Dyrektywa o ochronie sygnalistów już opublikowana

26 listopada 2019 r. w Dzienniku Urzędowym UE opublikowano Dyrektywę o ochronie sygnalistów, nakładającą na firmy i instytucje publiczne obowiązek ochrony sygnalistów.

Kluczowe daty

Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. Dyrektywa o ochronie sygnalistów), opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nr L305(1), wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu, czyli 16 grudnia 2019 r. Duże firmy, zatrudniające 250 i więcej pracowników, muszą dostosować się do nowych regulacji bezpośrednio po lokalnej adaptacji wytycznych, która musi nastąpić do 17 grudnia 2021 r. Mniejsze przedsiębiorstwa (zatrudniające między 50 a 249 pracowników) mają więcej czasu, nowymi przepisami mają zostać objęte do 17 grudnia 2023 r.

Najważniejsze obowiązki

Przypomnijmy najważniejsze nowe obowiązki, jakich nałożenie na przedsiębiorców przewiduje Dyrektywa o ochronie sygnalistów:

• utworzenie wewnętrznych, poufnych i bezpiecznych kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów oraz poinformowanie o nich pracowników i partnerów biznesowych;
• wskazanie osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłaszanych naruszeń;
• podejmowanie działań wyjaśniających oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnych, zarówno o przyjęciu zgłoszenia, jak i o podjętych w związku z nim działaniach;
• udostępnienie pracownikom i partnerom biznesowym informacji na temat wewnętrznych oraz zewnętrznych możliwości zgłaszania naruszeń.

Warto podkreślić, że Dyrektywa o ochronie sygnalistów wyznacza tzw. standard minimum, pozostawiając krajom członkowskim swobodę rozszerzenia lub zaostrzenia przepisów.

Wyzwania związane z wdrożeniem

Dostosowanie do wymogów Dyrektywy o ochronie sygnalistów może rodzić szereg wyzwań przed przedsiębiorcami, takich jak zaprojektowanie, wdrożenie i obsługiwanie kanałów przyjmowania zgłoszeń w sposób gwarantujący anonimowość sygnalisty. Jednocześnie warto zastanowić się, jaka ich forma najlepiej sprawdzi się w organizacji (elektroniczna, ustna, osobistego spotkania). Istotne jest również wyznaczenie odpowiedniej osoby lub działu, które zajmą się nie tylko przyjmowaniem zgłoszeń, lecz także prowadzeniem postępowań wyjaśniających, raportowaniem, wyciąganiem wniosków i udzielaniem dalszych rekomendacji.

Co istotne, system zgłaszania nieprawidłowości powinien stanowić jedynie element konsekwentnie budowanej przez firmę kultury etycznej i zaufania do instytucji sygnalisty.

Współautorem niniejszego artykułu jest Michał Piekarczyk.