11 maj 2022
Czy w pandemii centra są handlowe?

Jak wspierać integrację pracowników z Ukrainy z polską załogą?

Autor EY Polska

Firma doradcza. Audyt, doradztwo podatkowe, consulting, strategia i transakcje.

Firma EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, consulting oraz doradztwo strategiczne i transakcyjne.

11 maj 2022
We współpracy z obywatelami Ukrainy na rzecz polskiego biznesu istotne są dwa czynniki. Pierwszy, najmniej istotny to występowanie nieznacznych różnic kulturowych. Drugi, bardzo istotny to bariera językowa oraz współpraca z ludźmi, którzy przeżyli silny stres oraz zostali poddani traumatycznej próbie.

Obywatele Polski i Ukrainy są bardzo do siebie podobni pod względem mentalności. Istotne jest dla obu naszych nacji współdziałanie, efektywna komunikacja oraz udzielanie sobie wzajemnego wsparcia. Dlatego ważna jest integracja pracowników nie tylko w sposobie funkcjonowania i realizowania nowych zadań, ale znalezienie odpowiedniego miejsca wśród nowej załogi. Dla osiągnięcia tego celu kluczowa jest możliwość zadawania pytań i uzyskania potrzebnych informacji, szczególnie na początkowym etapie współpracy.

Odnosząc się do drugiego czynnika związanego z występowaniem u niektórych obywateli Ukrainy stanów stresowych, warto podkreślić, że jest to kwestia indywidualna. Jedni mogą zamykać się w sobie, inni zaś na odwrót mogą potrzebować kontaktu. Niektórzy mogą być rozdrażnieni, kolejni zaś apatyczni. W tego typu sytuacjach ważne jest, aby dać tym ludziom potrzebną przestrzeń do niczym nie zakłóconego przeżywania swoich emocji oraz szukać możliwości udzielania im pomocy, w tym psychologicznej.

Poniżej kilka porad, które mogą ułatwić proces przejściowy związany z wdrażeniem obywateli z Ukrainy do pracy w polskiej firmie.

Ten artykuł wchodzi w skład - Ukraina: Serwis Informacyjny

Ustalamy zasady przed rozpoczęciem współpracy

W celu zapobiegania nieporozumieniom, wszystkie ważne sprawy warto omawiać przed rozpoczęciem współpracy. Zakres zadań, zasady ich wykonywania, strefę odpowiedzialności, sposoby komunikacji i terminy wykonania itd. Może pomóc w tym nawet prosta matryca odpowiedzialności (albo matryca RACI) dotycząca kluczowych zadań.

  • Responsible (Wykonawca): ten, kto umownie odpowiada za wykonanie zadania.
  • Accountable (Odpowiedzialny): ten, kto zatwierdza, sprawdza i ponosi odpowiedzialność za efekt wykonanej pracy.
  • Consulted (Konsultant): ten, z kim należy konsultować się podczas wykonywania zadania.
  • Informed (osoba informowana): ten, kto jest informowany o wykonaniu zadania.

Jak sporządzić przedmiotową matrycę?

  1. Przygotować wykaz zadań do wykonania.
  2. Określić osoby odpowiedzialne oraz te, którym należy składać sprawozdania z wykonania każdego zadania.
  3. Odnotować, do kogo wykonawcy zadań mogą się zwracać po dodatkowe informacje.
  4. Upewnić się, że wyznaczone zadania i cele są zrozumiałe dla załogi.

Matryca RACI może wyglądać w następujący sposób:

Zadanie Załoga
Anna  Denys Vika Alex
Utworzyć katalog

A

R

I

I

Zebrać wymogi

I

A

R

C

Sporządzić zapytanie

I

A

R

R

Opracować plan testowania

A

C

I

I

R = responsible A = accountable C = consult I = inform

Dodatkowo warto omówić formalne i nieformalne normy przyjęte przez załogę w ramach obowiązującej kultury korporacyjnej. Dotyczy to sposobu wykonywania pracy, przekazywania komunikatów zwrotnych, kontaktowania się z koleżeństwem oraz wewnętrznych zasad współdziałania, o których warto wiedzieć.

Dla wielu obywateli Ukrainy bardzo ważnym czynnikiem jest współdziałanie i efektywna komunikacja. Dlatego istotna z tego punktu widzenia jest możliwość przeprowadzenia otwartej, bezpośredniej rozmowy, podczas której można omawiać szczegóły i zadawać pytania. Warto stworzyć zasady i ustalić harmonogram kontaktów zwrotnych, szczególnie na pierwszych etapach współpracy. Jeśli istnieje możliwość, warto także wyznaczyć nowemu pracownikowi osobę z zespołu, która po koleżeńsku będzie mogła pomóc, podpowiedzieć i wesprzeć.

Dbamy o socjalizację

Dla wielu obywateli Ukrainy bardzo ważną kwestią jest nie tylko samo zatrudnienie, ale także integracja z innymi pracownikami. Dlatego ludzkie wsparcie i nieformalne kontakty mogą poprawić efektywność współpracy, przynajmniej na jej początku.

Bilansujemy zakres zadań

Z jednej strony wielu ludzi, którzy opuścili Ukrainę z powodu wojny, chce szybko rozpocząć pracę w Polsce. Oprócz kwestii finansowej ważny jest dla nich także powrót do ludzkiej społeczności umożliwiający wykonywanie nawet rutynowych czynności. Daje to poczucie odzyskania nad sobą kontroli, stabilności i bycia użytecznym. Z drugiej strony z powodu stanu złego psychicznego wykonanie pewnych zadań może wymagać więcej czasu. Warto uwzględnić to przynajmniej w pierwszym okresie współpracy.

Niwelujemy różnice w umiejętnościach i wiedzy

Przy angażowaniu ludzi do nowych zadań należy sprawdzić ich potencjalne braki występujące w umiejętnościach i wiedzy. Mogą być one związane z czynnikami kulturowymi oraz ze specyfiką nowej pracy. Jeśli dla nowo przyjętych pracowników tworzone są nowe stanowiska i powierzane są nieznane im dotąd zadania, warto przeprowadzić niezbędne szkolenia i stworzyć możliwość uzupełnienia braków w ich wiedzy.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Polskie firmy zatrudniające obywateli Ukrainy powinny zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników. W artykule przedstawiamy kilka cennych porad, które mogą ułatwić proces przejściowy związany z wdrażeniem obywateli z Ukrainy do pracy w nowym środowisku biznesowym.

 

Cykl darmowych lekcji języka polskiego dla osób z Ukrainy - poznaj szczegóły.

 

Kontakt

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.

Informacje

Autor EY Polska

Firma doradcza. Audyt, doradztwo podatkowe, consulting, strategia i transakcje.

Firma EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, consulting oraz doradztwo strategiczne i transakcyjne.

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter