Co to jest VAT compliance? Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia doradczego w zakresie VAT-u?

Usługi VAT compliance w pełnym zakresie dotyczą rozliczania podatku od towarów i usług, ale przede wszystkim jest to kompleksowy zestaw rozwiązań wspierający procesy realizacji obowiązków z zakresu VAT-u, wynikających głównie z obowiązujących, a także na bieżąco nowelizowanych przepisów prawa podatkowego. W odniesieniu do podatników realizujących obrót towarowy czy usługowy z zagranicą usługa obejmuje równocześnie zapewnienie symetrycznego rozpoznania danej transakcji z zagranicznym kontrahentem, biorąc pod uwagę zarówno regulacje krajowe, jak i zharmonizowane przepisy wspólnotowe. Pozwala to przedsiębiorcom prawidłowo wywiązywać się z obowiązków związanych z rozliczaniem VAT-u, nałożonych przepisami polskimi lub wynikającymi z zagranicznych regulacji, z uwzględnieniem praktyki sądowej na poziomie zarówno lokalnym, jak i unijnym.

W konsekwencji przedsiębiorca korzystający ze wsparcia z zakresu VAT compliance może mieć pewność, iż realizowane przez niego transakcje są prawidłowo klasyfikowane, zaraportowane i rozliczone.

Usługi VAT Compliance – w jakich sytuacjach można skorzystać?

VAT compliance to kompleksowa usługa skierowana do szerokiego grona odbiorców. Głównie do przedsiębiorców prowadzących dynamiczną działalność gospodarczą, charakteryzującą się mnogością i różnorodnością transakcji objętych regulacjami podatku od towarów i usług. Rozwiązanie to jest szczególnie atrakcyjne dla firm, które zamierzają dokonać lub dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych – świadczą usługi czy sprzedają swoje produkty odbiorcom z państw spoza naszego kraju. Zasadniczo wiąże się to z koniecznością rejestracji jako podatnik VAT UE (w przypadku sprzedaży na rzecz kontrahentów z Unii Europejskiej) i składania Informacji Podsumowujących, prezentujących dane o transakcjach zrealizowanych z zagranicznymi podatnikami podatku od wartości dodanej.

Najczęściej usługa VAT compliance polega na weryfikacji poprawności przesłanych danych i dokumentów, prowadzeniu ewidencji, a także przygotowaniu i złożeniu odpowiednich deklaracji i raportów.

Z usług VAT compliance może skorzystać przedsiębiorca, który np.:

• zamierza pozyskać odbiorców swoich usług i towarów z krajów innych niż Polska,
• szuka możliwości prowadzenia biznesu na rynkach zagranicznych,
• jest lub chce być zarejestrowany dla celów VAT za granicą,
• chce uzyskać pewność co do jakości i prawidłowości swoich rozliczeń VAT,
• nie posiada wystarczających zasobów osobowych do pełnego zarządzenia procesem rozliczenia VAT-u lub potrzebuje wsparcia dla zasobów już posiadanych.

W praktyce wsparcie w zakresie VAT compliance może okazać się przydatne dla tych przedsiębiorców, którzy m.in. prowadzą handel w Internecie, chcą otwierać magazyny w innych krajach, świadczą usługi związane z nieruchomościami, usługi niematerialne itd. To także ciekawa propozycja dla rosnących firm, które nie są zainteresowane dalszym rozbudowywaniem zespołów księgowych dla zapewnienia zgodności ich rozliczeń z przepisami o VAT, preferują natomiast współpracę z profesjonalnym doradcą, pozwalającą na niezwłoczne uruchomienie stosownych procesów rozliczeń podatku i gwarantowany pakiet doświadczeń i wiedzy zewnętrznego dostawcy.

Na co firmy mogą liczyć w ramach VAT compliance w pełnym zakresie? Co wchodzi w skład usługi VAT compliance?

