Ustalamy zasady przed rozpoczęciem współpracy
W celu zapobiegania nieporozumieniom, wszystkie ważne sprawy warto omawiać przed rozpoczęciem współpracy. Zakres zadań, zasady ich wykonywania, strefę odpowiedzialności, sposoby komunikacji i terminy wykonania itd. Może pomóc w tym nawet prosta matryca odpowiedzialności (albo matryca RACI) dotycząca kluczowych zadań.
- Responsible (Wykonawca): ten, kto umownie odpowiada za wykonanie zadania.
- Accountable (Odpowiedzialny): ten, kto zatwierdza, sprawdza i ponosi odpowiedzialność za efekt wykonanej pracy.
- Consulted (Konsultant): ten, z kim należy konsultować się podczas wykonywania zadania.
- Informed (osoba informowana): ten, kto jest informowany o wykonaniu zadania.
Jak sporządzić przedmiotową matrycę?
- Przygotować wykaz zadań do wykonania.
- Określić osoby odpowiedzialne oraz te, którym należy składać sprawozdania z wykonania każdego zadania.
- Odnotować, do kogo wykonawcy zadań mogą się zwracać po dodatkowe informacje.
- Upewnić się, że wyznaczone zadania i cele są zrozumiałe dla załogi.
Matryca RACI może wyglądać w następujący sposób:
| Zadanie | Załoga | |||
| Anna | Denys | Vika | Alex | |
| Utworzyć katalog | A |
R |
I |
I |
| Zebrać wymogi | I |
A |
R |
C |
| Sporządzić zapytanie | I |
A |
R |
R |
| Opracować plan testowania | A |
C |
I |
I |
| R = responsible A = accountable C = consult I = inform | ||||
Dodatkowo warto omówić formalne i nieformalne normy przyjęte przez załogę w ramach obowiązującej kultury korporacyjnej. Dotyczy to sposobu wykonywania pracy, przekazywania komunikatów zwrotnych, kontaktowania się z koleżeństwem oraz wewnętrznych zasad współdziałania, o których warto wiedzieć.
Dla wielu obywateli Ukrainy bardzo ważnym czynnikiem jest współdziałanie i efektywna komunikacja. Dlatego istotna z tego punktu widzenia jest możliwość przeprowadzenia otwartej, bezpośredniej rozmowy, podczas której można omawiać szczegóły i zadawać pytania. Warto stworzyć zasady i ustalić harmonogram kontaktów zwrotnych, szczególnie na pierwszych etapach współpracy. Jeśli istnieje możliwość, warto także wyznaczyć nowemu pracownikowi osobę z zespołu, która po koleżeńsku będzie mogła pomóc, podpowiedzieć i wesprzeć.
Dbamy o socjalizację
Dla wielu obywateli Ukrainy bardzo ważną kwestią jest nie tylko samo zatrudnienie, ale także integracja z innymi pracownikami. Dlatego ludzkie wsparcie i nieformalne kontakty mogą poprawić efektywność współpracy, przynajmniej na jej początku.
Bilansujemy zakres zadań
Z jednej strony wielu ludzi, którzy opuścili Ukrainę z powodu wojny, chce szybko rozpocząć pracę w Polsce. Oprócz kwestii finansowej ważny jest dla nich także powrót do ludzkiej społeczności umożliwiający wykonywanie nawet rutynowych czynności. Daje to poczucie odzyskania nad sobą kontroli, stabilności i bycia użytecznym. Z drugiej strony z powodu stanu złego psychicznego wykonanie pewnych zadań może wymagać więcej czasu. Warto uwzględnić to przynajmniej w pierwszym okresie współpracy.
Niwelujemy różnice w umiejętnościach i wiedzy
Przy angażowaniu ludzi do nowych zadań należy sprawdzić ich potencjalne braki występujące w umiejętnościach i wiedzy. Mogą być one związane z czynnikami kulturowymi oraz ze specyfiką nowej pracy. Jeśli dla nowo przyjętych pracowników tworzone są nowe stanowiska i powierzane są nieznane im dotąd zadania, warto przeprowadzić niezbędne szkolenia i stworzyć możliwość uzupełnienia braków w ich wiedzy.
Podsumowanie
Polskie firmy zatrudniające obywateli Ukrainy powinny zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników. W artykule przedstawiamy kilka cennych porad, które mogą ułatwić proces przejściowy związany z wdrażeniem obywateli z Ukrainy do pracy w nowym środowisku biznesowym.
Cykl darmowych lekcji języka polskiego dla osób z Ukrainy - poznaj szczegóły.
