4 min. czytania 2 kwi 2020
Gardeners checking flowers

Checklista pracodawcy, czyli 4 kroki które warto podjąć w kolejnych dniach kryzysu COVID-19, by nie stracić

Autor Eliza Skotnicka

EY Polska, Doradztwo Podatkowe, People Advisory Services, Senior Manager

Nie ma firmy bez ludzi. W świecie VUCA działy HR mają misję - liderów transformacji.

4 min. czytania 2 kwi 2020
Powiązane tematy Ludzie w firmie

Od 14 marca 2020 r. w Polsce obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. Praktycznie z dnia na dzień sposób funkcjonowania firm i świadczenia pracy zmienił się diametralnie. Na szczęście, dla zdecydowanej większości firm bezpieczeństwo pracowników okazało się w tej sytuacji priorytetem. Zwołano zespoły kryzysowe, wdrożono procedury i komunikację, sprawnie rozwiązywano problemy, z którymi dotychczas nikt nie musiał się mierzyć. Bo nie było innego wyjścia.

Sytuacja, jakkolwiek trudna i bez precedensu, powoli stabilizuje się. Odpowiedzialne firmy i liderzy, po tym jak zapewnili bezpieczeństwo pracownikom, muszą teraz spróbować zadbać także o dalsze funkcjonowanie biznesu.

Jakie pytania powinni zadać sobie liderzy. Dowiedz się tu

Oto obszary, o wspólnym mianowniku LUDZIE, o których trzeba pomyśleć będąc dyrektorem HR/ dyrektorem finansowym czy operacyjnym.

1. Jak pracownicy działają w nowej rzeczywistości

  • Procedury

    W pierwszej kolejności warto zadbać o sferę prawną i regulacyjną tej nowej rzeczywistości. Mowa tu o polityce elastyczności, procedurze pracy zdalnej, wytycznych dla pracowników. Nikomu nie są w tym czasie potrzebne dodatkowe ryzyka.

    Wypracowanie nowych schematów działania i funkcjonowania bez szwanku w brutalnie zmienionej rzeczywistości wymaga rozważnych, ale stanowczych kroków.

  • Pracownicy w siedzibie firmy

    Pracownicy, którzy muszą pracować w siedzibach firmy, np. przy liniach produkcyjnych powinni mieć zapewnione bezpieczeństwo i otrzymać na nowo opracowane procedury BHP, schematy postępowania i komunikacji w przypadku, gdy cokolwiek w funkcjonowaniu firmy budzi ich obawy.

  • Praca zdalna

    Koronawirus spowodował konieczność pracy zdalnej na niespotykaną dotąd skalę. Nowa rzeczywistość to nierzadko pracownicy wykonujący pracę ze swoich biur domowych. Jeśli pracodawca zdecyduje się przyznać im ekwiwalent za pracę w oparciu o sprzęt domowy, może liczyć na jego korzystne traktowanie podatkowe.

    Więcej o pracy zdalnej

    Liderzy, przyzwyczajeni do sprawczości i poczucia kontroli stracili wszystkich pracowników z oczu. Na ile mają dziś pewność, że rzeczy „się dzieją”? Czy mają narzędzia, by to monitorować, badać efektywność, wąskie gardła i puste przebiegi? Utrzymywać zaangażowanie i współpracę, kto wie, jak długo?

    W tych niepewnych czasach pracownicy potrzebują wytycznych, wskazówek i częstszych interakcji w zespołach, tak, aby komunikować się co do postępów i statusów, docenienia. Nie obejdzie się bez wspierającej technologii: aplikacji do zarządzania projektowego i pracy w grupie, narzędzi ułatwiających komunikację, video/telekonferencji i wspierających wymianę plików. A wszystko to w bezpieczny sposób.

    Można i warto wykorzystać ten czas do wdrożenia technologii, która pozwala zrozumieć jak dokładnie wygląda dzień pracy naszej załogi, jak realizowane są poszczególne procesy, które z nich zajmują im najwięcej czasu, a które są dublowane i mogą być przeprowadzone sprawniej, zautomatyzowane. Taka wiedza pozwoli trzymać rękę na pulsie organizacji, utrzymywać i optymalizować efektywność – bez tego nie da się kontynuować biznesu w warunkach spodziewanego spowolnienia. Nie ma niczego gorszego w tej sytuacji niż brak informacji co do tego co działa, a co nie działa.

    Przykładem polecanej i dobrze działającej aplikacji jest EY Intelligent Process Discovery tool – IPD – jest to zwinna aplikacja, którą można zainstalować zdalnie na komputerach pracowników. Pozwala ona uzyskać informacje potrzebne by sprawnie działać tu i teraz, ale także by wyjść z kryzysu mocniejszym i efektywniejszym. Więcej informacji o tej aplikacji podczas webcastu (30 marca, godz. 10:00).

  • Pracownicy mobilni – „uziemieni”

    Z uwagi na restrykcje w przemieszczaniu się i zamknięte granice, wiele firm delegujących pracowników zapewniło im powrót z oddelegowania do ojczyzny. Nie wszyscy mają świadomość, że wiążą się z tym istotne konsekwencje podatkowe i ZUS. Najczęściej wynagrodzenia tych pracowników będą na nowo opodatkowane w Polsce.

    Zadbać też trzeba o właściwe rozliczenia i pozwolenia na pobyt i pracę osób z zagranicy, których pobyt w Polsce się przedłuży.

2. Co się firmie należy

Myśląc o biznesie nie sposób nie zauważyć, że obecna sytuacja jeśli nie od razu, to na pewno będzie miała wpływ na praktycznie każdą firmę. Działając proaktywnie warto już teraz przeanalizować jaki rodzaj wsparcia jest osiągalny i po niego sięgnąć.

Firma powinna monitorować dostępne opcje pomocy rządowej by mieć świadomość najlepszych dla siebie opcji rozwiązań i konsekwencji skorzystania z pomocy (dodatkowe obowiązki). Nie ma tu pola do standaryzacji – każdy przypadek jest trochę inny.

Aby zaradzić problemom z płynnością finansową, które przez ekspertów wskazywane są jako praktycznie natychmiastowe, warto skorzystać z poniższych możliwości:

  • wnioskowanie o odroczenie płatności/ rozłożenie na raty zaliczek na PIT od wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców
  • wnioskowanie o odroczenie płatności / rozłożenie na raty składek ZUS, składek na PFRON.

Dodatkowo, Rząd przygotował propozycje w postaci pakietu ustaw tzw. tarczy antykryzysowej.

W obszarze zatrudniony/firma dostępne będą poniższe główne rozwiązania:

  • Świadczenia na rzecz ochrony miejsc pracy: wypłata na wniosek spółki ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych świadczeń na dofinansowanie wynagrodzenia pracowników (oraz składek ZUS pracodawcy) objętych przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy. Co ważne: Wnioski o tę formę pomocy rozpatrywane są według kolejności ich wpływu, do wyczerpania środków.
  • Odroczenie terminu płatności (do 1 czerwca 2020) zaliczek pobranych od wynagrodzeń w marcu i kwietniu 2020.
  • Zwolnienie na wniosek płatnika z płatności składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należnych za okres marzec – maj 2020 r.

Uzyskanie pomocy o której mowa powyżej jest uwarunkowane szybkim działaniem („kto pierwszy ten lepszy”) i właściwym o nie aplikowaniem. Konieczne jest umotywowanie i właściwe wykazanie jak COVID-19 wpłynął na sytuację firmy. Dodatkowo, trzeba pamiętać, że pomoc uwarunkowana jest także elementami, które wystąpią w przyszłości – niespełnienie pewnych przesłanek może oznaczać konieczność zwrotu otrzymanej uprzednio pomocy wraz z odsetkami. Może to być dotkliwe. Zalecamy przyłożenie odpowiedniej wagi do tych procesów i strategiczne podejście – warto rozważyć pomoc profesjonalistów.

3. Jak reagować mądrze na negatywny scenariusz

Może się okazać ze w obliczu spadku popytu/zamówień trzeba będzie być przygotowanym na różne scenariusze. Odpowiedzialni pracodawcy mają świadomość, że takie scenariusze trzeba zacząć tworzyć już dziś.

Kluczowe zadanie na tym etapie to zastanowienie się nad opcjami dopasowania zasobów do zadań. Warto zacząć od zmapowania kluczowych procesów, rozważenia które są zbędne, przejrzenia zakresów obowiązków, dopasowania opisów stanowisk. Zmianę wspierać powinny zmiany zasad wynagradzania i premiowania. Elementy zmienne wynagrodzeń powinny być zespolone z celami i wynikami finansowymi firmy na ile to możliwe.

Może zaistnieć konieczność rozważenia zmian w strukturze zatrudnienia, ale priorytetem powinno tu być jego utrzymanie. Stąd warto rozważyć postojowe, redukcję wymiaru etatów, dotacje.

4. Gdzie szukać szans i oszczędności na gorsze czasy

Przy tej okazji, oprócz wsparcia rządowego, trzeba poszukać oszczędności i efektywności także wewnątrz firmy. Niewątpliwie duży potencjał tkwi w sposobie organizacji pracy wewnątrz firmy, z którym spójny powinien być elastyczny i nowoczesny model wynagradzania: niektórzy przy tej okazji rozważają współpracę na B2B zamiast umowy o pracę, wynagradzanie honorarium autorskim, które korzysta z 50% kosztów uzyskania przychodu. Spory potencjał na znalezienie oszczędności tkwi w weryfikacji prawidłowości wyliczenia (także wstecznie) składki wypadkowej oraz opłat na PFRON. Wygenerowane w ten sposób dodatkowe środki na pewno przydadzą się by odbudowywać nową firmową rzeczywistość po kryzysie.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Potrzebujesz więcej informacji? Jesteśmy gotowi aby wspomóc Ciebie i Twoją firmę w kluczowych obszarach, wymagających obecnie szczególnego wsparcia.

Kontakt

Porozmawiaj z jednym z naszych specjalistów o tym, jak mozemy wesprzec Cie podczas epidemii COVID-19.

Informacje

Autor Eliza Skotnicka

EY Polska, Doradztwo Podatkowe, People Advisory Services, Senior Manager

Nie ma firmy bez ludzi. W świecie VUCA działy HR mają misję - liderów transformacji.

Powiązane tematy Ludzie w firmie