Świadczenia dla pracowników w czasie COVID-19 – wątpliwości pracodawców

Wielu pracodawców w czasie pandemii przyznało pracownikom dodatkowe świadczenia, najczęściej związane z pracą zdalną. Powstaje jednak pytanie czy dobrze dobrali te świadczenia i efektywnie je rozliczyli. Teraz jest idealny moment, żeby bliżej przyjrzeć się temu procesowi.

Świadczenia dla pracowników - wiele wariantów

Pandemia COVID-19 zmieniła sposób wykonywania pracy. Niechętnie stosowana i dotychczas limitowana praca zdalna (tzw. „home office”) w wielu organizacjach stała się normalnością. Pracodawcy wprowadzili do organizacji dodatkowe świadczenia dla pracowników, a ich zakres jest uzależniony stricte od wdrożonego modelu pracy zdalnej.

Najczęściej pracodawcy rekompensują ponoszone przez pracowników zwiększone koszty użycia energii elektrycznej, czy też partycypują w rachunkach za internet. Niektórzy decydują się jednak na krok dalej i doposażają pracownikowi domowe biuro. Przy czym zastanawiają się czy przekazywać świadczenia rzeczowe, czy też wypłacać świadczenia pieniężne. Kolejną kwestią jest sposób kontroli wydatkowania środków – firmy nie wiedzą czy zobowiązywać pracowników do rozliczenia  dokonanych zakupów czy przypisywać im kwotę zryczałtowaną. Jak zatem widać scenariuszy może być wiele, a ich mnogość generuje wiele wątpliwości w zakresie opodatkowania i oskładkowania takich świadczeń.

Świadczenia dla pracowników związane z pracą zdalną bez PIT i ZUS

Co do zasady, administracja skarbowa w wydawanych interpretacjach potwierdza, że przekazanie pracownikom dodatkowych świadczeń związanych z pracą zdalną nie prowadzi do powstania przychodu po ich stronie, a w konsekwencji nie są one opodatkowane i oskładkowane. Zdaniem bowiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zapewnienie narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej na gruncie przepisów ustawy o PIT nie generuje przychodu ze stosunku pracy. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oznacza dla pracodawców brak konieczności poboru zaliczki PIT i składek ZUS od przyznanych świadczenia. To z kolei dla pracowników przekłada się na wyższą wartość świadczenia lub brak dodatkowych kosztów PIT/ZUS związanych z otrzymanym świadczeniem rzeczowym.

Są jednak tacy, którzy zapobiegawczo, pobrali zaliczkę na PIT od wartości wypłacanych świadczeń związanych z pracą zdalną. Co w takiej sytuacji? Rekomendujemy zrobić krok wstecz i przeanalizować proces przyznawania tych świadczeń. Może się bowiem okazać, iż wypracowany przez firmę model przyznawania tych szczególnych świadczeń pozwoli na skorzystanie z preferencji. Warto więc spojrzeć na dokonane już wypłaty, sposób ich przyznania oraz ich rozliczenie dla celów PIT i ZUS.

Warto się wyróżniać

To też bardzo dobry moment na weryfikację całego procesu przyznawania i rozliczania świadczeń w czasie pandemii COVID-19, czyli nie tylko świadczeń stricte związanych z pracą zdalną, ale także innych, które przewidują przepisy o PIT. Mowa o świadczeniach rzeczowych lub pieniężnych z ZFŚS oraz o dopłatach do zorganizowanego wypoczynku dzieci. W obu przypadkach limity zwolnienia z PIT zostały zwiększone. 

Warto sięgnąć po dodatkowe możliwości, jakie dają przepisy, ponieważ dobrze dobrane świadczenia i ich efektywne rozliczenie może być elementem różnicującym od innego pracodawcy i podnoszącym konkurencyjność w utrzymaniu dotychczasowych i pozyskaniu nowych pracowników. Nie bez znaczenia jest również walor efektywności kosztowej z punktu widzenia budżetowania przez pracodawcę wynagrodzeń na przyszły rok.