Comment la transformation numérique a amélioré l’efficacité opérationnelle d’une société de technologie mondiale grâce à l’affinement des données

Au cours des trois dernières décennies, une grande société de technologie mondiale a connu une croissance spectaculaire, réalisant plus de 35 acquisitions. La société a dégagé des produits totaux records de 4,5 milliards de dollars, dont 81 % sont récurrents d’une année à l’autre.

Cela dit, la réalisation d’un si grand nombre d’acquisitions a entraîné une complication prévisible; la société doit maintenant gérer de nombreux répertoires de contrats. Pour mener ses activités efficacement tout en continuant de croître, la société a dû centraliser les contrats, et les équipes d’EY Cabinet d’avocats étaient prêtes à l’aider.

La complexité de la tenue de livres s’est accrue dans la foulée de l’expansion rapide de la société au cours de la dernière décennie à la suite de plusieurs acquisitions. Cette expansion rapide a conduit au stockage d’une multitude de contrats dans plusieurs répertoires, entraînant les défis habituellement associés aux métadonnées.

Afin de rationaliser les activités et d’améliorer les décisions fondées sur les données de l’organisation, la société a retenu les services des équipes d’EY Cabinet d’avocats dans le cadre d’un vaste projet d’affinement des données qui comprenait l’examen de près de 50 000 documents à la lumière des métadonnées contractuelles. Ce projet permettrait à la société de profiter des solutions de sourçage et d’approvisionnement numériques et de concentrer ses efforts sur la création de nouvelles possibilités novatrices.

Dans le cadre de sa croissance rapide et de ses nombreuses acquisitions, la société a hérité de près de 50 000 documents qui ont dû être examinés à la lumière de métadonnées contractuelles en vue de simplifier les activités. La compilation, dont le degré de complexité allait des bons de commande aux ententes-cadres de services, posait un défi de taille. Les équipes d’EY Cabinet d’avocats ont élaboré une approche personnalisée pour répondre aux besoins uniques de la société.

La stratégie comprenait l’intégration des ressources du réseau mondial d’EY Cabinet d’avocats, l’élaboration d’un modèle de services juridiques gérés disponibles en tout temps et l’utilisation de deux plateformes techniques pour optimiser la durée de fonctionnement et réduire les risques. Ce modèle mondial, agile et axé sur la technologie a permis d’accélérer considérablement la prestation de services et d’accroître la précision.

En l’espace de seulement quatre semaines, les équipes d’EY Cabinet d’avocats ont accompli l’impressionnante tâche de regrouper les métadonnées de près de 50 000 contrats au sein d’un seul système. Pour ce faire, elles ont eu recours à l’intelligence artificielle (IA) pour l’examen initial, à l’intervention humaine pour la structuration et l’interprétation des métadonnées contractuelles, puis à un processus d’assurance qualité détaillé pour valider l’exactitude des données. La société a été mise au courant des développements à chaque étape du projet, de sorte qu’elle a été bien accompagnée dans sa croissance accélérée grâce à une gestion efficace des documents et à une rationalisation des activités.

Soutenue par des métadonnées contractuelles épurées, analysées et affinées, la société a procédé à la migration de ces documents et de ces métadonnées contractuelles vers une solution d’approvisionnement de bout en bout. Cette démarche a généré une valeur instantanée pour la société, qui avait désormais une vision claire de ses obligations contractuelles, lui permettant d’accroître grandement son efficacité et d’améliorer sa gestion au quotidien. Comment est‑ce possible?

L’offre de métadonnées contractuelles plus propres et plus précises a immédiatement réduit le risque juridique pour la société. Ces documents se trouvant maintenant dans un répertoire commun et centralisé, la société a été à même de démanteler les systèmes redondants et existants et d’améliorer le temps de réponse des équipes.

Toutes ces initiatives ont permis à la société de réduire ses dépenses internes, puisqu’elle a pu profiter des plateformes technologiques et des équipes d’EY Cabinet d’avocats partout dans le monde. Grâce à cette collaboration avec les équipes d’EY Cabinet d’avocats, la société a été en mesure d’augmenter la bande passante pour ses équipes internes d’approvisionnement et de gestion des contrats, qui ont pu délaisser les tâches tactiques et se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.

À plus long terme, ce travail fondamental permet à la société de poursuivre ses activités efficacement au quotidien, tout en recherchant d’autres occasions d’acquisition et de croissance afin de façonner son avenir.