych, kierujących się interesem grupy spółek, zgodnie z uchwałą o uczestnictwie w grupie spółek. Należy przyjąć, że to spółka dominująca powinna zdefiniować wspólną strategię grupy i wspólny interes, co następuje w formie uchwały.  Następnie spółka zależna powinna w formie uchwały przystąpić do grupy. 

  • W jaki sposób wybierany jest doradca rady nadzorczej? Czy rada musi podjąć decyzję o wyborze doradcy jednogłośnie? Czy doradcę może powołać tylko np. jeden członek rady nadzorczej?

    Wybór następuje na mocy uchwały rady nadzorczej. Rada jest ciałem kolegialnym, które podejmuje decyzje w formie uchwał. Uchwały zwykle zapadają zwykłą lub bezwzględną większością głosów. Sposób podejmowania uchwał może być określony w regulaminie rady nadzorczej. A zatem jeden członek rady, przyjmując że rada składa się minimum z trzech członków (sp. z o.o. i S.A., za wyjątkiem spółek publicznych, gdzie skład to minimum 5 osób), nie może sam zdecydować o powołaniu doradcy rady nadzorczej. 

  • Czy grupę spółek można zawiązać też ze spółką zagraniczną?

    Grupę spółek może utworzyć również spółka dominująca z siedzibą zagranicą. W takim wypadku nie ma obowiązku wpisu uczestnictwa w grupie spółek do rejestru spółki dominującej.

  • Czy TFI będą mogły być objęte systemem grupy spółek?

    Wydaje się, że TFI, jako spółki akcyjne, będą mogły być spółką dominującą w grupie spółek. Należy pamiętać jednak, że przepisów znowelizowanej ustawy o spółce zależnej nie stosuje się m.in. do podmiotów objętych nadzorem KNF, a zatem TFI nie będzie mógł być członkiem grupy w roli spółki zależnej. Pozycja podmiotów regulowanych i ich uczestnictwo w grupach spółek jako spółki dominujące może wymagać dodatkowych analiz, w zależności od konkretnej sytuacji. 

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Przedstawiamy pierwszą część odpowiedzi na pytania uczestników Kongresu Prawnego EY Law 2022 związane z tematem ochrony sygnalistów i zmian w Kodeksie spółek handlowych. Wkrótce druga część publikacji, w której przedstawimy odpowiedzi na pytania dotyczące sankcji gospodarczych i prawa antymonopolowego.

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej? Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autorzy
Zbigniew Grzegorz Pindel

EY Polska, Kancelaria EY Law, Partner, Radca prawny.

Zbigniew kieruje Zespołem ds. Compliance w EY Law, a także biurami EY Law w Krakowie, Katowicach oraz Wrocławiu.

Daria Wojtczak

EY Polska, Kancelaria EY Law, Senior Associate, Radca Prawny

Radca prawny, członek Zespołu ds. Compliance w EY Law. Zajmuje się procesami reorganizacyjnymi, bieżącą obsługą podmiotów gospodarczych w zakresie prawa handlowego oraz budowaniem funkcji compliance.

Jakub Organ

EY Polska, Kancelaria EY Law, radca prawny, Counsel, Senior Manager

Jakub Organ jest radcą prawnym i counselem (senior managerem) w kancelarii EY Law.

Powiązane tematy Doradztwo prawne
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter