Co to jest Certyfikacja podatku u źródła?
Zmiana sposobu rozliczeń WHT powoduje wiele wątpliwości. Osoby zarządzające przedsiębiorstwem zastanawiają się, czy spełniły wszelkie wymagania w zakresie stosowania nowych regulacji, a także dochowały należytej staranności w weryfikacji możliwości korzystania ze zwolnień. W najnowszym projekcie objaśnień podatkowych dotyczących podatku u źródła Ministerstwo Finansów opublikowało przykłady dochowania należytej staranności. Jednym z nich jest uzyskanie zewnętrznej opinii niezależnego audytora.
Firma EY, wychodząc naprzeciw tym wątpliwościom, przygotowała unikalne rozwiązania umożliwiające zareagowanie na wprowadzone zmiany oraz zachowanie bezpieczeństwa podatkowego.
Komentarz Eksperta
Michał Lesiuk, Associate Partner w Zespole Podatków Korporacyjnych EY.
Wprowadzone w 2019 r. rewolucyjne zmiany w zakresie rozliczeń podatku u źródła oprócz nowych obowiązków, niosą ze sobą także wiele ryzyk dla firm wypłacających zagranicznym kontrahentom odsetki, dywidendy, opłaty licencyjne czy inne należności za usługi niematerialne. Zidentyfikujmy je na przykładzie trzech scenariuszy.*
- Scenariusz pierwszy – polska firma uwzględnia pełną wartość podatku u źródła w wysokości 19-20% w kwocie należności wypłacanej kontrahentowi zagranicznemu, tym samym przerzuca na niego ekonomiczny ciężar podatku; zagraniczny kontrahent chcąc odzyskać podatek u źródła, będzie musiał we własnym zakresie wystąpić o jego zwrot.
- Scenariusz drugi – polska firma ponosi ciężar ekonomiczny podatku u źródła, zatem oprócz wypłaty należności na rzecz zagranicznego kontrahenta, będzie musiała zapłacić dodatkowo z własnych środków podatek u źródła w wysokości 19-20%, a następnie wystąpić o jego zwrot.
- Scenariusz trzeci – polska firma nie odprowadza podatku u źródła (lub odprowadza go według obniżonych stawek), ponieważ w dniu dokonania wypłaty należności dysponuje oświadczeniem zarządu o tym, że posiada on dokumenty umożliwiające zastosowanie obniżenia podatku, oraz że nie posiada wiedzy na temat okoliczności wykluczających taką możliwość.
I tak, przerzucając ciężar ekonomiczny podatku u źródła na kontrahenta, firma ryzykuje osłabieniem relacji biznesowych. Z kolei pobór podatku we własnym zakresie to ryzyko poniesienia dodatkowego ciężaru ekonomicznego, co może mieć negatywny wpływ na kondycję finansową przedsiębiorstwa, a sama procedura ubiegania się o zwrot podatku jest skomplikowana i długotrwała. Wreszcie, odstępując od poboru podatku u źródła spółka ryzykuje tym, że organ podatkowy może podnieść zarzut niedochowania należytej staranności przy gromadzeniu dokumentacji zwalniającej z poboru podatku. W efekcie może to powodować konieczność nałożenia stawki podatku nawet 40% oraz pociągnięcia zarządu do odpowiedzialności karnoskarbowej.
Największym wyzwaniem dla firm jest więc wskazany obowiązek dochowania należytej staranności przy stosowaniu obniżonej stawki, zwolnienia lub zaniechania poboru podatku. Tym bardziej, że wymóg ten dotyczy zarówno wypłat nieprzekraczających 2 mln zł na rzecz jednego podatnika w roku podatkowym, jak i powyżej tej kwoty.
Przy wypłatach niższych niż 2 mln zł, jedynie w przypadku dochowania należytej staranności przy przeprowadzaniu testu rzeczywistego właściciela należności i rzeczywistej działalności możliwe będzie wypłacenie należności bez ustawowej stawki 19-20%.
Bardziej uciążliwe będzie spełnienie warunków, które umożliwiają niepobranie pełnej kwoty podatku u źródła w przypadku przekroczenia 2 mln zł. Oprócz przeprowadzenia wskazanych testów płatnik będzie musiał złożyć oświadczenie wszystkich członków zarządu o posiadaniu dokumentów umożliwiających zastosowanie preferencyjnych zasad opodatkowania oraz o braku wiedzy na temat okoliczności wykluczających zastosowanie preferencyjnego rozwiązania.
Kluczowa jest więc dokładna analiza siatki transakcji z podmiotami zagranicznymi pod kątem opodatkowania podatkiem u źródła i określenie, które transakcje podlegają opodatkowaniu, a które mogą korzystać z preferencji. Wychodząc temu naprzeciw, przygotowaliśmy Program Certyfikacji Podatku u Źródła (WHT). Co to takiego i na czym polega?
W sytuacji, gdy wartość transakcji nie przekracza 2 mln zł - pozytywne odpowiedzi i oświadczenia w wielu przypadkach mogą umożliwiać skorzystanie ze zwolnień i preferencyjnych stawek. Zwłaszcza, gdy dotyczy to kontrahentów niepowiązanych.
Natomiast w przypadku transakcji powyżej 2 mln zł, zwłaszcza dotyczących kontrahentów powiązanych, należy przeprowadzić krytyczną rewizję kwestionariuszy. Gdy ze złożonych oświadczeń i udzielonych odpowiedzi nie można uzasadnić konkluzji, że zostały spełnione wymagane testy - należy rozważyć dalsze możliwe do zastosowania środki. Dobrym rozwiązaniem będzie w takim przypadku przetestowanie formuły zwrotu, albo wystąpienie do Ministerstwa Finansów o opinię w zakresie możliwości skorzystania ze zwolnienia dla niektórych transakcji. W sytuacji, kiedy istnieją uzasadnione argumenty, że testy są spełniane - warto rozważyć bardziej efektywną finansowo ścieżkę, czyli stosowanie zwolnień przy wypłacie należności za transakcje podlegające podatkowi u źródła. Pamiętać jednak należy, że stosowanie zwolnień wiąże się z dużym ryzykiem finansowym i osobistym.
Firma EY proponuje Klientom skorzystanie z narzędzi dedykowanych rozliczeniom podatku u źródła tj. dwóch poziomów Certyfikacji Podatku u Źródła (WHT).
- Proces certyfikacji konkretnych transakcji polega na szczegółowej analizie możliwości stosowania zwolnienia lub obniżonej stawki i w sytuacji gdy kończy się „twardą” pozytywną konkluzją skutkuje wydaniem Certyfikatu dla transakcji. Dokument taki – będąc najlepszym dowodem dokonania należytej staranności - stanowi jednoznaczną podstawę do pełnego komfortu dla zarządu w zakresie możliwości stosowania zwolnień i obniżonych stawek przy wypłacie należności, a więc podpisania stosownego oświadczenia przez zarząd.
- Oprócz tego, EY proponuje program Certyfikacji polityki WHT wdrożonej w spółce. Rozwiązanie to obejmuje kompleksową weryfikację całego systemu rozliczeń podatku u źródła (wdrożonych procesów, zasad identyfikacji i kwalifikacji transakcji podlegających WHT oraz zasad weryfikacji statusu transakcyjnego kontrahentów pod kątem stosowania zwolnień i obniżonych stawek podatku). Stosowanie właściwej polityki i procedur rozliczeń WHT również potwierdzane jest Certyfikatem wystawianym przez EY. Uzyskanie takiego Certyfikatu powinno dawać komfort zarządowi i być sygnałem dla organów kontrolujących, iż rozliczenia podatku u źródła w danym przedsiębiorstwie zostały skonstruowane w sposób staranny i rzetelny.
*Na potrzeby poniższych scenariuszy założono, iż płatności na rzecz jednego kontrahenta w ciągu roku kalendarzowego przekroczyły 2 mln zł, w efekcie czego wystąpił obowiązek poboru podatku u źródła od nadwyżki ponad ten limit.