Najczęściej w ramach usług VAT compliance przedsiębiorcy mogą uzyskać następujące wsparcie:

• pomoc w rejestracji, czyli uzyskaniu statusu podatnika (VAT, VAT-UE, także w innych krajach),
• prowadzenie rejestrów i innej dokumentacji dotyczącej VAT-u,
• przygotowanie deklaracji VAT, informacji podsumowujących, plików JPK,
• złożenie JPK i innych wymaganych deklaracji,
• pomoc w odzyskiwaniu zwrotu VAT-u,
• sprawdzanie poprawności rozliczania VAT-u,
• doradztwo podatkowe w zakresie VAT-u,
• pomoc podczas czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, postępowań podatkowych czy celno-skarbowych.

Skorzystanie ze wsparcia oferowanego przez doświadczony podmiot doradczy pozwala na przeniesienie obowiązków w zakresie wymienionych czynności dotyczących VAT-u na specjalistów z firmy zewnętrznej, co obejmuje także pomoc podczas weryfikacji kontrolnych prowadzonych przez organy podatkowe i kontrolne. Ponadto oferowane usługi często obejmują też usługi doradztwa podatkowego w zakresie szerszym niż VAT compliance. Oprócz wsparcia VAT compliance firmy doradcze oferują np. sporządzanie raportów sprzedaży, co pozwala przedsiębiorcy na bieżąco śledzić dane dotyczące rentowności jego przedsiębiorstwa i podejmować dalsze decyzje strategiczne w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Szczegóły powinna regulować umowa świadczenia takich usług.

Czy VAT compliance to rozwiązanie tylko dla zagranicznych podatników zarejestrowanych w Polsce?

Nie tylko. Usługi VAT compliance są skierowane do każdego przedsiębiorcy, przede wszystkim takiego, na którym ciążą obowiązki związane z rozliczaniem VAT-u, ale też podatku od wartości dodanej, czyli podatku pośredniego obowiązującego w innych krajach. Jak się szacuje, obecnie w Polsce z usług VAT compliance korzysta więcej niż połowa polskich przedsiębiorców. To dość duży krąg podmiotów, na których ciąży obowiązek rozliczania VAT-u. Obserwuje się też zwiększenie liczby przedsiębiorców korzystających z takich usług.

Outsourcing VAT compliance – jakie są zalety takich usług?

Korzystanie z usług VAT compliance przynosi największe korzyści w przypadku, gdy przedsiębiorca jest zmuszony wywiązywać się z obowiązku rozliczania VAT-u w innych krajach. A to wiąże się z koniecznością znajomości lokalnych przepisów, procedur, obowiązków podatkowych itd., z którymi zespół księgowy w przedsiębiorstwie nie zawsze jest w stanie sobie poradzić. Zdjęcie takich obowiązków z wewnętrznej obsługi rachunkowo-podatkowej i przekazanie ich doradcom z zewnątrz pozwoli przedsiębiorcy skupić się na realizowaniu pozostałych obszarów działalności przedsiębiorstwa, np. działaniach marketingowych i organizacyjnych, czy po prostu na rozbudowie biznesu. Analizą przepisów, realizacją obowiązków związanych z rozliczaniem VAT-u, a nawet kontaktami z organami podatkowymi (polskimi i zagranicznymi) zajmie się bowiem firma zewnętrzna.

Korzyści z outsourcingu VAT compliance to przede wszystkim oszczędność kosztów w przedsiębiorstwie. Nie ma potrzeby ponoszenia kosztów dokształcania członków zespołu księgowego, tworzenia nowych stanowisk do obsługi VAT-u w Polsce i za granicą. Nie trzeba też dostosowywać używanego w firmie programu finansowo-księgowego. Oszczędność dotyczy również czasu, który trzeba by było poświęcić na śledzenie i analizę zmian w prawie, co często należy do karkołomnych zajęć.

Korzyścią jest też gwarancja profesjonalizmu i efektywności świadczonych usług, która wynika z doświadczenia i poziomu merytorycznego doradców realizujących usługi z zakresu VAT compliance.

Wreszcie korzystanie z outsourcingu VAT compliance zapewni poczucie bezpieczeństwa, że w zakresie obejmującym takie usługi wszystkie związane z tym obowiązki zostaną spełnione prawidłowo i w terminie. Firmy doradcze gwarantują też bezpieczeństwo przetwarzania danych z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych.